Hoe vindt u een goede VvE-beheerder? - deel 1
23 april 2013

Hoe vindt u een goede VvE-beheerder? - deel 1

Als Vereniging van Eigenaren kunt u een groot deel van de taken uitbesteden aan een VvE-beheerder. Hoe vindt u een goede beheerder?

De ene VvE-beheerder is nog beter dan de andere – als we de advertenties mogen geloven. In de praktijk is het echter niet allemaal rozengeur en maneschijn – op het internet en in de pers staan nogal eens berichten van appartementseigenaren die erg ontevreden zijn over hun beheerder. In september 2012 kwamen zowel Vereniging Eigen Huis als VvE-Belang met een klachtenmeldpunt waar ontevreden appartementseigenaren en VvE-besturen hun klachten over VvE-beheerders kunnen melden.

De praktijk
Veel ondernemende administrateurs hebben de VvE-markt ontdekt en zijn een eigen administratiekantoor voor VvE's begonnen. Dergelijke beheerders hebben vaak weinig verstand van bouwkundige en juridische zaken.
Andere VvE-beheerders hebben hun wortels meer in de bouwkundige sfeer en hebben minder verstand van financiële zaken. VvE-beheerders die wél beschikken over zowel financieel administratieve kennis als over juridische en bouwtechnische kennis, zijn soms weer zo groot dat ze volgens een sterk gestandaardiseerde aanpak werken die niet tegemoet komt aan de behoeften van een individuele VvE.

Uitbesteden of zelf doen?
Een manier om geen last te hebben van een slecht functionerende beheerder is door het bestuur en alle andere beheeractiviteiten in eigen hand te houden. Een VvE is immers niet verplicht om een VvE-beheerder in te schakelen. Als er voldoende capabele leden zijn met voldoende tijd, kan een VvE heel goed door een eigen, uit de leden gekozen, bestuur functioneren. Dat gaat zeker op voor kleine en middelgrote VvE's. Een voordeel van ‘zelf doen' is in ieder geval ook dat het veel geld uitspaart.

Als u toch kiest voor het uitbesteden van één of meer beheeractiviteiten, komt de vraag aan de orde voor welke beheerder u moet kiezen.

Keuzecriteria
Bij het kiezen van een geschikte beheerder voor uw eigen VvE zult u eerst op een rijtje moeten zetten welke eigenschappen van een beheerder in uw situatie belangrijk zijn. Om u daarbij te helpen zetten we een aantal criteria op een rij.

Kleinere beheerder versus grotere beheerder
In het algemeen zullen er op een aantal terreinen verschillen zijn tussen grotere en kleinere beheerders. Zie het volgende overzicht:

Aspect Kleinere beheerder Grotere beheerder
Deskundigheid Deskundig op één of enkele gebieden (financieel/ juridisch/ organisatie/ bouwkundig) Deskundigheid op meerdere gebieden
Continuïteit Meer kans op discontinuïteit als gevolg van bijv. ziekte of faillissement Continuïteit meer gewaarborgd doordat collega's bij ziekte kunnen waarnemen
Flexibiliteit Flexibiliteit (servicegerichtheid) vaak wat groter door kortere communicatielijnen Grote beheerders werken soms volgens strakke procedures, waarvan niet afgeweken wordt
Prijs Minder ‘overhead' kosten 'Overhead' kosten (kosten van management en organisatie); anderzijds lagere gemiddelde kosten door grotere aantallen en strakkere procedures
Betrokkenheid De persoonlijke betrokkenheid (en daarmee de inzet) is vaak wat groter De contacten zijn vaak wat meer zakelijk van aard
Risico bij fraude Bij fraude door een kleine beheerder bestaat de kans dat de VvE de schade niet kan verhalen Bij fraude door een medewerker van de VvE-beheerder kan de beheerder aansprakelijk gesteld worden


Banden met andere organisaties
Sommige beheerders zijn een onderdeel van bijvoorbeeld een woningbouwcorporatie of een andere organisatie. Zeker als zo'n woningbouwcorporatie ook eigenaar is van een aantal appartementen binnen uw VvE, kan de onafhankelijkheid in het geding komen.

Bereikbaarheid
Natuurlijk is het belangrijk dat de VvE-beheerder goed bereikbaar is. Dit betreft de bereikbaarheid per telefoon, per e-mail als in persoon in normale omstandigheden zowel als bij spoedgevallen.
Als u alleen de administratie heeft uitbesteed zal er niet snel sprake zijn van spoedeisende omstandigheden, maar als u ook het technisch beheer en onderhoud heeft uitbesteed is het wel zaak dat u o.a. bij overstromingen en inbraakschade ook buiten de reguliere kantoortijden contact kunt krijgen met de beheerder.
Tevens is het goed om te weten of de organisatie van de VvE-beheerder zo is opgezet dat u te maken heeft met een vaste contactpersoon en een vaste vervanger.

Prijs
U moet duidelijk afspreken welke activiteiten wel en welke niet onder de afgesproken standaardvergoeding vallen. De meeste VvE-beheerders kunnen u wel lijstjes leveren van wat wel en niet is inbegrepen. Het is zaak dat u aan de hand van die lijstjes een eigen lijst maakt, waarop staat welke activiteiten u door uw beheerder wilt laten uitvoeren. Met die eigen lijst als basis kunt u offertes aan diverse beheerders vragen.
Ook is het goed om afspraken te maken over de vergoeding voor eventuele extra diensten. Als u eenmaal een contract hebt gesloten met een beheerder, zult u al snel alle voorkomende extra diensten ook van deze beheerder betrekken. En dan bent u veel minder in de positie om te onderhandelen over de prijs voor deze extra diensten.

Sfeer
Het moet met een beheerder ook "klikken". Maakt u dus persoonlijk kennis met degenen binnen de organisatie waarmee u contacten zult hebben. Dat is de accountmanager, maar ook bijvoorbeeld de assistent-accountmanager of de boekhouder en de secretaresse.
Doet u die kennismaking op het kantoor van de beheerder, dan krijgt u een indruk van de sfeer en de manier waarop iedereen met elkaar omgaat. En vraagt u eens hoe lang alle medewerkers in dienst zijn (zijn ze in vaste dienst?), zodat u kunt inschatten hoe groot de kans is dat u na enkele maanden met een nieuwe accountmanager of boekhouder te maken zult krijgen.

Meer tips en criteria voor het vinden van een goede VvE-beheerder leest u in de volgende aflevering.

Maarten den Ouden is auteur van het boek Financiën van de VvE, gids voor bestuurders en appartementseigenaren. Zie kascommissiegids.nl.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming