7 tips voor goed overleg met uw gemeente
13 augustus 2013

7 tips voor goed overleg met uw gemeente

Een goed contact tussen uw vereniging of stichting en uw gemeente zorgt ervoor dat het voor beide partijen duidelijk is wat u doet en wat u wilt bereiken. Daarbij is een goede samenwerking met de gemeente vaak nodig voor bijvoorbeeld het vinden of beheren van een accommodatie, het organiseren van evenementen, of het aanvragen van subsidie of een vergunning. 

1) Zet het op papier
Voor elke vereniging of stichting een handig beginpunt: Wat wilt u bereiken met uw organisatie en wat is het doel? Zet het kort en krachtig op papier en benoem daarin óók uw verwachting richting de gemeente. Wat zijn uw wensen? Of eisen? Waar denkt u hulp nodig te hebben? Voor een ondernemersvereniging heet een dergelijk verslag een zogenaamd economisch manifest.

2) Wie is uw contactpersoon?
Vraag aan de gemeente of er een vaste ambtenaar als contactpersoon voor uw vereniging of stichting is. Sommige gemeenten hebben bijvoorbeeld een speciale verenigingsconsulent in dienst. Die persoon is het aanspreekpunt voor uw dagelijkse vragen of problemen.
Daarnaast kan het zinvol zijn om ook één of tweemaal per jaar te vergaderen met andere vertegenwoordigers van de gemeente, bijvoorbeeld met portefeuillehouders van de betreffende onderwerpen die op uw vereniging of stichting van toepassing zijn (meestal de wethouders). Dit hangt af van de aard, grootte en activiteiten van uw vereniging.

3) Betrek de gemeente op tijd
Leg in een vroeg stadium contact en betrek de gemeente bij uw plannen. Stel: u wilt een jaarmarkt of sportdag organiseren ten bate van uw vereniging. Ga dan vlak na het bedenken en voordat u aan de slag gaat, naar de gemeente. Zij weten wat de mogelijkheden zijn, welke  vergunningen verplicht zijn en wellicht zijn er zelfs al bestaande draaiboeken of protocollen van eerdere evenementen.

4) Wees voorbereid
Kennis van zaken maakt u een serieuze gesprekspartner, kom goed voorbereid. Niet alleen over de ontwikkelingen binnen uw eigen organisatie. Zorg dat u ook op de hoogte bent van de beslissingen die binnen de gemeente worden genomen, zoals die in relevante commissie- of gemeenteraadsvergaderingen. Informeer ook naar inspraakmogelijkheden op vergaderingen

5) Duidelijke afspraken
Zodra u eenmaal een vast contactpersoon heeft en weet wanneer u elkaar treft, maak dan een afspraak over de vorm van het overleg en wat u met elkaar bespreekt. Het helpt ook om een agenda op te stellen, vergaderingen te notuleren en vervolgafspraken op papier te bevestigen.
Als u veel of regelmatig contact nodig heeft met de gemeente (denk aan een ondernemersvereniging), kunt u ook in overleg een jaarlijks vergaderschema opstellen.

6) De pers
Het is handig om vooraf afspraken te maken over de omgang met de pers. Soms worden conflicten tussen verenigingen en een gemeentebestuur, bijvoorbeeld als het clubhuis niet gebouwd mag worden op de plek waar men wil, in de lokale pers uitgevochten. Spreek daarom binnen uw vereniging goed af wie er contact heeft met de pers en wat wel en niet naar buiten gebracht kan worden.

7) Lobbyen
Lobbyen voor de gemeenteraadsverkiezingen of veranderingen in gemeentebeleid betekent dat u vanuit uw (organisatie)belang probeert het besluitvormingsproces van politieke partijen te beïnvloeden. Daarvoor moet u met vertegenwoordigers van die partijen in gesprek. Vereniging NOV heeft hier een handig stappenplan voor opgesteld, lobbyen: gewoon doen! >>

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming