27 september 2012

Spookfacturen en nepwerknemers

De meeste fraudes die binnen verenigingen en stichtingen plaatsvinden zijn verrassend eenvoudig. Zoals de 'greep in de kas', zonder dat de fraudeur veel moeite doet om dit te maskeren. Maar soms spant de dader zich wel degelijk in om zijn frauduleus handelen te verbergen. Met de moderne scanapparatuur en wat plakken en knippen op de PC is het tegenwoordig ook niet al te ingewikkeld om een valse factuur te vervaardigen.

Bij een stichting in Helmond en bij een stichting in Assen is in organisatorisch en administratief opzicht heel veel mis gegaan. Bij de Helmondse school werden niet bestaande werknemers in de administratie opgevoerd en de beloningen voor deze werknemers verdwenen in de zak van het dagelijks bestuur. Bij de stichting in Assen werden betalingen geboekt aan vrijwilligers die belangeloos hun werkzaamheden hadden verricht.

Wat kunt u doen om dergelijke fraudes te voorkomen of in ieder geval snel te signaleren? Eerst het slechte nieuws: als een heel bestuur samenspant, zoals in het geval van de islamschool, kan het lang duren voordat de fraude wordt ontdekt.
Het goede nieuws is dat een fraude meestal door één persoon wordt gepleegd en dan zijn er wel degelijk eenvoudige preventieve maatregelen mogelijk.

Factuur controleren
Een voorbeeld van een maatregel is dat facturen en declaraties nooit direct naar de penningmeester worden gestuurd, maar naar een ander bestuurslid. Dat bestuurslid controleert de factuur. Hij beoordeelt onder andere of de prestatie geleverd is en of de gefactureerde prijs in overeenstemming is met de gemaakte afspraken. Als hij akkoord is, fiatteert hij de factuur en stuurt deze door aan de penningmeester.
De penningmeester voert ook nog enkele controles uit op de factuur, regelt de daadwerkelijke betaling en verwerkt de factuur in de boekhouding.

Naam-nummercontrole
Een van de voordelen van deze werkwijze is dat de penningmeester altijd kan nagaan of de betaling terechtkomt op de bankrekening van degene die op de factuur staat vermeld. En een fraudeur zal wel een valse naam op de factuur zetten, maar meestal ook zijn eigen bankrekeningnummer. Bij een naam-nummercontrole door de penningmeester valt de fraudeur dan dus door de mand.

Uiteraard moet ook de kascommissie bij de jaarlijkse controle vaststellen of de afgesproken betalingsprocedure wordt nageleefd. En een goede kascommissie zal ook naam-nummercontrole op de verrichte betalingen uitvoeren.

In de media verschijnen regelmatig berichten over fraude bij verenigingen en stichtingen. Drs. Maarten den Ouden, registeraccountant en auteur van De Kascommissiegids, geeft in de reeks FRAUDE naar aanleiding van fraudegevallen tips om deze tegen te gaan. Kortom, hoe een goede organisatie en een goede controle fraude kan helpen voorkomen.
FRAUDE: Penningmeester verduistert geld wijkvereniging »
FRAUDE: Jarenlange fraude binnen een vereniging »

FRAUDE: Belastingfraude? »
FRAUDE: Carnaval in fraudeland »

De Kascommissiegids bevat niet alleen praktische checklists voor de jaarlijkse ‘kascontrole’, maar ook andere concrete tips om het geldverkeer en de administratie te beveiligen. De auteur geeft ook workshops “Voorkomen van fraude” (vóórkomen én voorkómen).
Rijk geïllustreerd met praktijkvoorbeelden en veelal hilarisch. Aantrekkelijk én heel nuttig voor bestuurders. Bijvoorbeeld te gebruiken als “lokker” voor jaarvergaderingen van sportbonden e.d.
Informatie: info@kascommissiegids.nl.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...