27 september 2012

15 Tips voor een effectieve samenwerking

15 tips voor een effectieve samenwerking tussen bestuur en de kascommissie. De kascommisie voert de jaarlijkse controle uit op het financieel verslag gemaakt door de penningmeester.

Tips voor het bestuur

  1. Zorg voor een goede bemensing van de kascommissie.
    Selecteer geschikte leden tijdig. Dat is dus vóór de algemene ledenvergadering. Laat niet van het toeval afhangen wie zich beschikbaar stelt voor zo’n belangrijke functie.
  2. Laat zien dat je belang hecht aan een gedegen controle van het financieel verslag. Nodig de leden van de kascommissie uit voor een gesprek met het dagelijks bestuur waarin je het belang van een goede controle benadrukt en afspraken maakt voor de samenwerking.
  3. Plan dit gesprek niet kort vóór de (leden)vergadering waarin de commissie verslag moet doen van haar bevindingen, maar kort ná de ledenvergadering waarin de commissieleden zijn benoemd.
  4. Verlang van de kascommissie dat zij zich goed voorbereidt op haar belangrijke taak.
  5. Verlang van de kascommissie dat zij de controle doet aan de hand van checklists. Zelfs elke ervaren accountant controleert met behulp van een checklist. Zonder gebruik van een checklist is het gevaar groot dat zaken over het hoofd worden gezien.
  6. Plan een overleg tussen de eigenlijke controle en (bij een vereniging) de ledenvergadering om de bevindingen van de commissie te bespreken.
  7. Evalueer met penningmeester én commissie de controle. Schroom niet om de controle “over” te laten doen als je er niet van overtuigd bent dat de controle op een degelijke manier is geschied.
  8. Gebruik De Kascommissiegids. Dan weet je wat je kunt en zou moeten verwachten van een goede kascommissie en dat leidt ook tot een beter wederzijds begrip.

Tips voor de kascommissie

  1. Bereid de daadwerkelijke controle voor. Vergelijk de jaarcijfers met de cijfers van het jaar ervoor en met de begroting.
  2. Voer de controle uit aan de hand van een geschikte checklist. In De Kascommissiegids staan diverse checklists, die gebruikers van deze gids ook via www.kascommissiegids.nl kunnen downloaden en kunnen aanpassen aan de specifieke situatie van de eigen vereniging.
    De checklists in de Kascommissiegids bevatten ook aandachts- en controlepunten op het gebied van loonheffingen, omzetbelasting en kansspelbelasting. De teksten in de gids over deze belastingen zijn afgestemd met de Belastingdienst.
  3. Jouw taak is de controle van het financieel verslag, dus van balans, resultatenrekening en de toelichtingen daarbij. Dat betekent dat je van elke post van de balans en resultatenrekening moet vaststellen dat deze correct is.
  4. “Correct” wil niet alleen zeggen “juist”, maar óók volledig. Ter illustratie: als de balans vermeldt “crediteuren € 250,-” moet je niet alleen vaststellen dat er inderdaad nog € 250 verschuldigd is aan crediteuren, maar óók dat er niet méér verschuldigd is. Met andere woorden: zijn alle crediteuren vermeld en voor alle schulden?
  5. Controle is niet moeilijk, maar je moet wel even weten hoe het moet. Volg zo mogelijk een workshop.
  6. Leg een dossier aan met onder meer statuten, reglementen, checklists, jaarstukken en met het bestuur gemaakte afspraken. Draag dit dossier over aan de volgende kascommissie zodat deze een goed uitgangspunt heeft voor de volgende controle.
  7. Communiceer op een positieve manier! Wees niet karig met complimenten en geef geen kritiek. Beperk je tot feitelijkheden en adviseer over verbetermogelijkheden.
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...