Wat is een huishoudelijk reglement en wat moet erin staan?

Een huishoudelijk reglement is een set regels en richtlijnen, in aanvulling op de wet en de statuten. Een vereniging of stichting moet beschikken over statuten, het opstellen van een huishoudelijk reglement is niet verplicht. Niettemin kiezen bijna alle verenigingen en stichtingen ervoor een huishoudelijk reglement te maken. Sluit u zich bij deze grote meerderheid aan, dan staat u voor de vraag: Wat zet ik in de statuten en wat in het huishoudelijk reglement?

In de statuten zet u alles wat (voor zover u op dat moment kunt bepalen) minstens vijf jaar zal blijven gelden. Alle overige zaken die u wilt vastleggen, zet u in het huishoudelijk reglement. Dit zijn dus afspraken, regels en richtlijnen die mogelijkerwijs op korte of middellange termijn kunnen wijzigen. Zouden die in de statuten staan, dan moet u voor elke wijziging langs de notaris. Dat werkt vertragend en kost geld. – Voor een vereniging geldt dit alleen indien deze is opgericht bij notariële akte, een stichting is dit altijd.

Het huishoudelijk reglement:

  • is (een nadere detaillering van en) een aanvulling op de statuten;
  • kan behalve afspraken, regels en richtlijnen ook de taken en bevoegdheden van bestuursleden bevatten. Ook procedures en werkwijzen kunnen in het huishoudelijk reglement worden vastgelegd, of er kan naar beschrijvingen hiervan worden verwezen. Legt u ze vast in het huishoudelijk reglement dan is wijziging alleen mogelijk door een bestuursbesluit;
  • mag niet in tegenspraak zijn met de statuten. Waar dit toch het geval is, hebben de statuten voorrang boven het huishoudelijk reglement;
  • kan worden gewijzigd in een bestuursvergadering of in de jaarvergadering. Het is gebruikelijk dat het eerste huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid van stemmen. In het huishoudelijk reglement wordt vastgelegd hoe het reglement gewijzigd kan worden (gewone (enkelvoudige) meerderheid, tweederde meerderheid, alleen bij unanimiteit);
  • is openbaar en door belangstellenden (zoals donateurs) op te vragen.
Tip
Het is verstandig het huishoudelijk reglement jaarlijks tegen het licht te houden. Doet u dit één maand voor de jaarvergadering, dan is er voldoende tijd om eventuele aanpassingen voor te bereiden en het reglement in de jaarvergadering goed te keuren.


Welke indeling u kiest, hangt onder andere af van de vraag of uw stichting het CBF-keurmerk heeft of nastreeft. In dat geval kiest u een indeling die aansluit bij de CBF-eisen:

  • Bestuur
  • Beleid
  • Fondsenwerving
  • Besteding van middelen
  • Verantwoording

Voor mijn eigen stichting (zonder CBF-aspiraties) hanteer ik de volgende indeling. U kunt de indeling naar eigen inzicht en behoefte aanpassen. Schrap de gedeelten waarover u en uw medebestuursleden het gevoel hebben dat er geen afspraken, regels en richtlijnen op papier gezet hoeven worden. Voeg secties toe als u na onderling overleg het gevoel heeft dat er wel zaken op papier moeten worden gezet.

Beleid
Het beleidsplan is verplichte kost voor elke stichting die het ANBI-predicaat (Algemeen Nut Beogende Stichting) heeft en wil behouden. De Belastingdienst eist dat het beleidsplan actueel is. In het huishoudelijk reglement kunt u daarom afspraken vastleggen die waarborgen dat het jaarplan actueel blijft en jaarlijks goedgekeurd wordt. Bovendien kunt u desgewenst in grote lijnen aangeven wat de inhoud van het beleidsplan is. Ook voor een niet-ANBI kan een beleidsplan van pas komen.
Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
In deze sectie van het huishoudelijk reglement wordt aangegeven wat er van het bestuur als geheel wordt verwacht en wat de bevoegdheden van het bestuur zijn. Bovendien wordt diezelfde informatie ook per bestuursfunctie vastgelegd.
Bestuursbesluiten
Het bestuur moet besluiten nemen en uitvoeren. Hoe komt een besluit tot stand? Wie mag welke besluiten nemen (en wie niet)? Wanneer is een besluit geldig en wanneer niet?
Vergaderingen
In de statuten is doorgaans verplicht gesteld dat het bestuur minimaal eens per jaar een (jaar)vergadering houdt. Dat is in de meeste gevallen niet voldoende om de doelen van de stichting binnen afzienbare termijn geheel of gedeeltelijk te realiseren. Hoe vaak per jaar zal het bestuur in de regel vergaderen? Hoe wordt de agenda vastgesteld? Wie roept de vergaderingen bijeen? Kunnen er extra vergaderingen worden georganiseerd? Zo ja, wie kan hiertoe het initiatief nemen?
Communicatie
Natuurlijk hoeft u zich niet op de borst te kloppen om wat u en uw medebestuursleden doen. Maar u moet de communicatie en de media ook niet schuwen. Donateurs haken af als ze niets van u horen. Sponsoren en subsidieverstrekkers haken af als uw stichting niet voldoende bekendheid heeft. Maak afspraken over de manier waarop u investeert in contacten met kranten, radio, tv, over het plaatsen van advertenties, het voeren van campagnes, het maken van promotiefilms en presentaties, en over e-mail, websites, newsfeeds en andere vormen van communicatie.
Donaties
Wie accepteert donaties? Accepteert u goederen, of alleen geld? Via welk kanaal wordt gedoneerd: alleen door storting op de bankrekening, of ook in contanten? En tot welk bedrag mag wie een donatie accepteren? Wat is de zeggenschap van een donateur over zijn of haar donatie?
Royement
Geen leuk onderwerp, maar het moet aan de orde komen. Wat zijn de consequenties als iemand zijn boekje te buiten gaat? 
Maatschappelijke verantwoordelijkheid
Bedrijven gaan er de laatste jaren prat op dat zij maatschappelijk verantwoord ondernemen. MVO noemen ze dat. Het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) heeft recentelijk (vierde kwartaal 2010) een NEN-blad uitgegeven waarin dit gedrag nader gepreciseerd is. Omdat de term ‘ondernemen' op stichtingen niet van toepassing is, heeft het instituut de afkorting MVO een andere betekenis gegeven: Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties. Als uw organisatie een goed doel nastreeft, maak dan ook afspraken over de voetafdruk die uw organisatie maakt. Zie: http://www.nen.nl/web/MVO-ISO-26000.htm
Slotbepalingen
Een van de standaardbepalingen in het huishoudelijk reglement is: "In alle gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter." Een andere bepaling is hoe belangstellenden een exemplaar van het huishoudelijk reglement kunnen ontvangen. Voorafgaand daaraan kunt u alle afspraken vastleggen die zich in geen van de hiervoor genoemde categorieën laten vangen.

Voorbeeld
Het huishoudelijk reglement dat Peter Kooijman voor zijn stichting Weeskinderen Roemenië opstelde kunt u bijna kant-en-klaar gebruiken voor uw eigen stichting. U hoeft alleen nog wat gegevens in te vullen en aan te passen naar uw eigen situatie. Model huishoudelijk reglement stichting »
Ook voor verenigingen is dit met voorbeeld met enige aanpassingen te gebruiken, maar u kunt ook het model huishoudelijk reglement verenigingen downloaden »

Auteur: Peter Kooijman
0 Reacties
Tonen
Er zijn nog geen opmerkingen.

Uw mening

De financiële situatie van mijn vereniging of stichting...
Nieuw