Samenstelling van de kascommissie
1 oktober 2012

Samenstelling van de kascommissie

Waar moet u op letten bij het kiezen van de kascommissie? Hoe benoemt u de leden en hoe worden de taken verdeeld? Lees er meer over in dit artikel.

 

Aantal commissieleden
Het wettelijk voorgeschreven minimumaantal kascommissieleden is twee. De statuten zullen soms een groter aantal voorschrijven. Het benodigde aantal leden is natuurlijk sterk afhankelijk van de grootte van de vereniging of stichting. Ook de ervaring van de commissieleden speelt een rol: zit er een ‘oude rot' in de commissie, dan zal minder tijd en mankracht nodig zijn dan wanneer de commissie uit louter onervaren personen bestaat.
Degenen die het beste het aantal benodigde commissieleden kunnen bepalen, zijn de leden van de kascommissie zelf. Indien een commissie bij de controle tot de conclusie zou komen dat het aantal commissieleden te klein is, moet de commissie dit in de eerstvolgende algemene vergadering signaleren. Deze vergadering kan dan besluiten het aantal commissieleden in de toekomst uit te breiden. Meestal heeft de algemene vergadering deze bevoegdheid zonder meer doordat de statuten een minimumaantal commissieleden voorschrijven. Indien de statuten een vast aantal voorschrijven, zal de vergadering de statuten moeten wijzigen. In de praktijk is het verstandig om de kascommissie uit tenminste drie leden te laten bestaan. Dit geeft voordelen op het gebied van deskundigheid en continuïteit.

Benoeming en samenstelling
De wet schrijft voor, dat de kascommissie jaarlijks door de algemene vergadering wordt benoemd (artikel 48 lid 2). In sommige statuten komen we bepalingen tegen als de volgende: ‘De leden van de commissie van controle worden gekozen voor de duur van twee jaar en treden volgens een op te maken rooster af. Zij zijn aansluitend slechts eenmaal herkiesbaar.' Strikt genomen is de bepaling dat de commissieleden voor de duur van twee jaar worden gekozen, in strijd met de wet, welke immers een jaarlijkse benoeming eist.
Andere statuten bevatten andere regels of bepalen helemaal niets over de duur van het lidmaatschap van de kascommissie. In verband met de continuïteit is het wenselijk dat tenminste één der leden van de ‘oude' commissie ook in de ‘nieuwe' commissie zitting heeft. Zo kan onder meer worden nagegaan of het bestuur c.q. de penningmeester de adviezen van de commissie ter harte neemt. Bovendien kan het ‘blijvende' lid het andere lid/ de andere leden wegwijs maken in de administratie van de vereniging of stichting. Wanneer iemand met veel kennis en ervaring bereid is, een aantal jaren achter elkaar plaats te nemen in de kascommissie, hoeft hiertegen geen bezwaar te bestaan.

Plaatsvervangende leden
Het is verstandig om, zeker wanneer het aantal commissieleden niet al te groot is, één of meer plaatsvervangende leden aan te wijzen. Zo kan worden voorkomen dat het werk van de kascommissie door ziekte of iets dergelijks niet tijdig kan worden uitgevoerd.

Ontslag van commissieleden
De kascommissie wordt jaarlijks benoemd. Ontslag van de commissie of van een commissielid door het bestuur is niet mogelijk, omdat de commissie is benoemd door de algemene vergadering, een orgaan dat hoger is dan het bestuur. De wetgever heeft beoogd dat er altijd een kascommissie in functie is. Leden van de commissie worden van hun taak ontheven doordat de algemene vergadering andere leden benoemt.

Aansprakelijkheid van de commissie
De wet kent geen specifieke sancties voor schade die eventueel is ontstaan doordat de kascommissie haar controlerende taak niet goed heeft uitgevoerd. Er is wel de algemene norm dat een ieder zich 'redelijk en billijk' moet gedragen. Als een commissie haar controletaak zodanig verwaarloost dat dit als onredelijk of onbillijk kan worden aangemerkt, zou de vereniging of een derde de commissie met succes aansprakelijk kunnen stellen. In de praktijk is nog nooit een kascommissie aansprakelijk gesteld. De kans dat dit ooit gebeurt, lijkt erg klein.

Bijstand door een deskundige
Voorheen was in de wet expliciet opgenomen dat de kascommissie zich door een deskundige kon laten bijstaan, wanneer voor het onderzoek van het financieel verslag bijzondere boekhoudkundige kennis was vereist. Deze expliciete bepaling staat nu niet meer in de wet. Het staat de commissie echter nog steeds vrij om bijstand aan een deskundige te vragen. Wel is het aan te bevelen om dit alleen in overleg met het bestuur te doen, omdat de te raadplegen deskundige veelal kennis zal moeten nemen van informatie die door het bestuur vertrouwelijk aan de commissie ter beschikking is gesteld. Indien professionele bijstand wordt gevraagd, zal een rekening daarvoor bovendien door de vereniging betaald moeten worden.
Het is ook denkbaar dat gratis professionele bijstand wordt verkregen. Bijvoorbeeld door een kennis van een der commissieleden die deskundig is op het gebied van loonadministratie en de commissie ondersteuning geeft op dat gebied.
Ook het bestuur is gebaat is bij een gedegen controle van de jaarrekening.
Als de commissie zelf onvoldoende deskundig is om de controle zonder ondersteuning goed uit te voeren, zal het bestuur daarom nauwelijks bezwaren tegen het inschakelen van een deskundige kunnen hebben.
Als het bestuur geen geld beschikbaar wil stellen voor of andere bezwaren heeft tegen het inroepen van de bijstand van een deskundige terwijl de commissie dit wel noodzakelijk vindt, rest de kascommissie niets anders dan aan de algemene vergadering te melden dat zij geen eindoordeel kan geven over de financiële verantwoording zonder dat een deskundige is geraadpleegd. De algemene vergadering kan dan het bestuur opdragen om alsnog een bedrag beschikbaar te stellen voor het inhuren van een deskundige ter ondersteuning van de commissie.

Taakverdeling binnen de commissie
Meestal is het aantal commissieleden zodanig klein, dat een echte taakverdeling niet noodzakelijk is. Hoogstens is het dan gewenst om af te spreken wie tijdens de ledenvergadering, voorzover noodzakelijk, namens de commissie het woord zal voeren. Wanneer de commissie bestaat uit een groter aantal leden en de uit te voeren controle omvangrijk is, is het efficiënt om een coördinator aan te wijzen. Ieder lid kan dan een deel van de controle voor zijn of haar rekening nemen.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming