Elektronisch factureren: goedkoop en snel
27 september 2012

Elektronisch factureren: goedkoop en snel

Verstuurt u regelmatig facturen naar onder meer leden, donateurs, sponsors en afnemers? Dan kan het voordelig zijn om over te stappen op elektronisch factureren.

De elektronische (of digitale) factuur is al sinds 2004 wettelijk toegestaan. E-factureren bespaart tijd en geld, omdat de factuur per e-mail wordt verzonden. Ook blijkt uit ervaring van bedrijven die al langer de e-factuur gebruiken, dat deze sneller betaald wordt dan de papieren versie.
De laatste jaren neemt het gebruik van elektronisch factureren toe, mede als gevolg van het streven naar administratieve lastenvermindering en de 'digitale generatie'. Met name jongeren zijn gewend alles via de computer te doen en dus is het niet meer dan logisch dat ook facturen op die manier worden ontvangen. De meeste online boekhoudpakketten bieden tegenwoordig de mogelijkheid om zowel inkomende als uitgaande facturen elektronisch te verwerken. Daarnaast is in steeds meer gevallen een koppeling met internetbankieren mogelijk. Ook banken werken inmiddels aan integratie van internetbankieren en boekhoudsoftware. 

PDF
Maar het kan ook heel simpel, omdat een echte standaard ontbreekt, valt in principe elk document als elektronische factuur aan te merken. Een beveiligd PDF-bestandsformaat is populair, omdat het makkelijk te maken is en te openen door anderen. Neem bijvoorbeeld de contributiebetaling, een standaardfactuur. U slaat deze op als PDF en verstuurt hem per e-mail naar uw leden.

Eisen Belastingdienst
Een elektronische factuur moet aan de volgende vereisten voldoen voor de Belastingdienst:

  • Alle vereisten die gelden voor een 'gewone' factuur (zie artikel zo ziet een goede factuur eruit);
  • U moet kunnen laten zien dat de factuur door de afnemer is verstuurd en niet is veranderd U mag zelf weten of u uw facturen beveiligt, en hoe u dat doet. Als u maar kunt laten zien dat de factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer).
  • De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren Daarom moeten zender én ontvanger alle gegevens van de factuur bewaren. Dit houdt in dat u bij de elektronische factuur ook bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en bewijs van betaling moet bewaren in uw archief. Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze hebt ontvangen. Een elektronische factuur print u dus niet uit, maar slaat u elektronisch op. Bewaar ook de elektronische handtekening als u deze ontvangen hebt. Facturen moeten 7 jaar bewaard worden, facturen met betrekking tot onroerende zaken 10 jaar.
  • Uw afnemer moet akkoord gaan met de factuur Uw afnemer is niet verplicht een elektronische factuur te accepteren. Misschien kan of wil uw klant geen elektronische facturen ontvangen. Daarom is het verstandig om van te voren af te stemmen. Maar als een klant uw factuur zonder commentaar verwerkt en betaalt, mag u aannemen dat hij ermee akkoord gaat 

Voordelen e-factureren:

  • goedkoper (een papieren factuur kost circa € 2,50, een elektronische factuur circa € 0,30);
  • worden sneller betaald;
  • meerdere mogelijkheden factuurinrichting en verzending (dagelijks, wekelijks, maandelijks);
  • fysieke archivering in ordners is niet meer noodzakelijk;
  • zoeken gaat sneller, omdat er een volledige historie wordt bijgehouden;
  • vaak koppeling met boekhoudpakket (en bankrekening) mogelijk;
  • minder werk voor backoffice, snellere verwerking.

Nadelen e-factureren:

  • (nog) geen formele standaard;
  • onduidelijke wetgeving.

Meer informatie
Voor meer informatie over en voorbeelden van elektronisch factureren kunt u terecht op www.e-factureren.info.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming