Een archief inrichten
27 september 2012

Een archief inrichten

Een archief ontstaat, of u nu wilt of niet. De oprichtingsakte ligt in een kast, uw ANBI-erkenning ligt ook nog ergens. Documenten die u hebt ontvangen of verstuurd, e-mails in een map in Outlook. Samen met andere zaken vormen ze het archief van uw vereniging of stichting. Hoe houdt u het overzichtelijk?

Redenen om een gestructureerd archief op te zetten zijn:

  • Volledigheid
    Bewaar alles wat belangrijk is. Dat wil niet zeggen dat u álles moet bewaren. Begin door met uw medebestuursleden een lijst op te stellen van alle zaken die u wilt bewaren. Vermeld daarachter het ‘waarom'. Anders loopt u alsnog in de valkuil alles te willen bewaren.
  • Overzicht en structuur
    Hebt u de lijst met te bewaren stukken compleet, orden deze dan. Alle financiële documenten bij elkaar, alle officiële stukken, alle foto's, alle verslagen. Organiseer uw ordners of mappen in Windows Verkenner op deze manier. Eén tabblad of submap voor elke groep.
  • Voldoen aan bewaarplicht of als bewijs
    De Belastingdienst, maar ook andere instanties, stellen eisen aan het bewaren van bepaalde documenten. Sommige paperassen moet u jarenlang bewaren. Veel stichtingen kiezen er daarom voor het archief te splitsen in een statisch deel (met alle oude stukken) en een dynamisch deel (met de stukken van het lopende jaar en van lopende acties en projecten). Meer over de bewaarplicht »
  • Toegankelijkheid
    Het archief in uw kast of op uw computer is prima toegankelijk. Voor u. Andere bestuursleden denken daar waarschijnlijk heel anders over. Zij zullen blij zijn als het dynamische deel van het archief ook in elektronische vorm op de website te raadplegen is. 
  • Verlichting van werkdruk
    Als u stukken snel en gemakkelijk kunt vinden, kost het besturen van uw stichting minder tijd.
  • Inzicht bieden in de historie van de stichting.
  • Verstrekken van informatie aan belangstellenden, bijvoorbeeld aan donateurs.

Deze laatste twee punten geven al aan dat u er niet bent met het in mappen stoppen van papier. Het is daarom verstandig een van de bestuursleden of vrijwilligers verantwoordelijk te maken voor het archief. De eerste taak van deze persoon is duidelijk te maken welke stukken op welke plek worden opgeborgen. Dit is niet alleen handig als het archief gevuld gaat worden. Ook wanneer stukken opgezocht moeten worden, bewijst zo'n lijst goede diensten.

Inzicht in archief
Noteer meteen wie inzicht in welk deel van het archief mag hebben. Ook dit kunt u in diezelfde lijst vastleggen. Mogen alleen bestuursleden notulen van bestuursvergaderingen zien, of iedereen? Breid de lijst naar behoefte uit. Noteer bijvoorbeeld bewaartermijnen. Leg vast welke instanties de stukken kunnen opvragen. Maak duidelijk of het origineel in bruikleen meegegeven mag worden, of uitsluitend een kopie. En binnen welke termijn moet het origineel weer teruggegeven worden?

Startende stichtingen zijn in het voordeel. Zij kunnen, zonder veel extra inspanning, van meet af aan alle stukken in een digitaal archief onderbrengen. Een dergelijk archief is goed (selectief) toegankelijk, en er kan snel een goede kopie (backup) van worden gemaakt. Als u die op een andere locatie bewaart, is uw archief meteen afdoende beschermd tegen brand, wateroverlast en andere calamiteiten.

Digitaliseren
Stichtingen met een rijke historie willen hun archief meestal graag digitaliseren, maar zien op tegen de hoeveelheid werk. Er zijn twee manieren om die hoeveelheid terug te brengen. De eerste mogelijkheid: archiveer alle binnenkomende stukken meteen digitaal, en digitaliseer ieder jaar het jongste nog niet gedigitaliseerde jaar, eerst vorig jaar, daarna later twee jaar terug, daarna drie jaar terug, enzovoort. De tweede mogelijkheid: digitaliseer dit jaar de belangrijkste documenten (bijvoorbeeld alle jaarrekeningen en jaarverslagen). Volgend jaar digitaliseert u alle iets minder belangrijke documenten. Het jaar daarna de nog minder belangrijke documenten.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming