Als er niet betaald wordt

Als er niet betaald wordt

Als er niet betaald wordt

Betalingstermijn

Het binnenkrijgen van betalingen begint met een goede factuur. Bij het versturen van een factuur geef je een betalingstermijn mee, het aantal dagen waarna het geld binnen moet zijn. Stuur de rekening ruim op tijd en houdt een redelijke termijn aan. Het duurt meestal een aantal dagen voordat geld over is geboekt. Gebruikelijk is om de volgende zin in de factuur op te nemen: Gelieve dit bedrag voor [datum] te voldoen.

Acties in geval van niet betalen

Wacht een paar dagen nadat de betalingstermijn is verstreken om tot actie over te gaan, want het kan zijn dat de betaling nog onderweg is.

Stap 1
Stuur een betalingsherinnering met een uiterste betaaldatum. Noem dit geen eerste herinnering, want dan is er kans dat mensen denken ‘er komt ook nog een tweede, daar wacht ik wel op’. Vermeld in de herinnering dat er kans is dat de betaling en de brief elkaar gekruist hebben. Is het geld al onderweg dan kan de herinnering als niet verzonden worden beschouwd. Het komt vaak genoeg voor dat het geld een dag nadat de herinnering verstuurd is nog binnenkomt.
Stap 2
Bel om te controleren of de herinnering in goede orde is ontvangen.
Stap 3
Komt er vervolgens nog geen geld, stuur dan een tweede herinnering uit met een uiterste betaaldatum.
Stap 4
Stuur een laatste herinnering, oftewel een sommatie-ingebrekestelling. Maak op een vriendelijke manier duidelijk dat de vereniging zich genoodzaakt ziet de vordering uit handen te geven als er binnen een week niet is betaald en wijs op de kostbare gevolgen hiervan.

Tip

De meeste bedrijven hebben een betaalcyclus van ongeveer 60 dagen. Jouw vereniging kan deze cyclus als voorbeeld nemen:
Dertig dagen na het versturen van de factuur volgt de herinnering.
Zo’n veertien dagen na de herinnering de aanmaning.
Twee weken daarna volgt dan ingebrekestelling. Dit moet je in vette letters boven de brief zetten en deze brief aangetekend versturen.

Laatste stap: het incassobureau

Veel organisaties zijn wat huiverig om een incassobureau in te schakelen. Ze zijn bijvoorbeeld bang om de relatie met leden of donateurs te beschadigen, of de kosten schrikken af. Toch is het tijdig inschakelen van een incassobureau soms een noodzakelijke aanpak om niet-betalers aan te pakken. Een gerenommeerd incassobureau brengt op de eerste plaats een schrikeffect teweeg. Op de tweede plaats wordt een incassobureau ook als intermediair gezien. Tijdens het incassoproces komt de andere kant van het verhaal naar boven.

Let op!
Het betalen van contributie moet in de statuten worden opgenomen. Is dit niet het geval, dan kan je de leden ook geen verplichting tot het betalen ervan opleggen. Het niet betalen van contributie kan dan ook niet leiden tot de beëindiging van het lidmaatschap.