Hoe vindt u een goede VvE-beheerder? – deel 2
18 juni 2013

Hoe vindt u een goede VvE-beheerder? – deel 2

Als Vereniging van Eigenaren kunt u een groot deel van de taken uitbesteden aan een VvE-beheerder. Hoe vindt u een goede beheerder? In deel 2 van deze serie gaan we in op het serviceniveau, de administratieve organisatie en contractvoorwaarden. 

U mag verwachten en eisen dat elke beheerder de regels van de Nederlandse wet en van het modelregelement naleeft. Dus als u het financieel beheer heeft uitbesteed, mag u van de beheerder verwachten dat hij een jaarrekening oplevert die voldoet aan de wettelijke eisen en dat hij die jaarrekening ook op een zodanig tijdstip oplevert dat die jaarrekening binnen zes maanden na afloop van het boekjaar (dus meestal vóór 1 juli) aan de ledenvergadering wordt overlegd.

Zo is uw beheerder, als uw VvE ook alle bestuurlijke taken heeft uitbesteed, ook gewoon wettelijk verplicht om een jaarverslag aan te leveren (in de praktijk blijken nogal wat beheerders deze wettelijke regel aan hun laars te lappen).

Serviceniveau
Binnen die wettelijke regels zijn natuurlijk variaties mogelijk. De regel "alle waar is naar zijn geld" gaat niet altijd op, maar het is natuurlijk wel zo dat een beheerder die zeer lage tarieven berekent, vaak een minder uitgebreide service zal kunnen bieden dan een beheerder die hogere tarieven in rekening brengt. Helaas is het niet zo dat elke beheerder die hoge tarieven hanteert, ook een hoge kwaliteit levert…Als u méér dan gemiddeld betaalt, kunt u misschien vragen dat de jaarrekening van uw VvE niet pas in mei beschikbaar komt, maar al in januari. En zal uw beheerder een paar stappen harder lopen en wat meer schuiven in zijn agenda als u hem vraagt om op korte termijn te komen overleggen.

Het is ook goed om het serviceniveau van bepaalde activiteiten af te spreken en vast te leggen. Voorbeelden daarvan zijn:

  • in welke maand levert de beheerder uiterlijk de jaarrekening op?
  • in welke vorm en wanneer uiterlijk stelt de beheerder de administratie ter controle aan de kascommissie beschikbaar; hoeveel uren is de beheerder beschikbaar om vragen van de kascommissie te beantwoorden (zonder dat dat leidt tot bijbetalen van ‘extra' uren)?
  • binnen hoeveel dagen reageert de beheerder op reparatieverzoeken van bestuur en/of bewoners? En binnen hoeveel dagen moeten reparaties (met eventueel een onderscheid naar soort en ernst van de reparatie) daadwerkelijk zijn verricht?
  • hoe vaak per maand betaalt de beheerder openstaande facturen aan leveranciers van de VvE?
  • welke termijnen hanteert de beheerder voor het nemen van acties bij achterstallige betalingen?

Contractvoorwaarden
Neemt u de overeenkomst met de beheerder goed door. Als u het met bepaalde regels in het standaardcontract niet eens bent, eis dan dat in uw geval van het standaardcontract wordt afgeweken.
Belangrijk is ook de opzegtermijn. Uiteraard kunt u een proefperiode afspreken en een boetebeding indien niet de afgesproken kwaliteit wordt geleverd.

Boetebeding
Het is niet gebruikelijk, maar u zou in de overeenkomst met de beheerder ook een boetebeding kunnen opnemen dat in werking treedt als het afgesproken serviceniveau niet gerealiseerd wordt. U komt immers een bepaald serviceniveau overeen tegen een bepaalde prijs; het is heel logisch dat de door u te betalen prijs naar beneden wordt bijgesteld indien het afgesproken niveau niet gerealiseerd wordt.

Administratieve organisatie
Welke regels en procedures hanteert de beheerder op het administratieve en financiële vlak? Bent u verplicht om elke cartridge die u koopt om documenten uit te printen voor de VvE via de beheerder te bestellen (echt, het komt voor!) of kunt u zelf een cartridge aanschaffen en het bonnetje naar de beheerder sturen?
En - heel belangrijk - hoe is de beschikkingsbevoegdheid en beveiliging van de banktegoeden van de VvE geregeld? Is de beheerder bereid om met een veilige procedure te gaan werken waardoor fraudes en financiële missers worden tegengegaan?

Lees meer keuzecriteria in deel 1 van de serie hoe vindt u een goede VvE-beheerder? >>

Maarten den Ouden is auteur van het boek Financiën van de VvE, gids voor bestuurders en appartementseigenaren. In de gids vindt u meer informatie over de onderwerpen behandeld in de serie zoals de veilige procedures voor de administratieve organisatie. Zie kascommissiegids.nl.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming