Kascontrole, hoe doe je dat? Deel 2: Controle van de opbrengsten
5 december 2013

Kascontrole, hoe doe je dat? Deel 2: Controle van de opbrengsten

De taak van de kascommissie is om de jaarrekening te controleren. Maar hoe doet u dat, zo'n controle? Deel 2 gaat in op de controle van de opbrengsten. Kascommissies hebben vaak veel aandacht voor controle van de kosten, maar letten minder op de opbrengsten.

Controle van de opbrengsten
Kascommissies hebben vaak veel aandacht voor controle van de kosten, terwijl de controle van de opbrengsten (de baten) zelfs regelmatig vergeten wordt. Toch is de controle van opbrengsten zeker even belangrijk als de controle van de kosten! Al was het alleen maar omdat het totaalbedrag van de opbrengsten meestal ongeveer gelijk is aan het bedrag van de kosten.

TIP: Controleer óók van de opbrengsten elke categorie (elke opbrengstensoort). Dus zowel de contributies als bijvoorbeeld de sponsorgelden, reclame-inkomsten en donaties.

Te lage opbrengst?
De kans dat er een te hoog bedrag aan opbrengsten in de jaarrekening staat, is bij verenigingen en stichtingen minimaal. De belangrijkste vraag is of het bedrag dat in de jaarrekening staat, niet te laag is.
Als kascommissie moet u zich dus op de eerste plaats richten op wat accountants noemen ‘de volledigheid van de opbrengsten'. Met andere woorden, u moet de vraag beantwoorden of het bedrag aan opbrengsten niet gróter zou moeten zijn dan wat in de jaarrekening staat.

Daarvoor moet u niet uitgaan van de boekhouding van uw vereniging of stichting, maar van de werkelijkheid. Als uit de boekhouding blijkt dat 92 leden de jaarlijkse contributie van € 100 voldaan hebben, bent u er niet met alleen de vaststelling dat in de jaarrekening een bedrag van € 9.200 contributie is verantwoord. Interessant is hoeveel leden er zijn - dat gegeven haalt u uit de ledenadministratie. Als er 100 leden zijn, zal in de jaarrekening dus een bedrag van € 10.000 moet staan.

TIP: Baseer u niet op de boekhouding, maar op andere informatie (bijvoorbeeld een ledenlijst of sponsorcontracten).

Praktijkvoorbeelden
Ik geef u een aantal voorbeelden uit de praktijk waarbij bleek dat opbrengsten in een jaarrekening niet ‘volledig verantwoord' waren:

  • de penningmeester had niet de meest recente ledenlijst en inde daarom van nieuwe leden langere tijd geen contributie;
  • een bestuur had –zonder toestemming van de ALV- besloten dat bestuursleden geen contributie hoefden te betalen;
  • een kantinevrijwilliger stak verkoopopbrengsten in eigen zak of - bij een andere vereniging - de penningmeester;
  • een vrijwilliger stak verhuuropbrengsten in eigen zak;
  • een bestuur verzuimde om schades te claimen bij de verzekering, ‘omdat dit teveel werk was';
  • niet alle adverteerders in het clubblad betaalden na ontvangst van de factuur voor hun advertenties en de penningmeester verzuimde herinneringen en aanmaningen te sturen;
  • ontvangen subsidie werd door de penningmeester niet geboekt, maar in eigen zak gestoken.

Een ander praktijkvoorbeeld is dat van voetbalvereniging Veendam. Daar ontdekte de nieuwe voorzitter dat voor het overgrote deel van de reclameborden in het voetbalstadion al jarenlang niet betaald was. De schade bedroeg maar liefst € 245.000. Bij de jaarlijkse controle van de financiën was dit blijkbaar ook nooit opgevallen, zoals te zien in deze video (vanaf 42 seconden).

Tips

  • De voorzitter geeft in het filmpje een advies dat elke kascommissie ook ter harte zou moeten nemen bij de jaarlijkse controle van opbrengsten: "Ga op de middenstip zitten met een stoel, een blocnote en een pen. Kijk het hele stadion rond en schrijf maar op hoeveel reclameborden er hangen".
  • En de opbrengst die in de jaarrekening behoort te staan is het aantal reclameborden maal de - contractueel overeengekomen - prijs per bord. U gaat als kascommissie dus niet van de gegevens in de boekhouding uit, maar van de werkelijkheid.
  • Voor andere opbrengstcategorieën zoals de advertenties in het clubblad hoeft u niet op de middenstip te gaan zitten en kunt u bijvoorbeeld lekker thuis in uw luie stoel het clubblad doorbladeren. Maar het principe blijft hetzelfde!

Deel 1: Factuurcontrole of kostencontrole? >>

Dit is het tweede deel van de serie "Kascontrole, hoe doe je dat". Met in elk artikel nuttige tips die elke kascommissie ter harte kan nemen. Het motto is: Vertrouwen is goed, de controle moet óók goed zijn. Een kascommissie die een goede en complete controle wil uitvoeren, kan nog veel meer informatie vinden in De Kascommissiegids, zie www.kascommissiegids.nl.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming