Hoe u als VvE-bestuur geld kunt besparen
30 september 2012

Hoe u als VvE-bestuur geld kunt besparen

Als u als VvE-bestuur zaken efficiënter of beter organiseert, kunnen de totale kosten voor de VvE dalen. En dat merkt u door een daling van de maandelijkse servicekosten, dus ook in uw eigen portemonnee!

Tips om kosten te besparen:

1. Periodiek nieuwe offerte
Heeft uw VvE de administratie en/of andere bestuurstaken uitbesteed aan een externe beheerder? Het loont de moeite om bijvoorbeeld eens in de vier jaar een offerte te vragen aan één of twee andere beheerders. Let u daarbij niet alleen op de prijs, maar ook op de kwaliteit. Spreek dus in de ledenvergadering af om elke vier jaar nieuwe offertes aan te vragen.
Voor grote en kleine (periodieke) onderhoudsklussen is het verstandig om bij verschillende partijen offertes aan te vragen. Spreek in de ledenvergadering af dat altijd ten minste drie offertes worden aangevraagd. En dat elk contract eens in de vier jaar geëvalueerd wordt.

2. Geen commissie voor beheerders
Sommige beheerders hebben een afspraak met onderhoudsbedrijven en andere leveranciers van uw VvE dat zij een commissie ontvangen voor het aanbrengen van werk. Zo eten deze beheerders van twee walletjes; de VvE betaalt voor het beheerderswerk en de leverancier betaalt ook voor de bemiddeling. En natuurlijk berekent de leverancier deze extra kosten door in de prijs die uw VvE betaalt.
Check of uw VvE in het contract met de beheerder expliciet geregeld heeft dat hij geen commissie mag vragen of krijgen van leveranciers.

3. Niet vooruit betalen
Zeker in economisch mindere tijden is het onverstandig om aan onderhouds-bedrijven en andere leveranciers vooruit te betalen. Want de kans dat ze failliet gaan en het werk niet afmaken is groter dan normaal en uw VvE kan dan fluiten naar het vooruitbetaalde geld.
Spreek in de ledenvergadering af dat het bestuur nooit vooruit mag betalen. Als een leverancier dat toch eist, dan maar een andere leverancier!

4. Zelf doen?
Zeker bij kleinere VvE's is het te overwegen of kleinere klussen niet beter gezamenlijk kunnen worden gedaan, in plaats van dat uw VvE daarvoor een bedrijf inhuurt. U spaart daarmee geld uit en het kan de saamhorigheid tussen bewoners verhogen. Bijvoorbeeld het onderhoud van de gezamenlijke binnenplaats.
Het is ook te overwegen om de administratie zelf te doen in plaats van uit te besteden. Administratiekantoren rekenen voor de administratie van kleinere VvE's in verhouding een hoge prijs en er zijn verschillende handige administratiepakketten die voor kleine VvE's zelfs helemaal gratis zijn. Bijvoorbeeld het administratiepakket van www.vvegemak.nl is voor VvE's tot 10 appartementen gratis.

5. Zorg voor een inzichtelijke jaarrekening
Begrijpt u de jaarrekening (balans, exploitatierekening en toelichting) van uw VvE? In de VvE-wereld komt het nogal eens voor dat de ledenvergadering een stapel veel te gedetailleerde financiële overzichten krijgt, waar eigenlijk geen wijs uit te worden is. Een goede jaarrekening past op twee A4'tjes en geeft een helder inzicht in de financiën van de VvE. Dit is nodig als basis voor het nemen van belangrijke beslissingen zoals het vaststellen van de nieuwe eigenaarsbijdrage of de omvang van de reserve groot onderhoud.
Neem geen genoegen met een jaarrekening die u niet goed begrijpt.

6. Zorg voor een goede kascommissie
Een jaarrekening moet niet alleen inzichtelijk zijn, hij moet ook nog kloppen. Het is de taak van de kascommissie om vast te stellen dat de cijfers correct zijn. In de praktijk blijkt toch nogal eens dat er fouten zijn gemaakt. Bijvoorbeeld doordat een externe beheerder facturen bestemd voor VvE X heeft geboekt als kosten voor VvE Y.
Zelfs een ervaren accountant controleert altijd aan de hand van checklists; het is dus zaak dat ook de kascommissie van uw VvE controleert met behulp van checklists én ook weet hoe een goede controle moet gaan. Een kascommissie kan niet volstaan met een avondje koffie drinken bij de penningmeester, daarvoor is de controle té belangrijk. De Kascommissiegids voor VvE's is een handboek voor kascommissies, inclusief checklists.

7. Blijf op de hoogte van actualiteiten
Van tijd tot tijd zijn er ontwikkelingen waar VvE's financieel voordeel uit kunnen halen. Denk aan de tijdelijke regeling waarbij de btw op arbeidsloon bij renovaties en verbouwingen werd verlaagd; in zo'n geval kan uw VvE wellicht kan een reeds geplande renovatie naar voren trekken zodat aardig wat geld wordt uitgespaard.

8. Voorkom ‘gesjoemel' in uw VvE
De afgelopen jaren zijn er regelmatig meldingen geweest van bestuursleden van VvE's die met geld van de VvE aan de haal gingen. Een forse schadepost die veelal niet gedekt wordt door een verzekering. Er is een aantal eenvoudige maatregelen te treffen die misbruik kunnen voorkomen of er in ieder geval voor zorgen dat het zo snel mogelijk ontdekt wordt. Een aantal voorbeelden staan in De Kascommissiegids voor VvE's. Spreek in de ledenvergadering af dat de kascommissie controleert of deze maatregelen bij uw VvE getroffen zijn. Lees meer in het artikel Foefelen bij VvE's »

drs. Maarten den Ouden, registeraccountant en auteur van De Kascommissiegids en De Kascommissiegids voor VvE's. Zie www.kascommissiegids.nl.

1
0

Deze website maakt gebruik van cookies. Door het gebruik van deze website geef je toestemming voor het gebruiken van cookies.

/privacy-statement
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming