Checklist: Dit heeft u nodig voor de jaarvergadering
1 oktober 2012

Checklist: Dit heeft u nodig voor de jaarvergadering

Wilt u de jaarvergadering gestroomlijnd laten verlopen, dan is het goed om voorbereid te zijn. Het lijkt allemaal heel voor de hand liggend, maar toch worden de volgende benodigdheden vaak vergeten.
Het aantal stoelen en tafels
Maak een reële voorstelling van het aantal leden dat op de vergadering aanwezig zal zijn. Controleer vervolgens of er op de locatie waar de vergadering zal worden gehouden, voldoende stoelen zijn. Mogelijk moet u stoelen bijzetten. Zijn die in hetzelfde gebouw aanwezig? En kunnen die makkelijk naar de bewuste zaal worden overgebracht?
Eventuele verhoging voor de bestuurstafel
Hoe het bestuur tijdens de vergadering plaatsneemt, is afhankelijk van de cultuur. Wil het bestuur op een verhoging zitten? Zo ja, is die verhoging in de zaal aanwezig? Zo nee, is het dan mogelijk met aanwezig materiaal een verhoging te maken?  
Katheder (spreekstoel)
Is er een katheder nodig (voor een gast die komt spreken of de toespraak van de voorzitter)? En, zo ja, is dat in de zaal aanwezig? Zo niet, dan kunt u deze huren via een verhuurbedrijf.
Labels en badges bestuursleden
Bij grote vergaderingen (meer dan 50 leden aanwezig) is het niet ongebruikelijk dat de bestuursleden herkenbaar zijn aan badges met hun naam erop. Ook op de bestuurstafel horen naambordjes te staan, zodat het voor de aanwezigen duidelijk is wie wie is.
Vergaderhamer
Uiteraard hoort een vergaderhamer niet te ontbreken. Ook vergaderhamers kunt u eventueel huren.
Airconditioning
Zeker wanneer u een vergadering in de lente of de late zomer gaat houden, moet u er rekening mee houden dat de temperatuur in een zaal aardig kan oplopen. Het klimaat in een zaal is van meerdere factoren afhankelijk: ligging van de zaal, grootte van de ruimte, aantal aanwezigen, wel of geen airconditioning. Laat deze overwegingen meespelen bij de keuze van een zaal.
Beamer
Bent u van plan een presentatie te geven, dan ligt het gebruik van een beamer voor de hand. De presentatie wordt meestal verzorgd met Microsoft PowerPoint op een laptop. Zorg ervoor dat de juiste kabels aanwezig zijn voor de koppeling van de beamer met de laptop. Let vooral op de aanwezigheid én plaats van stopcontacten. Is de afstand van de laptop en beamer naar het stopcontact niet te groot? En, zo ja, is er dan een verlengsnoer aanwezig?
Geluidsinstallatie
Gaat het om een grote zaal, dan moet u rekening houden met de akoestiek. Zijn de mensen achter de bestuurstafel ook achterin de zaal te verstaan? Zo niet, is er dan een geluidsinstallatie aanwezig waarmee u het probleem kunt oplossen? Ook een geluidsinstallatie kunt u huren. Zorg ervoor dat de installatie getest is voorafgaand aan de vergadering, zodat u niet voor onaangename verrassingen komt te staan tijdens de vergadering zelf.
Kopieën van vergaderstukken + agenda
Afhankelijk van wat gebruikelijk is binnen uw vereniging, moeten er voldoende kopieën van de vergaderstukken verspreid zijn voorafgaand aan de vergadering, dan wel verkrijgbaar zijn tijdens de vergadering. Dat geldt niet alleen voor de agenda, maar ook voor de notulen van de laatste (jaar)vergadering en overige vergaderstukken.
Microfoons (wanneer het een grote zaal is)
Gebruiken de bestuursleden microfoons om zichzelf verstaanbaar te maken, zorg er dan voor dat er voldoende aanwezig zijn. Draadloze microfoons hebben de voorkeur, omdat de dradenwirwar achter de tafel anders te groot wordt. Test het gebruik van de microfoons ruimschoots voorafgaand aan de vergadering.
Controle lidmaatschap
Verwacht u een groot gezelschap en houdt u een vergadering die strikt voor leden toegankelijk is, dan zult u bij de ingang van de zaal op lidmaatschap moeten controleren. Wijs daar van te voren één of meerdere personen voor aan en maak die perso(o)n(en) duidelijk wat het beleid is, mocht iemand geen lid zijn.
Cadeaus
Wanneer u gasten heeft uitgenodigd voor uw vergadering, is het wel zo aardig als zij een attentie krijgen voor de moeite. Een bloemetje of een Irischeque is altijd een veilige keuze.
Jubilerende of vertrekkende bestuursleden horen op zijn minst een fraai boeket te krijgen voor de bewezen diensten. Draag deze taak aan één persoon op.
1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming