Opzetten en onderhouden van de ledenadministratie
30 september 2012

Opzetten en onderhouden van de ledenadministratie

De ledenadministratie is voor verenigingen van groot belang. Het opzetten en onderhouden van een ledenadministratie kan een omvangrijke klus zijn. Om de gegevens goed in te voeren en up-to-date te houden zijn er diverse softwarepakketten. Een goede inventarisatie vooraf van de mogelijkheden en prijzen van de software kan erg nuttig zijn. Waar moet u op letten?

Een van deze taken van het bestuur van een vereniging is het voeren van een ledenadministratie. Het juist en effectief registreren van de leden is nodig om de contributie op een gecontroleerde en efficiënte manier te kunnen innen, maar ook om inzicht te hebben en te houden in de gevarieerde samenstelling van de vereniging.

Bij kleine verenigingen wordt nogal eens Excel gebruikt, met alle voor- en nadelen van dien. Het grote voordeel is het simpele en vrije gebruik.
Een nadeel is dat het eigenlijk maar geschikt is voor één gebruiker; alle wijzigingen moeten regelmatig naar andere betrokkenen gemaild worden, waarbij er vaak meerdere versies gaan rondzwerven. Het is daarnaast ook erg lastig om via Excel bijvoorbeeld incassobestanden voor de bank aan te maken. Dit is alleen mogelijk voor Excel-gevorderden.

Vooral als het ledenaantal groeit naar 50 à 100+, dan is een wat serieuzer softwarepakket aan te raden. Soms is een actief lid bereid om zelf iets te maken, het nadeel hiervan is dat de vereniging op den duur afhankelijk wordt van dit ene lid. Standaardpakketten voor ledenadministratie verschillen onderling nogal in functionaliteit, gebruiksgemak en prijs. Bij de aanschaf van de software is het van belang te letten op wat het programma allemaal kan. We geven hier een opsomming, niet alle punten zijn natuurlijk voor iedere situatie even relevant.

  • Aantal gebruikers
    Zijn er meerdere gebruikers gewenst, of is een standalone systeem afdoende. Indien er meerdere gebruikers zijn dan moet het systeem ‘multi-user' zijn waarbij de gegevens over en weer ingevoerd en opgevraagd kunnen worden.
  • Online of offline
    Is het mogelijk om de gegevens online te raadplegen zodat altijd de actuele gegevens zichtbaar zijn, of is het uitwisselen van extra losse bestanden nog vol te houden?
  • Boekhouden
    Is er een (gekoppeld) boekhoudsysteem nodig en zo ja, kunnen de leden als verzameldebiteur geboekt worden?
  • Meerdere administraties
    In veel gevallen zijn er meerdere administraties gewenst, waarbij leden van de ene naar de andere overgeheveld of gekopieerd kunnen worden. Dit is bijvoorbeeld van belang als er een register van oud-leden aangehouden moet worden.
  • Gebruikersinterface
    Een goede gebruikersinterface is een eerste vereiste. Het gebruik moet bij voorkeur zelfsturend mogelijk zijn, zonder extra handleiding of instructie.
  • Aantal leden
    Hoeveel leden kunnen geregistreerd worden? Is er een maximum en heeft dit invloed op de prijs? Blijft de prestatie wel voldoende bij grotere aantallen gegevens?
  • Meerdere gezinsleden
    Kunnen meerdere leden van een gezin of leefeenheid herkend worden in bijvoorbeeld een gezinsoverzicht? Soms wonen niet alle leden op hetzelfde adres. In dat geval moet er een mogelijkheid zijn om deze leden te koppelen indien er bijvoorbeeld een verzamelfactuur verstuurd gaat worden.
  • Contributies en tarieven
    Er zijn meestal verschillende ‘contributiegroepen' waarbij aan iedere groep een ander bedrag toegekend wordt, bijvoorbeeld ‘Junioren', ‘Senioren', ‘Donateurs' et cetera.
    Het bijbehorende bedrag kan opgebouwd worden uit meerdere componenten, bijvoorbeeld het eenmalige inschrijfgeld en de (contributie)bijdrage in 1 of meerdere termijnen.
    Daarnaast wordt dikwijls een staffel gehanteerd voor leden die zich in de loop van een seizoen aanmelden en er een gestaffelde korting geldt.Een speciale vorm is het abonnement. Hierbij geldt dat de ingangsdatum individueel is en op elke dag kan ingaan.
    Het (contributie)bedrag wordt vaak vastgesteld op basis van de betaalwijze. Het zou handig zijn om dit eenmalig in te kunnen voeren zodat er niet te veel verschillende contributiegroepen ontstaan en het overzichtelijk blijft. Ook het wijzigen van de betaalwijze moet eenvoudig te realiseren zijn zonder dat daardoor verschuiving in de contributiegroep nodig is.
  • Overgang naar nieuwe seizoen
    Bij de overgang naar het nieuwe seizoen moet het eenvoudig zijn om de aanwezige gegevens over te hevelen naar een nieuwe periode. Hierbij moet het mogelijk zijn om automatisch de nieuwe bedragen vast te laten stellen, bijvoorbeeld bij een leeftijdsgebonden overgang naar bijvoorbeeld junioren naar senioren.
    De vorige periode moet afgesloten kunnen worden. Eventuele achterstanden en vooruitbetalingen moeten dan in de nieuwe periode zichtbaar zijn.
  • Meerdere adressen
    Het woonadres, het postadres en bijvoorbeeld het factuuradres kunnen afwijken. Het systeem moet dus meerdere (eventueel ook buitenlandse) adressen kunnen registreren.
  • Pasfoto's en memovelden
    Leden binnen een kleine vereniging worden persoonlijk herkend maar bij grotere verenigingen waarbij de administratie en de toegang gescheiden is, kan het registreren van een pasfoto nuttig zijn. Deze foto is dan ook te gebruiken voor een ledenpas.
    Ook het registreren van extra gegevens in een memoveld kan erg handig werken omdat allerlei extra informatie, wat niet in andere velden past, dan geregistreerd kan worden.
  • Indeling van leden
    Leden kunnen dikwijls op verschillende manieren ingedeeld worden bijvoorbeeld naar soort lidmaatschap, per regio, herkomst of andere kenmerken. Een juiste indeling is essentieel voor een overzichtelijke ledenadministratie. Hierbij kan vaak hulp of advies van de leverancier zeer welkom zijn om bijvoorbeeld meerdere mogelijkheden met de voor- en nadelen aan te laten geven.
  • Vrije velden en instelbaarheid
    Het kunnen toevoegen van vrije velden en het verwijderen van kolommen en ongebruikte velden verbetert de kwaliteit van de administratie en het gebruik.
  • Selecties maken
    Leden moeten op allerlei manier terug gevonden kunnen worden en via selecties als exportbestand aangemaakt kunnen worden. Terugkomende selecties moeten bij voorkeur als query of rapportage vastgelegd kunnen worden.
  • Import- en exportmogelijkheden
    Allerlei gegevens moeten eenvoudig geïmporteerd en geëxporteerd kunnen worden zodat het eenvoudig is om bijvoorbeeld gegevens uit te wisselen met bonden of andere verenigingen.
  • Voldoende exportmogelijkheden
    De selecties moeten op allerlei gangbare manieren gemaakt kunnen worden, zoals Word, Excel, PDF, CSV en/of XML-bestand. Daarnaast moet het mogelijk zijn om zelf Wordbrieven en/of etiketten aan te kunnen maken.
  • Rapportages
    De software moet beschikken over een aantal standaard rapportages zoals ledenlijsten, openstaande posten, verjaardagskalender en presentielijsten.
    Daarnaast moet er een mogelijkheid zijn om zelf rapporten samen te stellen met een rapportsjabloon.

Naast deze aspecten is ook de registratie van de financiële gegevens belangrijk. Ook moet het softwarepakket voldoende flexibel zijn in allerlei situaties. In de volgende artikelen over de ledenadministratie gaan we hier verder op in.

 

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van poldersoft.nl.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming