Decharge, nodig?

Jaarlijks voor verenigingen
Voor verenigingen vindt een decharge plaats bij het presenteren van de jaarcijfers tijdens de jaarlijkse vergadering van de Algemene Ledenvergadering (ALV), veelal gehouden is het eerste kwartaal van het jaar. Met het 'binnenhalen' van een decharge geven de leden goedkeuring aan de jaarcijfers én het handelen van het bestuur over het afgelopen jaar.
Het belang van het ontvangen van een decharge ligt voornamelijk in de aansprakelijkheid van de bestuursleden. Door een jaarlijkse decharge te houden verplicht het bestuur zich tot inzicht van zaken en krijgen de leden de mogelijkheid om bij tijdens de ALV vragen te stellen over de jaarcijfers en het handelen van de bestuursleden over het afgelopen jaar. Het geeft de leden de mogelijkheid om inzicht te verkrijgen in de bestuurlijke omgeving van de organisatie en het bestuur de mogelijkheid de zaken over het afgelopen jaar af te ronden.

Stichting
Bij een stichting gaat het anders. Een stichting heeft geen leden en is hierdoor niet verplicht tot en een jaarlijkse decharge. Toch is een decharge wel aan te bevelen als de stichting groter wordt in omvang van vrijwilligers en wanneer er veel vreemd vermogen in de stichting aanwezig is. Door de toename van vrijwilligers ontstaat er vaak een behoefte om jaarlijks geïnformeerd te worden over belangrijke zaken, dit kan in de vorm van een AMEV (Algemene Medewerkers Vergadering) als voorloop op een decharge die binnen het bestuur plus de zakelijke leiding plaatsvindt.

Criteria
Stel van te voren criteria op waarop een decharge verleend wordt. Er is een aantal basiszaken als de geldkas en het jaarverslag inclusief jaarrekening. Als bestuurder, bijvoorbeeld de penningmeester van de vereniging is voorwerk een goede basis. De kascommissie beoordeelt de cijfers en geeft advies aan de leden. Lever de kascommissie tijdig een compleet (digitaal) overzicht aan met een toelichting. De commissie kan dan op redelijk snelle basis de getallen doornemen, vragen stellen en het akkoord geven. Op deze wijze zijn veel vragen van te voren af te vangen. Voor zowel de vereniging als de stichting is een jaarverslag dé financiële afronding.

Conclusie:
Decharge verlenen en krijgen geeft uiteindelijk helderheid over het besturen van de vereniging en stichting over het afgelopen jaar. Het geeft de bestuurders een momentum om zaken af te ronden én met een schone lei het nieuwe jaar in te gaan. De juiste aandacht en inhoud geven aan de decharge maakt besturen overzichtelijker en eenvoudiger.

Simon Teeuwissen is penningmeester van de vereniging Digikring Groot Amsterdam met meer dan 120 leden én van Stichting Filmtheater Hilversum met meer dan 80.000 bezoekers per jaar en 110 vrijwilligers. In het dagelijkse leven runt hij als eigenaar het werving en selectie bureau ITSELECT in Amsterdam en Hilversum, gespecialiseerd in ICT’ers in de media en creatieve industrie. In zijn weblog wil hij zijn opgedane kennis & ervaring delen in de functie van penningmeester bij een vereniging én een stichting.