27 september 2012

Tips voor functioneel vergaderen

In een bestuur wordt veel vergaderd, met elkaar, maar ook met andere partijen. Al die sessies kosten niet alleen veel tijd, maar ook veel energie. Het kan ook efficiënter door functioneel te vergaderen.

Tips voor functioneel vergaderen

  • Nodig alleen mensen uit wier aanwezigheid echt noodzakelijk is en van wie een wezenlijke bijdrage te verwachten valt.
  • Maak een strakke tijdsplanning. Wacht niet op laatkomers.
  • Varieer de zitplaatsen. Als iedereen altijd op dezelfde plaats zit, ontstaan standaardreacties en -gesprekspatronen tussen buren en mensen die tegenover elkaar zitten.
  • Aan een ronde tafel kunnen alle deelnemers elkaar aankijken. 
  • Laat iemand de tijd in de gaten houden.
  • Zorg dat slecht voorbereide deelnemers niet of nauwelijks aan het woord komen. Betrek zwijgzame deelnemers bij de vergadering en prijs hun inbreng.
  • Sluit de vergadering positief af. De laatste indruk blijft het langst hangen.

Inspireer en wees slagvaardig

  • Bereid de deelnemers zo voor dat iedereen het gevoel heeft dat waar over vergaderd wordt voor hem of haar van belang is. Laat de deelnemers agendapunten inbrengen die zullen worden besproken.
  • Stel voor de vergadering gedragsregels op en druk het vergaderregelement af op een kaartje ter grootte van een visitekaartje, op de agenda of hang het in de vorm van een poster in de vergaderzaal.

Op deze manier voorkomt u dat er eindeloos gepraat wordt over zaken die niets met de vergadering te maken hebben. Controleer wel af en toe of het reglement aangepast of aangevuld moet worden.

Maak na de vergadering tijdig een doelmatig (en dus niet te uitvoerig) verslag en verspreid dit snel. Leg hier ook de gemaakte afspraken in vast. Als de deelnemers zich slecht aan afspraken houden, moeten de oorzaken daarvan worden onderzocht en aangepakt.

Goed en fout

FOUT

GOED

Te laat beginnen en uitlopen

Tijdplanning maken en iedereen verplichten er aan te houden

Meer dan 1,5 uur zonder pauze vergaderen

Deelnemers behandelen hun eigen agendapunten

Dezelfde personen voeren steeds het woord

Besluitvorming: eerst procedure, dan de inhoud

De voorzitter voert vooral het woord

De belangrijkste punten eerst behandelen

Overal overeenstemming over willen bereiken

Besluiten en acties duidelijk noteren: Wie doet wat en wanneer?

Lang praten over het verslag van de vorige vergadering

Actielijst binnen 24-uur verspreiden

Herhalen, uitweiden, afdwalen, stokpaardjes berijden

Vaker telefonisch vergaderen

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...