Kascontrole, hoe doe je dat? Deel 1: Factuur- en kostencontrole
6 november 2013

Kascontrole, hoe doe je dat? Deel 1: Factuur- en kostencontrole

De taak van de kascommissie is om de jaarrekening te controleren. Maar hoe doet u dat, zo'n controle? In deze serie leggen we dat uit. Deel 1 gaat in op het verschil tussen factuurcontrole en kostencontrole.

Drs. Maarten den Ouden, registeraccountant en controle-expert, geeft in deze serie ‘Kascontrole, hoe doe je dat?' uitleg over de aanpak van de controle. Met in elk artikel nuttige tips die elke kascommissie ter harte kan nemen. Het motto is: Vertrouwen is goed, de controle moet óók goed zijn.

Deel 1: Factuurcontrole of kostencontrole?

Natuurlijk controleert de kascommissie de kosten die in de resultatenrekening (ook wel genoemd: exploitatierekening of staat van baten en lasten) staan. Eén van de controlepunten daarbij is of voor elke betaling een betalingsbewijs aanwezig is. Dat betekent dat het startpunt voor deze controle niet de ordner met facturen (en andere ‘betalingsbewijzen' zoals bonnetjes) moet zijn, maar een specificatie van de kosten.

Want als er een factuur ontbreekt, komt u daar niet achter door van elke factuur die u tegenkomt na te gaan of deze in de administratie is geboekt. U stuit op (eventueel) ontbrekende facturen door vanuit de administratie na te gaan of er voor elke boeking een factuur aanwezig is.
TIP: Dat is dus net ándersom dan hoe veel kascommissies in de praktijk werken!

Kostenspecificatie

Het startpunt voor de kostencontrole is dus een specificatie van de kosten. Zo'n kostenspecificatie is gewoon een lijst waarop alle geboekte kostenbedragen staan, compleet met de datum van betaling en een korte omschrijving. Meestal kan de penningmeester zo'n specificatie leveren door een print te maken van de geboekte kosten, gesorteerd op datum.
TIP: Een goede specificatie heeft ook een totaaltelling – vergeet u niet vast te stellen dat die totaaltelling overeenkomt met het in de resultatenrekening genoemde kostenbedrag!

Factuurcontrole 

Een tweede punt om bij stil te staan is dat een factuur eigenlijk geen bewijs van betaling is. Er zijn immers ook facturen die niet betaald worden. Bijvoorbeeld omdat de geleverde goederen weer teruggestuurd zijn aan de leverancier. Of bijvoorbeeld omdat het een valse factuur is die de penningmeester zelf op zijn pc heeft gefröbeld om de kascommissie op een dwaalspoor te brengen.
De kascommissie moet dus niet alleen nagaan dat er voor elke kostenboeking op de kostenspecificatie een factuur is, maar óók dat deze factuur echt betaald is.
Dat kan eenvoudig door de dagafschriften van de bankrekening te raadplegen.
TIP: Controleer niet alleen óf betaald is, maar ook of het rekeningnummer en de naam van de leverancier op het dagafschrift overeenkomen met het rekeningnummer en de naam van de leverancier die op de factuur staan.

Valse factuur
Als er sprake is van een valse factuur zullen de rekeningnummers en namen vaak verschillen. (Als bijv. de penningmeester een valse factuur heeft gemaakt om zichzelf te verrijken, zal op het dagafschrift als naam van de begunstigde de naam van de penningmeester staan.) Een consequent uitgevoerde ‘naam-nummercontrole' is dus belangrijk.

Denkt u niet dat valse facturen niet voorkomen. Zo werd afgelopen maand nog bij een kostencontrole bij een sportvereniging in Stompwijk ontdekt dat de penningmeester enkele tienduizenden euro's had verduisterd.
En de fraude van tenminste € 135.000 bij zwemvereniging De Otters is een goede illustratie van hoe belangrijk het is dat de kascommissie een goede ‘naam-nummercontrole' uitvoert.

Dit is het eerste deel van de serie "Kascontrole, hoe doe je dat". Deze serie geeft veel aandachtspunten en tips voor de controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen. In het kader van deze serie kan geen compleet beeld van de controle door de kascommissie worden gegeven. Een kascommissie die een goede en complete controle wil uitvoeren, kan nog veel meer informatie vinden in De Kascommissiegids.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming