Zo ziet een goede factuur eruit
27 september 2012

Zo ziet een goede factuur eruit

Om ervoor te zorgen dat uw facturen op tijd worden betaald, houdt u bij het opstellen en vormgeven ervan rekening met een aantal formele vereisten. In dit artikel leest u alles over een goede factuur.

Om er zeker van te zijn dat uw factuur betaald wordt, moet hij niet alleen voldoen aan formele vereisten. Het oog wil ook wat. Het uiterlijk van de factuur kan zelfs bepalend zijn voor de snelheid waarmee hij betaald wordt. Onderzoek wijst namelijk uit dat organisaties weinig aandacht besteden aan de vormgeving van hun factuur. Wanneer u klachten krijgt over uw facturen, is het misschien wel een teken om eens kritisch naar de lay-out te kijken.

Formele vereisten
Op een goede factuur moeten in ieder geval de volgende zaken worden vermeld:

  • naam en adres van uw organisatie;
  • factuurdatum;
  • volgnummer van de factuur (facturen moeten opeenvolgend genummerd worden);
  • omschrijving van de geleverde dienst of product (bijvoorbeeld contributie eerste kwartaal of werkzaamheden voor een klant)   
  • eventuele hoeveelheid, dan wel aantal;
  • de leverdatum;
  • eventuele offertedatum;
  • KvK-nummer in het geval van een vereniging;
  • uw eventuele BTW-nummer (14 posities); alleen bij zogenoemde ‘verlegde BTW'* ook het BTW-nummer van uw klant;
  • prijs excl. BTW;
  • BTW-bedrag (én percentage);
  • totaal bedrag.

 * Van verlegde BTW is sprake, wanneer de verplichting tot het voldoen van de aangifte wordt verlegd van de vervoerder naar de afnemer. Dit gebeurt veel bij vervoersdiensten tussen landen in de Europese Unie.

Acceptgiro 
Het bijvoegen of aanhechten van een acceptgiro kan betaling van uw factuur versnellen. De ontvanger hoeft immers alleen zijn handtekening te zetten en de acceptgiro te posten. U ziet in één oogopslag wie de afzender is. Informeer bij uw bank naar de mogelijkheden. Wilt u de acceptgiro's zelf printen, dan kunt u gebruikmaken van de acceptgirogenerator.

Elektronisch factureren
De digitale (of elektronische) factuur is al een aantal jaren wettelijk toegestaan. Houd er rekening mee, dat u bij gebruik van elektronisch factureren de vormgeving niet altijd zelf kunt beïnvloeden. Alhoewel de meeste internet boekhoudprogramma's wel de mogelijkheid bieden om de factuur naar uw eigen inzicht vorm te geven (zoals uw eigen logo gebruiken).
Meer over de 
elektronische factuur en de vereisten »

Tips om uw factuur eerder betaald te krijgen

  1. Zorg voor een duidelijke vormgeving met een herkenbaar logo. Veel organisaties maken nog gebruik van de standaard-layout die een boekhoudpakket biedt.
  2. Het totaalbedrag moet in één oogopslag zichtbaar zijn. Een veel voorkomende fout is dat een bedrag zonder BTW wordt overgemaakt.
  3. Vermeld de exacte datum waarop het verschuldigde bedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt. Vaak staat er standaard onder een factuur een regel als 'betaling binnen 14 dagen'.
  4. Lever een specificatie bij de factuur. Een bijlage met een heldere omschrijving naast een kenmerk of code voorkomt onnodige vertraging.
  5. Let ook op bij declaraties van gedetacheerd personeel. Een specificatie met datumaanduiding, aantal uren en omschrijving van de werkzaamheden schept duidelijkheid. 
  6. Is er een offerte gemaakt? Laat de factuur daar dan bij aansluiten.
  7. Mogelijk kunt u de algemene voorwaarden van uw organisatie op de achterkant laten drukken. Verwijs er in ieder geval naar en vermeld duidelijk een termijn waarbinnen er bezwaar kan worden gemaakt.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming