Wat moet de software voor ledenadministratie kunnen?
30 september 2012

Wat moet de software voor ledenadministratie kunnen?

Om de gegevens van de ledenadministratie goed in te voeren en up-to-date te houden zijn er diverse softwarepakketten. In dit artikel over de ledenadministratie gaan we verder in op een aantal extra aandachtspunten voor de software.

Een goede inventarisatie vooraf van de mogelijkheden en prijzen van de software voor ledenadministratie kan erg nuttig zijn. Waar moet u op letten?
In de vorige artikelen gaven we handvatten voor de inventarisatie.
Opzetten en onderhouden van de ledenadministratie »
Contributie en financiële administratie »
 
In dit artikel gaan we verder in op een aantal extra aandachtspunten voor de software.

Aandachtspunten
Er zijn tientallen punten waarop een softwarepakket beoordeeld kan worden. Het is belangrijk om te overwegen welke taken door de vereniging of stichting zelf gedaan worden en welke taken uitbesteed kunnen worden.
Ook is de overdraagbaarheid naar andere bestuursleden een sterk aandachtspunt. Wanneer de administratie goed geregeld en makkelijk toegankelijk is, is het eenvoudiger om taken over te dragen.

  • Mailingen Een essentiële mogelijkheid in een softwarepakket is het kunnen mailen van de leden. Omdat vaak e-mails naar het totale ledenbestand gestuurd worden, is de mogelijkheid tot een koppeling met een MailingList-provider handig. Hierbij worden de gegevens uit de ledenadministratie ge-upload naar de mailserver, waarna de mailings op gezette tijden verstuurde worden. De bounces en afmeldingen worden vervolgens weer automatisch teruggelezen en verwerkt in de ledenadministratie.
     
  • Ondersteuning van de leverancier Bij het in gebruiknemen van een nieuw systeem kan soms de assistentie van de leverancier nodig zijn. Hoe werkt de helpdesk? Is deze technische hulp 24/7 telefonisch nodig of is e-mailverkeer afdoende?
     
  • Updates en nieuwe versies Hoe zijn de rechten op het gebruiken van nieuwe versies en updates? Is hiervoor een onderhoudscontract nodig en zo ja, wat zijn hiervoor de jaarlijkse kosten?
     
  • Uitbreidbaarheid Is het denkbaar dat het gebruik van het systeem in de toekomst toeneemt, bijvoorbeeld door uitbreiding van de organisatie? Kan de database vergroot worden, of meer gebruikers aan, en zijn daar kosten aan verbonden?
     
  • Gegevens op internet Heeft het de voorkeur om de gegevens op internet ‘in the cloud' beschikbaar te hebben zodat meerdere gebruikers tegelijkertijd deze gegevens kunnen benaderen? Hoe is de toegankelijkheid via een smartphone of tablet geregeld?
    En wordt op internet ook een back-up van de gegevens gemaakt?
     
  • Printwerk Het aanmaken van brieven en gesorteerd afdrukken kan een tijdrovende klus worden. Ook hiervoor zijn mogelijkheden om het uit te besteden, door bijvoorbeeld de brief en merge-gegevens aan te leveren aan hieraan gespecialiseerde bedrijven. Is een koppeling in het systeem aanwezig of kan dit worden toegevoegd? Bij grote aantallen kan postbundeling kostenbesparend werken.

Financiële administratie
Een deel van de financiële administratie zoals het aanmaken van facturen en het verwerken van betalingen kan onderdeel zijn van een ledenadministratie. Overweeg daarom of er extra financiële administratieve mogelijkheden gewenst zijn. Dit kan bijvoorbeeld heel nuttig zijn bij het registreren van de crediteuren of het registreren van de overige (niet-contributie) geldstromen. Meer over contributie en financiële administratie »

  • Uitbesteden inningen Heeft u er wel eens aan gedacht om het verwerken van de inningen en betalingen van de bijdragen uit te besteden? Hiervoor zijn tegenwoordig goede en betaalbare mogelijkheden. De grote voordelen zijn de tijdige en volledige betalingen en de tijdsbesparing, zodat er voldoende aandacht overblijft voor de andere taken binnen de vereniging.
  • Factoring Via factoring is het mogelijk om de facturen te ‘verkopen' aan een factorings-instelling. Deze instelling neemt dan de debiteuren over en betaald vooraf de totale (nog te innen) contributiesom uit aan de verenging. Vervolgens betalen de leden aan deze factorings-instelling. Hiermee is ook direct het risico van wanbetalers afgedekt.
     

 

 

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van poldersoft.nl.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming