Gastsprekers uitnodigen
Nodigt u op een evenement of jaarvergadering een gastspreker uit, dan komt daar meer bij kijken dan alleen vragen of deze persoon wil spreken. Waar moet u rekening mee houden bij het uitnodigen van gastsprekers?
- Bevestig de afspraak en maak daarin nogmaals bekend wat de bedoeling is en vermeld het thema van de bijeenkomst.
- Maak goede afspraken over de vergoeding die de spreker ontvangt.
- Informeer tijdig naar de presentatie van de spreker. Vraag bijvoorbeeld een kopie van de tekst en de sheets. Kom nooit voor verrassingen te staan.
- Vraag tijdig naar de wensen en behoeften van de gastspreker ten aanzien van benodigde apparatuur en spreektijd. Wil de spreker geholpen worden met het klaarzetten van de apparatuur?
- Hoe lang van tevoren wil de spreker aanwezig zijn op de locatie, rekening houdend met de opbouw en andere voorbereidingen?
- Is er iets te eten of drinken voor de spreker aanwezig?
- Vraag of de gastspreker vanaf een katheder de zaal willen toespreken of gebruik willen maken van een draadloze microfoon.
- Denk aan een attentie voor de spreker, zoals een bosje bloemen.
- Indien u gebruikmaakt van een tafelopstelling: let er dan op dat de tafel afgesloten is en dat de gasten niet tegen de benen van de sprekers aan kijken (dit kan heel eenvoudig met bijvoorbeeld een tafelkleed).
- Plaats naambordjes op de tafel. Doe dit zowel aan de voor- en achterzijde.
- Stel de spreker(s) voor aan het publiek. Wie is hij/zij? Wat is zijn/haar functie? Wat maakt deze spreker zo bijzonder? Wat is het onderwerp van de presentatie?
- Geef na afloop van de presentaties een handout aan de deelnemers mee zodat ze de presentaties nog eens kunnen nalezen. Doe dit niet vooraf, want dan vertelt de spreker niets nieuws meer.
- Zorg ervoor dat de sprekers een naambadge dragen. Net als de gastvrouw of gastheer en anderen die een zichtbare rol hebben gekregen. Ook representatieve kleding is belangrijk.
|
Apparatuur bij presentaties van gastsprekers
Ga na welke apparatuur en hulpmiddelen er nodig zijn bij de presentatie:
|
auteur: Vincie van Gils van Vinca Communicatieadvies
naar boven
|
|
Uw mening
Diensten
-
Antwoord op uw vragen
Stel uw vraag via het online formulier en u wordt teruggebeld door een van onze deskundige adviseurs. Exclusief voor leden!Stel uw vraag »
Handige sites
|
|
Weblogs
-
Besturen
Bert neemt het stokje over van Agnita Twigt als weblogger over bestuurskwestiesLees weblog» -
-
-
|
|
© 2010 SBP B.V. - Verenigingen en Stichtingen