Even een nieuwe pinpas aanvragen …

Dan kom je er eerst achter dat het adres waar de pinpas naar toe wordt gestuurd niet overeen komt met het adres van de vereniging. Ach, even snel wijzigen toch?! Nou nee. Blijkt dat bij de bank oud-bestuursleden staan ingeschreven, die niet meer staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Oeps, waar was dat bekend?

De bank accepteert alleen een wijziging als degenen die geregistreerd staan bij de bank toestemming geven. Daarmee bedoelt de bank gezamenlijk, gelijktijdig, bij dezelfde banklocatie aanwezig zijn om dit te bevestigen. Zie dat maar eens te regelen, dat geeft dus problemen. Je kunt oud-bestuurders vrijwel niet meer bereiken, zeker als deze in het buitenland werken of aan de andere kant van het land. Los nog van het feit dat het voor de oud-bestuurders geen prioriteit heeft.

Tussenoplossing
Voor onze vereniging hebben we een heel vreemde, maar wel werkende tussenoplossing gevonden. Eén oud-bestuurslid kregen we zo ver dat hij -tijdelijk- weer bestuurslid werd, puur fictief door een (her)inschrijving bij de KvK. Hiermee kun je met een huidig bestuurslid gezamenlijk, gelijktijdig, op dezelfde banklocatie alsnog wijzigingen doorgeven (het adres).

Geen simpele oplossing, want er moeten extra handelingen worden verricht bij de KvK, die het allemaal heel onduidelijk vindt: “Inschrijven en weer uitschrijven, binnen één maand?” Om over de wijze waarop het gebeurt nog maar niet te spreken. De KvK accepteert alleen documenten die fysiek zijn ondertekend door bestuursleden, daarmee wil ik zeggen dat getekende documenten die gescand zijn en via een pdf worden verstuurd en geprint, niet worden geaccepteerd. Logistiek natuurlijk erg onhandig en dat met de huidige ICT-mogelijkheden.

Back-up
Een ander probleem dat ontstaat, is dat je tijdelijk niet meer bij je bankgegevens kan en geen betalingen kan verrichten. Dus dat willen wij in vervolg voor zijn. Daarom hebben we een tweede bankrekening geopend bij een andere bank zodat je een altijd een back-up hebt.
Dit betekent wel weer meer rompslomp, met registraties, het beheer van de rekeningen en dergelijke.

Kortom, door een datum op een pinpas raak je verzeild in allerlei administratieve en formele processen. Dan wordt creativiteit de enige uitkomst om tot een oplossing te komen. Om dat te voorkomen is het aan te raden om een handboek bij te houden van dit soort zaken, zoals wijzigingen bij de bank, inschrijving KvK en alle bijbehorende procedures. Ook al is de vereniging nog zo klein, je voorkomt dat je tegen grote problemen aanloopt.

Simon Teeuwissen is penningmeester van de vereniging Digikring Groot Amsterdam met meer dan 120 leden én van Stichting Filmtheater Hilversum met meer dan 80.000 bezoekers per jaar en 110 vrijwilligers. In het dagelijkse leven runt hij als eigenaar het werving en selectie bureau ITSELECT in Amsterdam en Hilversum, gespecialiseerd in ICT’ers in de media en creatieve industrie. In zijn weblog wil hij zijn opgedane kennis & ervaring delen in de functie van penningmeester bij een vereniging én een stichting.