Evenementen organiseren
27 september 2012

Evenementen organiseren

Een toernooi, open dag, ledenbijeenkomst, een benefiet(concert); uw organisatie heeft waarschijnlijk regelmatig te maken met evenementen. Bij het organiseren van een evenement is er een aantal belangrijke punten waar u aan moet denken.
Een evenement kan verschillende doelen dienen. Enkele voorbeelden:
  • Het onder de aandacht brengen van uw organisatie of uw diensten.
  • Het informeren over een bepaald onderwerp.
  • Het motiveren, belonen en stimuleren van uw vrijwilligers, leden, donateurs en medewerkers.

Plan van aanpak
In een plan van aanpak kunt u de volgende onderwerpen opnemen:

  • Wat is het doel van het evenement? 
  • Doelgroepen (wie zijn de deelnemers, en hoe groot is het aantal?)
  • Bepaling van locatie, datum, duur en tijdstip
  • Bepaling gastsprekers en/of artiesten
  • Inrichting zaal, catering, apparatuur en andere hulpmiddelen
  • Uitnodiging, interne en externe communicatie, perscontacten
  • Budget
  • Verantwoordelijkheden
  • Activiteiten die verricht moeten worden voorafgaand aan het evenement
  • Het draaiboek voor de dag zelf
  • Evaluatie

Algemene voorbereiding

  • Heeft u nagedacht over een thema?
  • Is er budgetruimte voor dit evenement? En tot hoever reikt dit budget?
  • Bepaal de dag en het tijdstip van de bijeenkomst.
  • Bepaal de locatie.
  • Neem de tijd. Een goede voorbereiding neemt al gauw drie maanden in beslag.
  • Benoem een organisatiecommissie met aan het hoofd daarvan een ‘voorzitter'. Beleg met regelmaat een vergadering. De organisatiecommissie stelt tevens het programma samen.
  • De organisatiecommissie stelt een activiteiten-overzicht op met daarin:
    Welke activiteit?
    Door wie uit te voeren?
    Wanneer gereed?
  • Is er een vergunning nodig? Of een ontheffing omdat u alcohol wilt schenken? Informeer tijdig bij uw gemeente.
  • U kunt een speciale ‘evenementenverzekering' afsluiten voor bijvoorbeeld schade aan de te gebruiken apparatuur en de locatie. Informeer ernaar bij uw verzekeringsmaatschappij. Ook wanneer activiteiten onverhoopt niet door kunnen gaan, of afgelast moeten worden kan een verzekering eventueel uitkomst bieden.

Naar aanleiding van de dramatische gebeurtenissen op Koninginnedag 2009 kwamen er bij de Oranjebond veel vragen binnen over het aflassen van activiteiten. Wie is er aansprakelijk voor de kosten en wat zijn de gevolgen? Lees het artikel van de Oranjebond over aansprakelijkheid bij het aflassen van een evenement »

Heeft het evenement een grote omvang, denk dan aan:

  • het inschakelen van een EHBO-er?
  • informeren van lokale politie en brandweer?

Vaststellen van de datum
Houd rekening met de volgende punten:

  • Beschikbaarheid van de locatie.
  • Bekende feest- en vrije dagen.
  • Plaats- en streekgebonden activiteiten, beurzen, carnaval, braderie, kermis, wielerrondes, jaarmarkten en dergelijke.
  • Is er die avond een belangrijke t.v.-uitzending, zoals voetbal, Tour de France?
  • Houdt u buitenactiviteiten? Zorg dan dat u daarvoor het juiste seizoen uitkiest.

Aandachtspunten voor de locatie
Bij het bepalen van een keuze voor een locatie is het goed rekening te gehouden met de volgende punten:

  • Heeft uw organisatie een geschikte locatie om het evenement te houden, bijvoorbeeld de sportkantine?
  • Is de locatie geschikt voor het aantal gasten dat u wilt uitnodigen?
  • Is de locatie representatief?
  • Is de locatie bekend in de omgeving? Heeft u er ooit eerder een evenement georganiseerd waarmee u ervaring heeft opgedaan?
  • Is de locatie goed bereikbaar? Ook voor mindervaliden en met openbaar vervoer?
  • Is er een garderobe aanwezig (het is netjes als u een betaalde garderobe voor uw rekening neem)?
  • Heeft de locatie de mogelijkheid om de catering te verzorgen of moet u daarvoor een bedrijf inhuren of doet u het zelf?
  • Zijn er voldoende ventilatiemogelijkheden?
  • Is het een locatie die er representatief uitziet? Ga bijvoorbeeld ook na of er tijdens uw evenement geen storende activiteiten plaatsvinden zoals een verbouwing of een andere bijeenkomst met geluidsoverlast.
  • Is de locatie flexibel voor wat betreft de opstelling van meubilair?
  • Zijn er al routebeschrijvingen van de locatie aanwezig die u de gasten kunt toezenden?
  • Zorg voor een aankleding van de zaal met bloemen en planten.
  • Zorg dat uw organisatie herkenbaar is in de ruimte. Bijvoorbeeld door spandoeken en dergelijke. U kunt ook informatiemateriaal neerleggen van uw organisatie.
  • Zorg voor een goede bewegwijzering in het gebouw.
  • Ga na of er voldoende toiletten zijn voor het aantal bezoekers.
  • Als er pc's nodig zijn tijdens het evenement, ga na of deze aanwezig zijn, of neem laptops mee.

Uitnodigingen

  • Bepaal de exacte doelgroep.
  • De uitnodiging moet minimaal drie weken voor de bijeenkomst worden verstuurd. Dit betekent dat u dit al ruim van te voren moet voorbereiden.
  • Bevestig de ontvangst aan de personen die zich hebben aangemeld.

Opbrengsten
Het organiseren van een evenement kan veel kosten met zich meebrengen. Hieronder vindt u een overzicht van manieren waarop u opbrengsten binnen kunt krijgen:

  • Inschrijfgeld van deelnemers.
  • Verkopen van lootjes voorafgaande of tijdens het evenement.
  • Bijdragen van sponsors (in geld of natura).
  • Reclame inkomsten (hierbij kunt u denken aan advertenties in het programmaboekje, billboards en spandoeken op de locatie).
  • Subsidies.
1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming