Kascontrole, hoe doe je dat? Deel 3: Kritisch controleren
7 januari 2014

Kascontrole, hoe doe je dat? Deel 3: Kritisch controleren

De taak van de kascommissie is om de jaarrekening te controleren. Maar hoe doet u dat, zo'n controle? Deel 3 gaat in op de kritische controle, vooral op het gebied van kwitanties, facturen en bankafschriften.

Controle betekent controleren…
"Controle houdt in dat u moet controleren…". Dat lijkt wellicht een open deur, maar u en ik weten dat veel kascommissieleden bij de jaarlijkse controle niet ‘te diep' willen gaan.
 De penningmeester is immers een eerlijk persoon die al jarenlang plichtsgetrouw de financiën onder zijn of haar hoede heeft? En bovendien hebben ook de kascommissieleden het al druk genoeg met leukere klusjes dan het doorgronden van de jaarrekening en het doorspitten van de administratie.

Echter, de wet én de statuten van uw vereniging én de algemene ledenvergadering vragen van de kascommissie om elk jaar de opgestelde jaarrekening te controleren. Dat is geen kwestie van wantrouwen, dat is een kwestie van het zodanig organiseren van de financiën dat alle leden er écht op kunnen vertrouwen dat de gepresenteerde cijfers kloppen. Geen blind vertrouwen dus, maar gefundeerd vertrouwen!

Leden van de kascommissie
Dat vraagt van de leden van de kascommissie:


  • een alerte, kritische instelling

  • voldoende deskundigheid

  • voldoende tijd

Wie een jaarrekening oppervlakkig doorneemt, zal niet snel fouten vinden. Maar gefundeerd vertrouwen kan meestal niet ‘even snel' worden verkregen. De jaarrekening moet niet ‘globaal' gecontroleerd worden, maar behoorlijk gedetailleerd. Van elke post op de balans en van elke post op de resultatenrekening moet de kascommissie nagaan of deze correct is. Dat kost gewoon relatief veel tijd.
TIP: controleert u de balans en resultatenrekening post voor post.

Kritische instelling
Een kritische instelling en voldoende deskundigheid is onder meer nodig om óók als er sprake is van listige trucs door de penningmeester (of andere betrokkenen), te kunnen ontdekken dat er iets niet goed zit. Bij de meeste fraudes is er sprake van een eenvoudige ‘greep uit de kas', maar het komt ook voor dat de fraudeur zich meer inspant om zijn frauduleus gedrag aan het zicht te onttrekken.

Tegenwoordig is het bijvoorbeeld heel eenvoudig om facturen en andere ‘betalingsbewijzen' te maken. Zo maakte de voormalige penningmeester van de VVD in Den Helder zelf twaalf kwitanties aan voor vergaderkosten, terwijl er maar vier vergaderingen waren geweest. Dit voorbeeld geeft aan dat een kascommissie niet zo maar kwitanties of facturen als bewijsmateriaal moet aanvaarden, maar ook van dergelijke stukken de echtheid moet nagaan. In dit geval kan dat eenvoudig door de notulen van alle vergaderingen door te nemen. Dan was men er al snel achter gekomen dat er geen twaalf vergaderingen waren.

Valse bankafschriften

Zelfs als de kascommissie een simpele controle uitvoert door het vergelijken van het op de balans vermelde banktegoed (betaalrekening) met het dagafschrift van de bank, ligt bedrog op de loer. Zo werd de kascommissie van een seniorenclub in Sittard jarenlang om de tuin geleid met vervalste bankafschriften. Ook de penningmeester van een Gereformeerde Kerk vervalste bankafschriften. En de politieagent die penningmeester van de personeelsvereniging was, paste wat cijfers aan voordat hij een uitdraai maakte van de digitale bankafschriften.

TIP: controleer altijd met behulp van de originele bankafschriften. Als er in verband met internetbankieren geen papieren afschriften meer zijn, raadpleegt u de rekeningsaldi op het beeldscherm.

Valsheid in geschrifte komt vaker voor. Mensen zijn geneigd om waarde te hechten aan overzichten die er goed uitzien – ‘wat op papier staat, is waar'. En als zo'n overzicht op de computer is gemaakt, wordt die neiging alleen maar groter.
 Maar iedereen die enigszins op de hoogte is van de mogelijkheden van het veelgebruikte rekenprogramma Excel kan weten dat dit hiermee ook heel makkelijk mensen om de tuin te leiden zijn. Zo kan een penningmeester o.a. heel eenvoudig een frauduleuze post uit een specificatie halen, terwijl het eindbedrag van de specificatie gelijk blijft. Ter illustratie:

Uitgave 1 € 5
Uitgave 2 € 5
fraude € 20
Uitgave 3 € 5
  € 35

kan door middel van de standaardfunctie verbergen met slechts twee muisklikken worden gewijzigd in:

Uitgave 1 € 5
Uitgave 2 € 5
Uitgave 3 € 5
  € 35


TIP: tel specificaties en andere opstellingen (óók de balans en resultatenrekening) altijd zelf na. Of - als u goed thuis bent in Excel - controleert u de gebruikte formules en functies zelf nauwgezet.

Tot slot
Jaarlijks worden in Nederland vele duizenden jaarrekeningen van vrijwilligersorganisaties door een kascommissie gecontroleerd. In 99% van de gevallen zal bij die jaarrekeningen geen sprake zijn van fraude. Maar áls er wel sprake is van fraude, zal de kascommissie dat moeten ontdekken.
 Dat vraagt van de kascommissie alertheid, deskundigheid en een tijdsinvestering!

Deel 1: Factuurcontrole of kostencontrole? >>
Deel 2: Controle van de opbrengsten >>

Dit is het  derde deel van de serie "Kascontrole, hoe doe je dat". Met in elk artikel nuttige tips die elke kascommissie bij de controle van de jaarrekening van verenigingen en stichtingen ter harte kan nemen. Het motto is: Vertrouwen is goed, de controle moet óók goed zijn. Een kascommissie die een goede en complete controle wil uitvoeren, kan nog veel meer informatie vinden in De Kascommissiegids.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming