Bespaar geld door offertes op te vragen

Bespaar geld door offertes op te vragen

Bespaar geld door offertes op te vragen

Verenigingen van Eigenaars
VvE’s staan regelmatig voor grote uitgaven. Het periodiek onderhoud van het dak, van de kozijnen, de gevel et cetera brengt meestal aanzienlijke kosten met zich mee.
Ook bij de doorlopende contracten bijvoorbeeld voor de uitbestede administratie, schoonmaakwerkzaamheden en tuinonderhoud gaat het vaak om overeenkomsten waarmee veel geld is gemoeid.

Meerdere offertes
Natuurlijk vraagt vrijwel elke VvE vóór het verlenen van de opdracht aan de aannemer of andere dienstverlener een kostenopgave. En de neiging is sterk om de opdracht ook daadwerkelijk te verlenen als blijkt dat die kostenopgave binnen het beschikbare budget valt.

Maar het loont de moeite om altijd aan meerdere dienstverleners een offerte te vragen. Het is bekend dat de door dienstverleners gehanteerde tarieven sterk variëren, zowel tussen dienstverleners onderling (de ene dienstverlener werkt nu eenmaal efficiënter dan de andere of neemt genoegen met een kleinere winstmarge) als in de tijd (een dienstverlener zal een hogere prijs vragen als hij al genoeg werk heeft, dan wanneer hij verlegen zit om werk).

VvE-beheerders

VvE’s die hun administratie aan een VvE-beheerder hebben uitbesteed, laten het zoeken naar een geschikte dienstverlener vaak aan die beheerder over. Die heeft immers verstand van de markt, heeft veel contacten omdat hij meerdere VvE’s beheert en weet dus uit ervaring welke dienstverleners goed werk afleveren en welke niet.
Maar ook in dit geval is het raadzaam om meerdere offertes aan te vragen. Sommige VvE-beheerders hebben provisie-afspraken met een aantal dienstverleners; voor elke opdracht die de beheerder namens een VvE verstrekt, ontvangt hij een deel van de opbrengst. De objectiviteit is daarbij in het geding en die provisie wordt natuurlijk uiteindelijk betaald door de VvE.
Een VvE die goed op de euro’s let kan best het vragen van offertes aan de beheerder overlaten, maar het is slim om ook zelf tenminste bij één andere dienstverlener een offerte aan te vragen.

Verenigingen en stichtingen
Wat geldt voor VvE’s, geldt ook voor andere verenigingen en voor stichtingen. Bij deze organisaties komt het minder frequent voor dat echt grote uitgaven worden gedaan, maar áls er wel grote uitgaven gepland zijn, is het verstandig om een offerteprocedure te volgen. Dus bijvoorbeeld als een watersport-vereniging nieuwe steigers wil aanleggen. Of als een tennisvereniging groot onderhoud aan de tennisbanen en het clubhuis wil laten plegen.
De leden van Tennisclub Ootmarsum zagen het belang van meerdere offertes in en dwongen hun bestuur om drie offertes aan te vragen »
Sommige leden waren ervan overtuigd dat op de begrote uitgave van € 150.000 voor de bouw van het clubhuis maar liefst € 50.000 kon worden bespaard!

Sponsors
Het aanvragen van meerdere offertes zorgt er ook voor dat (de schijn van) vriendjespolitiek – de opdracht wordt gegund aan een met een van de bestuursleden bevriende dienstverlener – wordt vermeden.
En wat doet een bestuur nu als een belangrijke sponsor de opdracht zou kunnen uitvoeren? Natuurlijk krijgt de sponsor dan ook de gelegenheid om een offerte uit te brengen. De sponsor draagt de organisatie een warm hart toe, dus de kans is groot dat er ook een aantrekkelijke offerte uit de bus komt. Maar als blijkt dat de sponsor een stuk duurder is dan zijn concurrenten, moet het bestuur beslissen of het toch niet beter is om de opdracht aan een concurrent te gunnen. Want de vereniging schiet er weinig mee op als de sponsor met de ene hand geeft en met de andere hand terugneemt.

Offerteprocedure vastleggen

Om te voorkomen dat discussies over het al dan niet vragen van meerdere offertes in een (te) laat stadium ontstaan (zoals bij de Tennisclub Ootmarsum) is het goed om bijvoorbeeld in het huishoudelijk reglement vast te leggen dat bij elke uitgave van meer dan X euro een offerteprocedure moet worden gevolgd. Die procedure kan door het bestuur of de ledenvergadering worden vastgesteld.
Verder is het natuurlijk zaak om de opdracht (bijvoorbeeld uitvoering, te gebruiken materialen, tijdsbestek, betalingsvoorwaarden, garantie) bij de aanvragen zo duidelijk te omschrijven dat de offertes goed vergelijkbaar zijn.

De tips op een rij

  1. Spreek af in welke gevallen een offerteprocedure moet worden gevolgd en leg dit vast in bijvoorbeeld het huishoudelijk reglement.
  2. Leg vast dat bij uitgaven groter dan X euro altijd tenminste drie offertes moeten worden gevraagd.
  3. Laat een eventuele sponsor gewoon meedoen in de offerteprocedure.
  4. Zorg voor een duidelijke opdrachtomschrijving, zodat u geen appels met peren hoeft te vergelijken.
  5. Als een VvE-beheerder namens uw VvE offertes vraagt, vraagt u als bestuur zelf ook nog tenminste bij één dienstverlener aan (met dezelfde opdrachtomschrijving als de beheerder gebruikt).

Drs. Maarten den Ouden RA is auteur van De Kascommissiegids voor Vereniging van Eigenaars en van De Kascommissiegids. Meer informatie www.kascommissiegids.nl.