De vrijwilligersregeling
1 oktober 2012

De vrijwilligersregeling

Werkt uw organisatie met vrijwilligers, dan vallen zij mogelijk onder de vrijwilligersregeling. U mag ze dan onbelast een vergoeding geven. Aan welke voorwaarden is deze regeling gebonden?
De vrijwilligersregeling houdt kortweg in dat u een belastingvrij bedrag aan een vrijwilliger mag uitkeren, oftwel een vrijwilligersvergoeding. U bent vrij om dit bedrag in te vullen, mits:
  • Het niet meer dan 1500 euro per jaar is
  • en niet meer dan 150 euro per maand

Boven de 23 jaar mag de vrijwilliger een maximaal uurloon van 4,50 euro krijgen, onder de 23 maximaal 2,50 euro per uur. En dan ook met een maximum van 150 per maand en 1500 per jaar, voor het totaal van de vergoeding voor de werkzaamheden en de eventuele vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten. Daar vallen alle kosten onder die de vrijwilliger maakt tijdens het vrijwilligerswerk. Zoals kosten voor postzegels, speciale kleding en dergelijke, en reiskosten. Uw organisatie mag een kilometervergoeding geven die kostendekkend is voor de gebruikte auto. De kilometervergoeding mag dus meer bedragen dan de grens van 0,19 euro die voor werknemers in loondienst geldt. 

De vrijwilligersregeling:
  • Met name bedoeld voor een standaardvergoeding van kleine kosten die de vrijwilliger maakt bij het uitvoeren van zijn werkzaamheden.
  • Omdat over deze vergoeding geen belasting hoeft te worden betaald, wordt veel administratieve rompslomp voorkomen.
  • U mag dus een vast bedrag per maand aan een vrijwilliger uitkeren, zonder dat u bewijzen van de precieze kosten aan de Belastingdienst hoeft te overleggen.
  • Daarnaast bestaat geen onzekerheid meer over of al dan niet loonheffing en premies moet worden ingehouden. Vergoedingen in het kader van de vrijwilligersregeling worden namelijk per definitie als een onbelaste vergoeding aangemerkt, ongeacht de werkelijke kosten.
Maar let op: de grenzen moeten wel letterlijk worden genomen. U mag niet voor een eenmalige bijdrage het totaalbedrag van € 1500 verstrekken, dit moet wel naar ratio van maanden onderbouwd worden. Heeft iemand twee maanden werkzaamheden verricht, dan kan deze maximaal € 300 ontvangen.
Gelet op deze voorwaarde blijft het wel noodzakelijk de betalingen goed te administreren. De naam en het adres van de vrijwilliger zijn hierbij van belang. Bij betalingen per kas is het zinvol uit bewijstechnische overwegingen de vrijwilliger voor ontvangst te laten tekenen.
Voorbeeld 1
Iemand die een jaar lang € 140 per maand ontvangt, komt boven de jaargrens van € 1500, zodat de vrijwilligersregeling ook niet van toepassing is.
 
Voorbeeld 2
Iemand ontvangt een reiskostenvergoeding van € 500 en daarnaast € 1200 per jaar voor vrijwilligerswerk, omdat hij maandelijks werkzaamheden verricht. De declaratie van de reiskosten moet meegeteld worden voor de grens van € 1500, zodat de grens wordt overschreden en dus geen beroep op de vrijwilligersregeling kan worden gedaan. Als de organisatie, in plaats van een reiskostenvergoeding, zelf voor het vervoer zorgdraagt of treinkaartjes verstrekt, telt dit doorgaans niet mee voor de grens van € 1500.
Overschrijding
Wanneer de grens van € 150 per maand of € 1500 per jaar wordt overschreden, behoeft dit niet altijd direct tot problemen met de Belastingdienst te leiden. Bijvoorbeeld als de totale vergoeding slechts beperkt blijft tot een kilometervergoeding van € 1800. Omdat de vrijwilliger alleen zijn werkelijke autokosten krijgt vergoed, is er in fiscale zin niets belastbaar. De vrijwilliger heeft dan ook niets te maken met de beroemde norm van € 0,19 per kilometer. Afhankelijk van het merk en type auto kunnen de werkelijke kosten oplopen tot € 0,68 per kilometer.
Het kan dus zo zijn dat als de grens wordt overschreden met werkelijk gemaakte kosten, er geen belasting zal worden geheven. Dit moet dan wel worden goedgekeurd door de Belastingdienst en aangetoond worden met bewijzen als bonnen en kwitanties, wat leidt tot meer administratie.
 
Wanneer een vrijwilliger meer ontvangt dan € 150 per maand of € 1500 per jaar zal er sprake kunnen zijn van fictieve of een echte dienstbetrekking. Is dit niet het geval, dan moet de vrijwilliger het gehele ontvangen bedrag tot zijn inkomen rekenen (als resultaat uit overige werkzaamheden) en is het belastbaar voor de loon- en inkomstenbelasting. Dus ook als het bedrag slechts met 1 euro wordt overschreden, is het gehele bedrag van 1501 euro belast. De kosten die hiertegenover staan (gemaakt tijdens uitvoeren vrijwilligerswerk) kunnen dan wel in aftrek gebracht worden.
 
Met dank aan: Drs. Gerard A.M.A. van Wijngaarden, als belastingadviseur verbonden aan Berk, accountants en belastingadviseurs. www.berk.nl
1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming