10 tips voor een goede gespreksvoering

10 tips voor een goede gespreksvoering

Voorbereiding

Besteed evenveel aandacht aan een gesprek met een medewerker als aan een gesprek met een donateur of (bestuurs)lid. Zorg ervoor dat je ongestoord kan praten en voorkom dat anderen kunnen meeluisteren. Stel zorgvuldig de punten op die besproken moeten worden en vraag jouw gesprekspartner eventueel welke onderwerpen hij/zij aan de orde wil laten komen.

Opening

Stel jouw gesprekspartner op zijn gemak. Begin met een luchtig onderwerp voor een ontspannende gespreksopening. Introduceer vervolgens de agenda en tijdens het gesprek elk afzonderlijk agendapunt.

Bewaak de structuur van het gesprek

Verdeel de tijd evenredig over de onderwerpen. Sta niet toe dat onderwerpen onder tafel worden geschoven of dat er oeverloos gehakketak ontstaat over een bepaald onderwerp. 

Stel geen suggestieve vragen

Als je goede antwoorden wilt, moet je vragen stellen die geen waarde-oordeel opdringen (‘vind je ook dat…?’). Het is beter om open vragen te stellen, maar pas op voor te veel vragen waar een kort antwoord op mogelijk is (‘Hoe gaat het?’). Stel bij voorkeur vragen in de trant van: ‘Kun je in je eigen woorden eens aangeven hoe je denkt over…..’ Vraag door als je meer wilt weten of iets niet begrijpt.

Luister actief

Probeer jouw gesprekspartner niet te onderbreken als hij spreekt: geef hem de vrijheid om zijn eigen verhaal te vertellen. Luister aandachtig en denk niet intussen aan het volgende agendapunt. Concentreer je op het gesprek, kijk jouw gesprekspartner regelmatig, maar niet voortdurend aan. Vat af en toe de bijdragen van jouw gesprekspartner samen om te controleren of je het goed begrepen hebt. 

Non-verbale communicatie

Reageer niet alleen op verbale uitingen, maar ook op non-verbaal gedrag. Laat zelf ook visueel merken dat je geïnteresseerd bent in wat de ander te vertellen heeft. Hang niet ongeïnteresseerd in je stoel en knik als het van toepassing is. 

Neem de tijd

Iedereen heeft de tijd nodig om na te denken als hij spreekt. Soms kan het even stilvallen. Doorbreek de stilte niet, maar neem een afwachtende houding aan. Het gesprek mag tijd kosten, maar grijp wel in als je het te lang vindt duren.

Wees alert op de mentale gesteldheid van jouw gesprekspartner

Iemand met faalangst, privé-problemen, een autoriteitsconflict, weinig zelfvertrouwen of veel stress zal anders bij een gesprek zitten dan iemand die lekker in z’n vel zit. Praat daar niet om- of overheen. Je hoeft er echter ook niet in detail op in te gaan; je bent immers geen therapeut. Laat merken dat je de persoon accepteert zoals hij tegenover je zit en stel hem zo veel mogelijk op zijn gemak. 

Spreek duidelijke taal

Geef volmondig complimenten en wind er geen doekjes om als je kritiek hebt. Check regelmatig of jouw medewerker jou goed kan volgen. De beste manier om kritiek te uiten is door eerlijk en duidelijk te zijn. Zeg dus waar het op staat. 

Bied oplossingen

Bij gedrag dat je negatief evalueert, dien je een concreet alternatief of een gewenste oplossing aan te dragen. Als iemand bijvoorbeeld elke ochtend storend te laat komt, dan spreek je een tijd af waarop hij of zij in het vervolg binnen moet zijn. Dat controleer je ook, of je laat dat iemand anders in de gaten houden. De medewerker krijgt elke week een overzicht van het aantal minuten dat hij te laat is en wordt daar ook op aangesproken.  

Volg zo nodig een training in gespreksvaardigheden

Er zijn talloze managementadviesbureaus die dergelijke kortdurende cursussen aanbieden. Dat kan vaak bij een opleidingsinstituut of in-company.

0
Je winkelwagen