Als er niet betaald wordt
27 september 2012

Als er niet betaald wordt

Betalingen die niet op tijd binnen komen kunnen uw organisatie in grote problemen brengen. Hoe gaat u hier mee om? Zeker als het gaat om contributies van leden of bijdragen van donateurs is dit een gevoelige kwestie.

Betalingstermijn
Het binnenkrijgen van betalingen begint met een goede factuur. Bij het versturen van een factuur geeft u een betalingstermijn mee, het aantal dagen waarna het geld binnen moet zijn. Stuur de rekening ruim op tijd en houdt een redelijke termijn aan, het duurt meestal een aantal dagen voordat geld over is geboekt. Gebruikelijk is om de volgende zin in de factuur op te nemen: Gelieve dit bedrag voor [datum] te voldoen.

Acties in geval van niet betalen
Wacht een paar dagen nadat de betalingtermijn is verstreken om tot actie over te gaan, want het kan zijn dat de betaling nog onderweg is.

Stap 1
Stuur een betalingsherinnering met een uiterste betaaldatum. Noem dit geen eerste herinnering, want dan is er kans dat mensen denken 'er komt ook nog een tweede, daar wacht ik wel op'. Vermeld in de herinnering dat er kans is dat de betaling en de brief elkaar gekruist hebben. Is het geld al onderweg dan kan de herinnering als niet verzonden worden beschouwd. Het komt vaak genoeg voor dat het geld een dag nadat de herinnering verstuurd is nog binnenkomt.
Stap 2
Bel om te controleren of de herinnering in goede orde is ontvangen.
Stap 3
Komt er vervolgens nog geen geld, stuur dan een tweede herinnering uit met een uiterste betaaldatum.
Stap 4
Stuur een laatste herinnering, oftewel een sommatie-ingebrekestelling. Maak op een vriendelijke manier duidelijk dat u zich genoodzaakt ziet de vordering uit handen te geven als er binnen een week niet is betaald en wijs op de kostbare gevolgen hiervan.

Tip:
De meeste bedrijven hebben een betaalcyclus van ongeveer 60 dagen. Uw organisatie kan deze cyclus als voorbeeld nemen:
Dertig dagen na het versturen van de factuur volgt de herinnering.
Zo'n veertien dagen na de herinnering de aanmaning.
Twee weken daarna volgt dan ingebrekestelling. Dit moet u in vette letters boven de brief zetten en deze brief aangetekend versturen.

  • Korting
    Om op tijd betalen te stimuleren, kunt u bijvoorbeeld een korting geven van 2% op het totaalbedrag van de factuur. Als er binnen 14 dagen betaald wordt mag deze korting rechtstreeks worden afgetrokken van het factuurbedrag. Vermeld dit bedrag desnoods apart op de factuur.
  • Reageren
    Geef de mogelijkheid om te reageren. Iemand kan simpelweg vergeten zijn te betalen, maar er kunnen ook persoonlijke problemen spelen. Geef in de betalingsherinnering aan dat er contact kan worden opgenomen en vraag naar de reden van niet-betalen in het telefoontje uit stap 2.
  • Betalingsregeling
    Spreek een betalingsregeling af om het bedrag in termijnen te betalen. Vaak is het geen onwil om te betalen, maar onmacht. Als het bedrag over een bepaalde periode in delen betaald kan worden is dit voor de meesten makkelijker te realiseren. En voor uw organisatie is de kans groter dat u het geld uiteindelijk krijgt.
  • Direct aanspreken
    Gaat het om contributie van leden (of ouders) dan kunt u ze ook aanspreken wanneer u ze op de vereniging ziet. Zet ze niet teveel voor het blok, maar geef aan dat u ze graag als lid wilt behouden. Biedt de mogelijkheid om direct te betalen, bijvoorbeeld contant of per betaalautomaat. De drempel om te betalen wordt dan een stuk lager.
Laatste stap: het incassobureau
Veel organisaties zijn wat huiverig om een incassobureau in te schakelen. Ze zijn bijvoorbeeld bang om de relatie met leden of donateurs te beschadigen, of de kosten schrikken af. Toch is het tijdig inschakelen van een incassobureau soms een noodzakelijke aanpak om niet-betalers aan te pakken. Een gerenommeerd incassobureau brengt op de eerste plaats een schrikeffect teweeg. Op de tweede plaats wordt een incassobureau ook als intermediair gezien. Tijdens het incassoproces komt de andere kant van het verhaal naar boven.

Let op!
Het betalen van contributie moet in de statuten worden opgenomen. Is dit niet het geval, dan kunt u de leden ook geen verplichting tot het betalen ervan opleggen. Het niet betalen van contributie kan dan ook niet leiden tot de beëindiging van het lidmaatschap.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming