De kas onder controle
27 september 2012

De kas onder controle

De kas wordt beheerd door de penningmeester. Bij het opzetten van een goed kasbeheer dient u rekening te houden met de volgende zaken.
Beheer
Het beheren van de kas vergt discipline, nauwkeurigheid en eerlijkheid:
  • Discipline om werkelijk alle betalingen en ontvangsten over de kas te laten lopen (en niet over de privé-kas omdat er bijvoorbeeld even geen wisselgeld is).
  • Nauwkeurigheid om de juiste bedragen te betalen en te innen (niet te veel betalen of te weinig innen).
  • Eerlijkheid: het bestuur moet volledig op u kunnen vertrouwen.
Bewijsstukken
Het is raadzaam om bewijsstukken van alle ontvangsten en betalingen te verzamelen. Dat gaat heel eenvoudig:
  • Van de betalingen vraagt u de betaler een ontvangstbewijs.
  • Van de ontvangsten schrijft u zelf een bon of kwitantie.
  • U nummert de bewijzen en bewaart deze in een ordner of plakt ze in een schrift.
  • U noteert alle uitgaven en ontvangsten in een kasboek.
Kasboek
Het kasboek is een schrift, spreadsheet of register waarin u alle ontvangsten en uitgaven noteert. Links boekt u de ontvangsten, rechts de uitgaven. Elke boeking heet in jargon een kasmutatie.
Van elke kasmutatie noteert u:
  • De datum
  • Het bedrag
  • De verwijzing naar het bijbehorende bewijsstuk, bijvoorbeeld het nummer

Kas afsluiten
Op bepaalde momenten (bijvoorbeeld bij het afsluiten van een verenigingsjaar) sluit u de kas af. Dat betekent dat u de inkomsten en uitgaven optelt en vervolgens de totale uitgaven van de totale inkomsten aftrekt. Het verschil moet in de kas zitten.

Dit zou precies moeten kloppen, maar de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat dit meestal niet het geval is.
Wat u te veel in kas heeft boekt u als ‘niet verklaarbare inkomsten' of mag u in eigen zak steken. Wat u te weinig in kas heeft, moet u aanvullen uit eigen zak.
 
Tekenbevoegdheid
De penningmeester heeft tekenbevoegheid over de rekeningen van uw organisatie. Bij afwezigheid kan het betalingsverkeer daardoor stil te komen liggen. Daarom is het handig om de tekenbevoegheid bij meerdere bestuursleden neer te leggen. Ook bij grote bedragen is het verstandig om ter controle meerdere bestuursleden te laten tekenen. Leg afspraken hierover nauwkeurig vast en stem de tekenbevoegdheid af met uw bank.
1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming