Jaarvergadering van de VvE
12 februari 2013

Jaarvergadering van de VvE

Het bestuur van een Vereniging van Eigenaren (VvE) is verplicht om minimaal één keer per jaar een ledenvergadering te houden. Wat moet er in de jaarvergadering aan de orde komen en hoe nodigt u de leden van de VvE uit?

Minimaal één keer per jaar is het bestuur van een Vereniging van Eigenaren (VvE) verplicht om een ledenvergadering te organiseren. In de jaarvergadering worden de financiële jaarstukken door de leden besproken en goedgekeurd en wordt de hoogte van de maandelijkse voorschotbijdrage vastgesteld. Tijdens de ledenvergadering kunnen ook andere belangrijke zaken aan de orde komen. Bijvoorbeeld de meerjaren onderhoudsplanning, het huishoudelijk reglement en overlast in het gebouw. De ledenvergadering is als belangrijkste orgaan van de VvE bevoegd om over dergelijke onderwerpen besluiten te nemen.

Uitnodiging
De uitnodiging voor de ledenvergadering moet ruim van te voren worden verstuurd aan alle leden van de VvE. In de meeste reglementen geldt een minimum termijn van 15 dagen, de datum van de oproep en de ledenvergadering niet meegeteld. Deze termijn komt daarmee in de praktijk uit op 17 dagen.

Waaruit bestaat een uitnodiging voor een jaarvergadering?

  • Formele uitnodiging met daarin datum, tijd en locatie van de bijeenkomst
  • Agenda met daarop in ieder geval de volgende onderwerpen: aanstellen voorzitter en notulist, tekenen presentielijst, bespreken en goedkeuren van de financiële jaarstukken, eventuele andere onderwerpen, rondvraag.
  • Machtigingsformulier voor mensen die niet kunnen komen en toch hun stem uit willen brengen.

Onderwerpen op agenda zetten
Naast de vaste jaarlijks terugkerende onderdelen, kunnen er andere onderwerpen op de agenda komen. Variërend van een ruzie tussen appartementseigenaren tot het voorstel om te onderzoeken hoe het energieverbruik kan worden teruggedrongen. Ieder lid mag onderwerpen voor de agenda aandragen. Het bestuur beslist of de onderwerpen op de agenda komen of niet.

Stemmen
Als er over bepaalde agendapunten wordt gestemd, moet dat duidelijk in de vooraf verstuurde agenda worden aangegeven. Zijn er te weinig stemmen bij de vergadering vertegenwoordigd, dan kunnen er geen rechtsgeldige besluiten worden genomen. Als u besluiten gaat nemen in de ledenvergadering, kijk dan altijd goed na in het splitsingsreglement welk aantal stemmen vereist is.

Financiële stukken controleren
Tijdens de ledenvergadering presenteert het bestuur een financieel verslag van het afgelopen jaar. Dit verslag moet bestaan uit het exploitatieoverzicht, de begroting en de balans.
Het is wettelijk verplicht om een controle uit te laten voeren op de financiële jaarstukken. Dat wordt meestal gedaan door de kascommissie, maar het is ook mogelijk om hiervoor een accountant in te huren.
Na het bespreken van de financiële jaarstukken worden de hoogtes van de maandelijkse voorschotbijdragen of servicekosten vastgesteld. En de ledenvergadering moet beslissen wat er gaat gebeuren met een eventueel overschot of tekort op de exploitatierekening.

Onderhoud
Het derde agendapunt is het beheer en onderhoud van het gebouw. Bij dit agendapunt komt ter sprake hoe de VvE het beheer van het gebouw uitvoert en of en welke onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Zo kan besloten worden om voor het schoonmaken van de algemene ruimtes een andere partij in te huren. Of de ledenvergadering besluit om een grootschalig onderhoudsproject te starten, bijvoorbeeld het vervangen van het dak. Dit soort beslissingen worden doorgaans op de agenda gezet aan de hand van het meerjaren onderhoudsplan (MJOP).

Rondvraag
De reguliere agenda wordt afgesloten met de rondvraag. Ieder aanwezig VvE-lid mag een willekeurig onderwerp aan de orde stellen of een laatste vraag stellen over zaken die eerder aan de orde zijn geweest. De onderwerpen die tijdens de rondvraag aan de orde komen, mogen niet in stemming worden gebracht. Dat zou dan tijdens een volgende vergadering kunnen gebeuren, als het onderwerp door het bestuur op de agenda is gezet. Na de rondvraag sluit de voorzitter de vergadering.

Dit artikel is gebaseerd op informatie uit de pocket De Vereniging van Eigenaren, besturen met uw buren. Hierin vindt u praktische informatie over hoe een Vereniging van Eigenaren (VvE) werkt. Als pocketuitgave te bestellen en gratis als pdf te downloaden voor leden van V&S. In deze pocket wordt dieper ingegaan op de jaarvergadering, besluiten nemen, financiële stukken en het meerjaren onderhoudsplan. Meer over deze VvE-pocket »

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming