Het functionerings- en beoordelingsgesprek

• Functionerings- of beoordelingsgesprek
• Het functioneringsgesprek
• Het beoordelingsgepsrek 
• Dossiervorming

Functionerings- of beoordelingsgesprek
Een functioneringsgesprek is een informele manier om te toetsen of de medewerker tevreden is over zijn werk, de arbeidsomstandigheden, begeleiding en collega’s. Ook in een organisatie met vrijwilligers is het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken inmiddels ingeburgerd.  
In een functioneringsgesprek worden zowel sterke als zwakke kanten van u als van de werknemer besproken en kijkt u samen naar de toekomst. Misschien ambieert de werknemer een functieverbreding of cursus of wenst hij een verandering van de arbeidsomstandigheden. Samen kunt u afspraken maken en doelen stellen. Er zijn geen wettelijke regels voor de frequentie, maar het is aan te raden om minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek te houden en één keer een beoordelingsgesprek.

Het jaarlijkse beoordelingsgesprek is zakelijker van aard en daardoor meer geschikt voor betaalde krachten. Hierbij beoordeelt u de manier waarop uw werknemer zijn functie uitoefent en kijkt u naar zijn prestaties in de afgelopen periode. U doet dit aan de hand van een beoordelingsformulier. U kijkt of de gestelde doelen zijn gehaald. Ook de beloning in de vorm van een bonus of salarisverhoging komt aan bod. Tussendoor kunnen ook nog voortgangs -of coachingsgesprekken aan bod komen waarin u samen de vorderingen doorneemt.

Het functioneringsgesprek
De belangrijkste reden om functioneringsgesprekken te houden, is om te kijken of uw werknemer en de werkplek nog bij elkaar passen. Misschien is hij na zoveel jaar uitgekeken op zijn werk, is de samenwerking met collega’s door omstandigheden niet optimaal of presteert hij minder dan voorheen. U kunt zijn functioneren evalueren en samen een plan opstellen om dit te verbeteren. U kunt ook nagaan hoe doorgevoerde veranderingen bevallen en ontdekken wat de werknemer vindt van de onderlinge samenwerking.

Mogelijk heeft u zelf ook wel eens behoefte aan feedback. Gebruik het functioneringsgesprek dan om te horen hoe uw stijl van leidinggeven wordt ervaren en wat uw werknemers vinden van de organisatiecultuur en de koers van de organisatie. Uw personeel heeft hier ongetwijfeld een mening over.

De inhoud Stel vooraf agendapunten op voor een houvast tijdens het gesprek. Bereid de medewerker voor op eventuele kritiek, zodat dit niet als een volslagen verrassing komt. Kom er direct mee aan het begin van het gesprek en wijs ook op positieve dingen die wél goed gaan.
Het is wel zo professioneel om alleen kritiek te uiten op zichtbare zaken op het gebied van kennis, vaardigheden, werkgedrag en resultaten. Iemand uitmaken voor luilak kan dus niet. Vaststellen dat iemand zijn deadlines niet haalt of vaak te laat komt kan wel. Bedenk dat het functioneringsgesprek is bedoeld om werknemers te motiveren en te begeleiden, niet om ze te demotiveren en tegen u in het harnas te jagen.

• Kondig het gesprek op tijd aan, zo geeft u de medewerker de kans zich voor te bereiden.
• Vraag uw medewerkers expliciet om zelf ook na te denken over aandachtspunten.
• Verzamel van te voren voorbeelden van het functioneren die u zelf heeft waargenomen.
• Open het gesprek met het uiten van uw waardering.
• Maak verschil tussen werkhouding en resultaat.
• Creëer een sfeer van openheid waarin alles gezegd kan worden.
• Wees eerlijk zonder bot te zijn.
• Luister goed naar uw medewerker en laat hem uitpraten.
• Eindig het gesprek altijd positief.

Het beoordelingsgesprek
Eén keer per jaar moet het er van komen: het beoordelingsgesprek. Voor personeel een spannend moment met misschien een beloning in het verschiet. Voor u een manier om uw medewerkers te laten weten hoe u tevreden u werkelijk over hen bent.

De voorbereiding Vooraf verzamelt u zoveel mogelijk informatie over uw medewerkers. Denk daarbij aan verslagen van functioneringsgesprekken, notulen van vergaderingen, opmerkingen van collega’s en klanten, kortom alles wat nodig is om het functioneren te beoordelen. Kijk in hoeverre iemand zichzelf verbeterd heeft en waar het nog aan ontbreekt. U kunt personeel bijvoorbeeld toetsen op gehaalde prestaties, communicatie, samenwerking, initiatief nemen, zelfstandigheid en andere vaardigheden. Maakt u in uw organisatie gebruik van persoonlijke ontwikkelingsplannen? Kijk dan of de genoemde doelstellingen zijn gehaald. Laat uw medewerkers tijdig weten wanneer u met hen om de tafel wil gaan zitten en wat het doel van het gesprek zal zijn.

Valkuilen in het gesprek

• Als u een werknemer moet vertellen dat een promotie niet doorgaat, kan het verleidelijk zijn om het gesprek zo te sturen dat hij die conclusie uit zichzelf trekt. Niet doen. Zeg wat u te zeggen hebt, ook al is het slecht nieuws. Dat is altijd beter dan dat uw werknemer er naar moet gaan raden.
• Laat u niet verleiden tot welles-nietes-discussies met een medewerker die het niet eens is met uw beslissing. Daar is dit gesprek niet voor bedoeld. Natuurlijk mag een medewerker zijn teleurstelling laten merken en mag u daar op reageren, maar zorg ervoor dat het gesprek niet vastloopt.
• Bij slechte beoordelingen zal uw medewerker precies willen weten waarom hij op bepaalde punten slecht scoort. Zorg er daarom voor dat u actuele voorbeelden paraat hebt om uw mening mee te onderbouwen.
• Het is niet de bedoeling dat iemand daarna boos en ongemotiveerd weer aan het werk gaat. Sluit het gesprek altijd positief af met een oprecht compliment.

Dossiervorming
Alles wat in een functionerings- of beoordelingsgesprek ter sprake komt, hoort vertrouwelijk te blijven. Maak een verslag van het gesprek en laat dat door de werknemer ook ondertekenen. Zo legt u van elk personeelslid een dossier aan, waarmee u overzicht houdt op de gemaakte afspraken en gestelde doelen. 

Bij ontslagprocedures kan het dossier bovendien als bewijsmateriaal dienen. Met een goed dossier over gevoerde functionerings- en beoordelingsgesprekken, met concrete verbeterpunten en acties om de match te verbeteren (zoals scholing), staat u sterker als het komt tot een ontslagprocedure. Stel dat u iemand wilt ontslaan, dan kunt u bij de kantonrechter of CWI aantonen dat de werknemer al langer slecht functioneerde en dat u uw best heeft gedaan om afspraken ter verbetering te maken.