Geld innen of ontvangen? Maak het makkelijk!
27 september 2012

Geld innen of ontvangen? Maak het makkelijk!

Het innen van contributies, cursusgeld en andere ledenbijdragen is niet zelden een bron van zorg voor bestuurders van verenigingen en stichtingen. En ook beloofde donaties worden niet altijd ontvangen. Gelukkig kunt u maatregelen treffen om deze inkomsten tijdig en soepel in de kas te laten glijden.
Contributies en donaties zijn voor verenigingen en stichtingen cruciale inkomsten om te kunnen functioneren en doelstellingen te verwezenlijken. Als bestuur is het uw taak de inning of ontvangst van deze gelden goed te regelen. Wanneer en hoe wilt u innen of ontvangen? En is goed betaalgedrag te stimuleren?
Wie mogen innen en ontvangen?
Als het gaat om het innen of ontvangen van gelden richt de blik zich meestal op de penningmeester. Toch hoeft deze persoon lang niet altijd verantwoordelijk te zijn voor deze taak.
De oplossing kan zowel binnen als buiten de organisatie liggen:
  • Leden/donateursadministratie
    Is er iemand in het bestuur belast met de leden- of donateursadministratie? Dan is het zinvol deze bestuurder verantwoordelijk te maken voor het innen van de contributies of de ontvangst van donaties of (soms anonieme) giften.
  • Speciale commissie
    Heeft u een commissie in het leven geroepen die een open dag organiseert en werkt deze commissie met een begroting? Laat de commissie dan verantwoordelijkheid dragen voor het verwerken van de opbrengsten.
  • Administratiekantoor
    Heeft het bestuur geen ervaring met het innen/ontvangen van gelden? Dan is er de mogelijkheid om dit uit te besteden, bijvoorbeeld aan een administratiekantoor. Uiteraard zijn hier kosten aan verbonden.
Tijdstip van innen
Het meest gebruikelijke moment om contributies en andere vaste inkomsten te innen is aan het begin van de maand, ook al omdat degenen die moeten betalen dan vaak voldoende geld op hun rekening hebben.
Ook de frequentie van het innen speelt een rol. U kunt dit in één keer doen, of in termijnen spreiden:
  • per maand
  • per kwartaal
  • per halfjaar 
  • per jaar/seizoen
Houd rekening met transactiekosten Bij gespreide betaling zijn de termijnbedragen lager en is de kans op directe betaling groter. Bedenk wel dat de bank voor iedere overboeking kosten berekent: u bent dus duurder uit dan bij inning ineens. Bij sommige banken is een aantal transacties in het pakket inbegrepen.
 
Betaalwijzen
U kunt eenmalige en periodieke betalingen of giften op verschillende manieren op de rekening bijgeschreven krijgen. Als vuistregel geldt: hoe makkelijker u het uw leden, donateurs of debiteuren maakt, hoe eerder ze zullen betalen. 

Factuur/Nota/Rekening
Een factuur is eigenlijk een verzoek tot overmaking via (internet)bank of contante betaling van een verschuldigd bedrag. Deze manier van innen is relatief goedkoop bij een gering aantal betalingen, maar vraagt een goede betalingsmoraal en moet goed worden nagekeken. Wel zijn veel mensen tegenwoordig gewend om via internet geld over te maken, wat het een stuk makkelijker maakt en zorgt dat er sneller betaald wordt. Ook is het mogelijk de factuur via internet te sturen, het zogeheten elektronisch factureren »
Factuur met acceptgiro
Een snelle en betrouwbare manier van geld overmaken. De professionele uitstraling draagt vaak bij aan sneller betalen. U maakt het de betalers makkelijk, ze hoeven alleen hun handtekening te zetten en op te sturen en kunnen met vermelding van het nummer op de acceptgiro ook via internet overmaken. De betalingen zijn administratief handig te verwerken, een nadeel is dat u geen invloed heeft op het tijdstip van betalen.
Automatische incasso
Met deze betaalwijze kunt u op een afgesproken datum automatisch de verschuldigde bedragen bij uw leden of debiteuren incasseren. Deze methode is niet alleen voordeliger, u hebt ook meer zekerheid dat de gelden binnenkomen. Ook donateurs kunnen hun periodieke giften via een machtiging doen, waardoor u ze bovendien voor langere tijd aan zich bindt. Bij onvoldoende saldo wordt het bijgeschreven bedrag weer teruggeboekt (gestorneerd). U kunt dan een betalingsherinnering sturen en daarin aankondigen de incasso circa 10 dagen later te herhalen. Als de betaling dan nog niet lukt, moet u andere maatregelen treffen. Meer over automatische incasso »
Tip
Voeg bij het inschrijfformulier van de vereniging een incassomachtiging bij. Met het aanbieden van een korting maakt u het nóg aantrekkelijker.


Contant/Betaalautomaat

  • Contant: Bekende betaalwijze voor het afrekenen van consumpties in de kantine of de aankoop van goederen in uw clubwinkel. De contanten stort u op de rekening van uw organisatie.
  • Betaalautomaat: Veilig pingemak via internet: het geld staat snel op uw rekening en u hoeft geen kas op te maken. Een veilige keuze, u hebt immers minder contant geld in huis.

Betalen via uw website
Een snelle en makkelijke manier om betalingen te ontvangen, is als er direct via uw website betaald kan worden. Bijvoorbeeld via iDeal, creditcard of eenmalige machting, lees meer over online betalingen ontvangen »

Betaalgedrag stimuleren
Korting of extra voordeel werkt altijd goed. Grootgrutters, energiebedrijven, zorgverzekeraars en telecombedrijven varen er wel bij. Ook voor uw vereniging zijn er mogelijkheden om het betaalgedrag met korting te stimuleren. Voor stichtingen is dit moeilijker, omdat donaties een vrijwillige bijdrage zijn. Het is wat vreemd om donateurs een korting te geven op een bedrag dat zij aan uw stichting willen bijdragen. Wel kunnen de kortingen voor stichtingen gebruikt worden voor het betalen van een dienst die u heeft verleend of bijvoorbeeld een informatief boek dat uw organisatie heeft uitgegeven.
  • Betalingskorting
Contributies en dergelijke zijn doorgaans bij vooruitbetaling verschuldigd. U kunt de betalingen positief beïnvloeden door prompte betalers korting te geven. Bijvoorbeeld 6% bij betaling ineens en 4% bij betaling in twee termijnen. U beschikt eerder over uw geld, het lid houdt er een goed gevoel aan over.
  • Korting bij machtiging
Om een eenmalige of doorlopende machtiging voor automatische incasso te stimuleren, kunt u een betalingskorting (bijvoorbeeld 5%) geven bij betaling ineens. Uiteraard is ook betaling in termijnen mogelijk. Een doorlopende machtiging is geldig totdat het lid de machtiging intrekt.
  • Gezinskorting
Als er meerdere leden van één gezin bij uw vereniging staan ingeschreven, is een gezinskorting van bijvoorbeeld 5% een uitstekende stimulans voor correcte betaling van de contributiebedragen.
  • Actiecoupon bij betaling ineens
Veel clubs en verenigingen verstrekken bij betaling ineens een actiecoupon voor korting, bijvoorbeeld op aankopen bij een sportzaak die tevens sponsor van de vereniging is. De praktijk wijst uit dat leden dit weten te waarderen. Donateurs kunt u bijvoorbeeld eens per jaar met een leuke attentie belonen.
1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming