Samenwerking tussen bestuur en kascommissie
27 september 2012

Samenwerking tussen bestuur en kascommissie

Er wordt van u als bestuurder van een vereniging, stichting of VvE nogal wat verwacht op administratief en financieel gebied. Een goede samenwerking met uw kascommissie is voor elk bestuur van groot belang: de kascommissie geeft u als het ware een 'second opinion' over de correctheid en toereikendheid van het financieel verslag.

Een gedegen jaarlijkse controle is niet alleen nuttig om administratieve fouten of fouten met belastingen te voorkomen, maar ook om fraude en andere onregelmatigheden te voorkomen of in ieder geval zo snel mogelijk te signaleren!

Te veel vertrouwen
Vertrouwen lijkt in onze hedendaagse maatschappij het toverwoord te zijn. De bankencrisis is ontstaan door een gebrek aan vertrouwen. De beurscrisis en de hele economische crisis ook.
Toch zijn vele crisissen bij verenigingen en stichtingen ontstaan door een te groot vertrouwen. Veel organisaties vertrouwden erop dat de penningmeester de fiscale regelgeving goed genoeg kende en werden verrast door forse naheffingsaanslagen. Andere organisaties vertrouwden erop dat de penningmeester goudeerlijk was en werden verrast door fraude, soms voor onvoorstelbaar grote bedragen.

Moet dat nou, die controle?
Elk verstandig bestuur weet dat controle nodig is. Toch zijn slechts weinig besturen erg enthousiast als leden van een kascommissie kritische vragen stellen of diep in de administratie van de vereniging willen graven.
Natuurlijk is dat niet verstandig. De kascommissie is immers niet aangesteld omdat men de penningmeester of het hele bestuur niet vertrouwt. Een kascommissie controleert of het financieel verslag dat het bestuur jaarlijks opstelt, in orde is. Bijna alle verenigingen hebben een kascommissie en ook veel stichtingen hebben een kascommissie.
Als een deskundige kascommissie een gedegen controle van het financieel verslag heeft uitgevoerd, kan het bestuur gefundeerd vertrouwen dat dit verslag oké is. En dat betekent óók dat er op een later tijdstip geen fiscale of andere verrassingen zullen optreden.

Van belang voor elk bestuurslid
Elk individueel bestuurslid heeft veel belang bij een goed uitgevoerde jaarlijkse controle. Een nogal onbekende en daardoor weinig nageleefde bepaling in het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat elk individueel bestuurslid het financieel verslag persoonlijk moet ondertekenen. "Ontbreekt de ondertekening" dan moet "daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt" worden aan de ledenvergadering, zo staat in artikel 48 Boek 2 BW. Deze bepaling onderstreept nog eens dat de verantwoordelijkheid voor een goed financieel verslag niet alleen bij de penningmeester ligt, maar bij het hele bestuur.
Nu zal een goede penningmeester natuurlijk wel weten of het financieel verslag klopt, maar hoe kan een ander bestuurslid zich ervan overtuigen dat deze bestuursverantwoording in orde is?
Op de eerste plaats zal elk bestuurslid zelf kritisch naar de cijfers moeten kijken. En als het goed is, is het onderwerp "financiën" gedurende het hele jaar al regelmatig een onderwerp van bespreking tijdens bestuursvergaderingen geweest.
Maar om echt te kunnen vaststellen dat het financieel verslag in orde is, is ook een bestuurslid afhankelijk van het werk van de kascommissie. Deze commissie heeft immers toegang tot de volledige administratie van de vereniging en is daardoor veel beter in staat om een goede controle uit te voeren dan een individueel bestuurslid kan doen.

Conflicten
Een professioneel functionerende penningmeester zal in het algemeen geen enkel probleem hebben met een professioneel functionerende kascommissie. Lastiger wordt het als één van de partijen niet deskundig is. Via mijn "vraagbaak" op www.kascommissiegids.nl krijg ik veel vragen van vrijwilligers in een kascommissie die een conflict hebben met een bestuur.
Veelal zijn die vragen terug te voeren op het onvoldoende deskundig zijn van een van de partijen. Een kascommissie die niet vakkundig is, stelt bijvoorbeeld veel niet ter zake doende vragen en dat roept irritatie op bij de penningmeester. Of de kascommissie is wel deskundig en stelt de goede vragen, maar de penningmeester ziet het nut van een controle helemaal niet in (of heeft iets te verbergen) en dat leidt ook tot problemen natuurlijk. Overigens zou elke vrijwilliger in een kascommissie over een forse dosis communicatieve vaardigheden moeten beschikken, want slechts weinig mensen vinden het echt leuk om gecontroleerd te worden….

15 tips voor een effectieve samenwerking
Om problemen te voorkomen: 15 tips voor een effectieve samenwerking tussen bestuur en kascommisie »

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming