Kascontrole, hoe doe je dat? Deel 4: Controle van balansposten
12 februari 2014

Kascontrole, hoe doe je dat? Deel 4: Controle van balansposten

De taak van de kascommissie is om de jaarrekening te controleren. Maar hoe doet u dat, zo'n controle? Deel 4 gaat in op de controle van de balans, waarbij van iedere post op de balans moet worden vastgesteld of het bedrag klopt.

In de vorige delen van deze serie hebben we het vooral gehad over de controle van de posten op de resultatenrekening. Maar ook de balans moet natuurlijk gecontroleerd worden! En dat betekent u van iedere post op de balans moet vaststellen dat het bedrag dat daarbij vermeld staat klopt.
Dit betekent dat het bedrag juist, volledig en tijdig is en dat de waardering in orde is.

Wat bedoelen we met deze termen?
Enkele voorbeelden:

  • op de balans staat de post ‘contant geld 450 euro'. Als er inderdaad 450 euro in kas zit, is dit bedrag juist. De vraag is echter óók: had er niet méér geld in kas moeten zitten? Als een frauduleuze penningmeester 3.000 euro ‘geleend' heeft, had er eigenlijk 3.450 euro in de kas moeten zitten. Het bedrag van  450 euro is dus wel juist, maar niet volledig.
  • de balans vermeldt ‘nog te ontvangen achterstallige contributie 250 euro'. Aan de hand van correspondentie en andere informatie kunt u eenvoudig vaststellen dat dit bedrag klopt; uw vereniging heeft inderdaad nog 250 euro tegoed van lid X. Maar als de vordering inmiddels vijf jaar oud is en er nog steeds geen enkel vooruitzicht is dat lid X de contributie zal betalen, is de waardering van de vordering te hoog.
  • op de balans van eind 2013 staat ‘nog te ontvangen subsidie 15.000 euro'. Als dit de subsidie betreft die uw vereniging over het 2014 moet ontvangen, heeft de penningmeester de subsidie ten onrechte in de tijd naar voren geschoven. De tijdigheid is dus niet in orde.

Het komt in de praktijk voor dat verenigingen en stichtingen (en bedrijven) op deze manier met bedragen in de tijd schuiven om zo de financiële situatie van de vereniging rooskleuriger voor te stellen dan deze in werkelijkheid is.

Veel kascommissies hebben in de praktijk voornamelijk aandacht voor de juistheid van posten en verzuimen om ook de andere drie aspecten in de controle mee te nemen.
Tip: besteedt u niet alleen aandacht aan de juistheid, maar ook aan de volledigheid, de tijdigheid en de waardering.

Nu is de juistheid van bijvoorbeeld crediteuren (nog te betalen facturen) vaak eenvoudiger vast te stellen dan de volledigheid. De juistheid stelt u vast door elke factuur die nog betaald moet worden te bekijken en de standaardfactuurcontrole te doen. U gaat dus onder andere na of er daadwerkelijk geleverd is aan uw vereniging.
Het vaststellen van de volledigheid van de nog te betalen facturen is ook niet moeilijk, maar u moet even weten wat de truc hiervoor is: u gaat in de administratie van het nieuwe jaar (dus het jaar ná het boekjaar dat u controleert) alle betalingen in de eerste maanden na. Als u een betaling tegenkomt die betrekking heeft op een leverantie in het te controleren jaar, zou de factuur daarvan in het stapeltje ‘nog te betalen facturen' hebben moeten zitten.

Deel 1: Factuurcontrole of kostencontrole? >>
Deel 2: Controle van de opbrengsten >>
Deel 3: Kritisch controleren >>

Dit is het vierde deel van de serie "Kascontrole, hoe doe je dat". Met in elk artikel nuttige tips die elke kascommissie bij de controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen ter harte kan nemen. Het motto is: Vertrouwen is goed, de controle moet óók goed zijn. Een kascommissie die een goede en complete controle wil uitvoeren, kan nog veel meer informatie vinden in De Kascommissiegids.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming