Een professioneel congres organiseren
27 september 2012

Een professioneel congres organiseren

Uw organisatie wil een congres of andere grote bijeenkomst opzetten om kennis met uw leden of belanghebbenden te delen of ideeën uit te wisselen over zaken die u bezighouden. Waar moet u op letten? Deze checklist van Congresbureau CommGres biedt u de basisbeginselen voor congresorganisatie.

1. Binnen het budget blijven
Herkenbaar: succesvol congres, enthousiaste deelnemers, alleen buikpijn als de facturen binnenkomen? Het komt vaak voor: een congres dat over het budget gaat. Onder tijdsdruk worden beslissingen genomen die vaak niet de goedkoopste zijn. Toch is het te voorkomen.

Enkele handvaten:
Maak een verdeling in vaste en variabele kosten en bereken uw break even punt, waarop u uit de kosten komt. Zo weet u hoeveel betalende deelnemers u nodig heeft. Is het een gratis bijeenkomst, dan is het toch goed om te weten wat uw vaste kosten zijn en welke variabele kosten het totaalbudget opschroeven.

2. Congresdatum vaststellen
Bepalende factoren voor een congresdatum zijn:

  • Locatie: wat is de beschikbaarheid?
  • Vakantie en feestdagen
  • Concullega congressen rond uw datum
  • Grote landelijke evenementen
  • Dag- en tijdstipkeuze

3. Congres marketing
Een vol congres is hard werken. Dit vraagt het actief bewerken van doelgroep, doorlopend tot en met het congres.
 
De pijlers van het succes zijn:
1. Aansprekende inhoud, sprekers
2. Duidelijk omschreven doelgroep
3. Ruim adressenbestand van potentiële deelnemers
4. Tijdige aankondiging van het congres
5. Meerdere communicatie middelen inzetten
6. Mediapartners die actief zijn in de promotie van het congres
7. Daadkrachtige PR zodat alle relevante agenda's van vakbladen en 
    websites het congres noemen
8. Sprekers, sponsors, deelnemers inzetten als ambassadeurs
9. Noodscenario's bij te weinig deelnemers

4. Uitnodiging
De uitnodiging is de eerste kennismaking voor de doelgroep met uw congres. Deze eerste indruk is goud waard! Het spreekt als het goed is de taal van de ontvanger; zet aan tot lezen en uiteindelijk inschrijven!
Hier spelen verschillende zaken een rol: de opbouw van de tekst, het ontwerp en de praktische informatie. Zorg dat dit laatste makkelijk terug te vinden is, dat voorkomt ergernis.

5. Kengetallen catering en locatie
Het aantal deelnemers is bepalend voor de omvang van uw congreszaal en de daarnaast gelegen pauze ruimtes. Hiervoor zijn vuistregels die enig houvast geven. Bijvoorbeeld:
In een theateropstelling telt u 0,75m2 per persoon. Deel dus de zaaloppervlakte door 0,75 en u weet hoeveel deelnemers u kwijt kunt in deze zaal. In dit kengetal is de ruimte voor looppaden inbegrepen.

No show Het aantal mensen dat alsnog niet komt opdagen, varieert. Globaal kunt u aanhouden:
Gratis bijeenkomsten: 10 – 20% no show
Betaalde bijeenkomsten: 5 – 10% no show

6. Opzetten van een presentatie of workshop
Bij het benaderen van uw sprekers heeft u overleg over de inhoud van de presentatie. Cruciaal daarbij is dat de spreker een grondige briefing krijgt. Zodat u zeker weet dat wat u bedoelt, ook daadwerkelijk op de dag zelf gepresenteerd wordt. Spreek af dat u de presentatie van tevoren ontvangt en u samen de punten op de i zet. Een kapstok daarbij kan het '6 stappenplan' zijn uit de checklist.

7. Inhoud congres
Content = King, is een veelgehoorde kreet. De inhoud van uw dag is cruciaal. Het programma kan pragmatisch worden opgebouwd langs onderstaande stappen.

  • Beslis of voor uw thema en inhoud, een congres de beste vorm is. Kies geen congres als u echt de diepte in wilt gaan. Dan is een workshop geschikt. Wel kunt u een congres toepassen als het meer op de grote lijnen kan blijven. Een mengvorm is ook  mogelijk: een congres met workshops.
  • Stel uw doelgroep nauwkeurig vast zodat u met de uitnodiging niet met hagel schiet.
  • Bepaal een hoofdthema met een zekere urgentie.
  • Deelnemers research: vraag een vijftiental potentiële deelnemers wat zij van het concept programma vinden en gebruik deze input voor het aanscherpen van het programma.
  • De tijd van congressen die een plenair programma aanbieden van 10 uur tot 5, is over. Interactie, een maatwerkprogramma en acts zijn tegenwoordig gangbaar. De deelnemers raken in het hoofd (ratio) en in het hart (emotie) geeft de optimale mix.
1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming