Werven van leden en donateurs: plan van aanpak
27 september 2012

Werven van leden en donateurs: plan van aanpak

Leden en donateurs werven is het best te vergelijken met marketing. Het is een vak apart. Handig is om hier een plan van aanpak voor op te stellen, zodat u precies weet welke stappen doorlopen moeten worden.
Voorbereiding en planning
In de voorbereiding komen de volgende zaken aan bod:
  • Samenstellen van een ledenwerfgroep die de volledige organisatie en uitvoering van de actie coördineert. Verdeel taken en regio's.
  • Bepalen van de ondersteuners/meehelpers aan de ledenwerfactie. 
  • Bepalen en doorspreken van het doel van de actie en de periode waarin de actie plaatsvindt.
  • Maken van een tijdschema waarin de activiteiten en de verantwoordelijke personen zijn opgenomen.
  • Informatie verzamelen van eerder door u gehouden ledenwerfacties: wat wilt u daaruit overnemen?
  • Advies inwinnen van andere organisaties of afdelingen die ervaring hebben opgedaan met succesvolle ledenwerfacties.
1. Materiaal verzamelen
Voordat u begint, is het zaak eerst materiaal te verzamelen over uw organisatie dat u gaat helpen een krachtige wervingsboodschap te formuleren. Het is belangrijk dat uw weet waar uw organisatie voor staat, wat u uit wilt dragen en wat uw doelen zijn.

2. Doelgroepen bepalen
Bij het werven van leden en donateurs is het bepalen van de doelgroep erg belangrijk. Wilt u zich richten op alle potentiele leden en donateurs of heeft uw vereniging bijvoorbeeld te weinig jonge leden en wilt u die aantrekken?

3. Budget vaststellen
Van groot belang in de wervingsactie(s) is om te weten hoeveel budget u beschikbaar heeft. Dit bepaalt welke middelen u in kunt zetten en welke niet. Begroot van tevoren wat u wilt en kunt uitgeven, en probeer binnen het budget te blijven met uw uitgaven. Afhankelijk van het budget weet u waar u aan kunt denken, met een klein budget is een grote advertentie in een dagblad niet aan de orde, maar bijvoorbeeld wel een advertentie op een gerichte website.

4. Aanbod en middelen
Hoe gaat u uw doelgroep bereiken en wat heeft u te bieden? Handig is om hiervoor een analyse te maken van uw aanbod en de middelen die u wilt gaan inzetten.

5. Testen
Voordat de grote bulk e-mail, brochures, flyers of folders de deur uitgaat, is het verstandig een test uit te voeren. Bijvoorbeeld onder een speciaal testteam van een selecte groep leden, om erachter te komen wat de kwetsbaarheden van uw actie zijn.
Zo kunt u bijvoorbeeld ontdekken dat u een telefoonnummer vergeten bent te vermelden, of de url van de website. Ook kunt u ontdekken dat de volgorde van de boodschap niet tot het juiste resultaat leidt. Bijvoorbeeld omdat uw doel ("Word nu lid!") te veel verstopt zit.

6. Evalueren
Aan het eindevan de ledenwerfcampagne is het tijd voor de evaluatie. Heeft de actie het aantal leden opgeleverd dat u wilde? Wat kan er volgende keer beter en wat ging er goed? Was het budget realistisch? De resultaten kunt u meenemen in uw volgende actie.
 
Denk bij de afronding van de ledenwerfactie aan het volgende:
  • Zorg dat u de namen en adressen van nieuwe leden zorgvuldig op een centrale plaats noteert en beheert.
  • Lang niet iedereen die is benaderd, wil meteen lid worden. Soms twijfelt men nog en wil men graag meer informatie. Zorg er voor dat u toezeggingen die u doet ook waarmaakt. Houdt verder een lijst bij met geïnteresseerden, wellicht kunt u ze later een keer uitnodigen voor een activiteit of meenemen in uw volgende actie.
  • Maak het resultaat bekend aan de leden van de ledenwerfgroep en alle helpers van deze actie. Dit kan degenen die niet zoveel actie hebben ondernomen, of weinig succes hadden, stimuleren om de volgende keer nog eens extra hun best te doen.
  • Op een goed resultaat mag u best trots zijn. Maak het resultaat daarom ook bekend aan uw leden en alle betrokkenen.

 

Tips:
Vergeet niet een goed contact te onderhouden met uw nieuwe leden:
  • Voor de onderlinge band dienen nieuwe leden zo snel mogelijk informatie te krijgen en een bevestiging van hun lidmaatschap. Zorg voor een leuk welkomstpakket. Overweeg om dit persoonlijk aan te bieden.
  • Als er meerdere nieuwe leden zijn binnengekomen is een speciale kennismakingsavond wellicht een goed idee. Persoonlijk contact is en blijft in iedere geval het sleutelwoord.
  • Maak de nieuwe leden zonodig wegwijs. Laat ze ook aangeven of ze actief of passief lid willen zijn. 
  • Zorg er vervolgens voor dat actieve leden ook echt benaderd worden voor activiteiten.
  • Tot slot: maak van nieuwe leden tevreden leden. Behoud van leden is misschien nog wel belangrijker dan het werven van nieuwe leden.


Met dank aan: Vincie van Gils van Vinca Communicatieadvies

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming