Checklist: Eerste sollicitatiegesprek

Checklist: Eerste sollicitatiegesprek

Voorbereiding

  • Zorg voor een rustige kamer;
  • Zorg dat je alle gegevens bij de hand hebt;
  • Bedenk vooraf de criteria waarop je de kandidaten wilt vergelijken. Schrijf die op en ‘scoor’ de kandidaten daarop;
  • Bereid een aantal (liefst open) vragen voor.

Het stellen van open vragen is veel nuttiger dan gesloten vragen. Die geven de kandidaat de kans om te voelen wat het gewenste antwoord is. Stel open vragen zoveel mogelijk aan het begin van het gesprek. Een voorbeeld: als aan de kandidaat wordt gevraagd of hij het prettig vindt dat hij veel alleen zal werken (gesloten vraag), zal hij in waarschijnlijk zonder meer ja zeggen. Beter is de open vraag: vindt hij het prettig om in teamverband te werken of werkt hij liever alleen? 

Open het gesprek

  • Bedank de sollicitant voor zijn komst;
  • Stel de kandidaat op zijn gemak (een vraag als ‘heeft u het makkelijk kunnen vinden’ wordt veel gebruikt als ‘ijsbreker’);
  • Stel de gespreksdeelnemers voor en leg kort uit wat hun rol is;
  • Begin met wat algemene vragen.

Eerste deel van het gesprek: onderzoeksfase

Laat bijvoorbeeld de volgende punten de revue passeren:

  • Achtergrond van de kandidaat;
  • Kennis en opleiding;
  • Werkervaring (vakinhoudelijk, contacten met collega’s, werken in teamverband of juist niet);
  • Motivatie van de kandidaat (waarom solliciteert de kandidaat bij jouw vereniging, waarom deze functie?);
  • Eventuele vaardigheden die niet direct voor de functie van belang zijn (talenkennis, hobby’s, automatiseringskennis)..

In de onderzoeksfase kan je ook het volgende aansnijden:

  • Welke ervaring is van belang voor de functie;
  • Contactuele kwaliteiten van de kandidaat;
  • Past de sollicitant op de afdeling?

Tweede deel van het gesprek: informatiefase

  • Vertel iets meer over de sollicitatieprocedure (termijnen, aantal gesprekken, eventuele psychologische test);
  • Informeer over het bedrijf en over de functie;
  • Vertel over de structuur van de organisatie;
  • Leg uit op welke afdeling de sollicitant komt te werken;
  • Maak duidelijk wie de leidinggevende is;
  • Vertel iets over de collega’s.

Geef deze informatie pas laat in het gesprek. Als je ermee begint, biedt je de kandidaat mogelijk teveel kansen om in de rest van het gesprek zijn antwoorden aan te passen aan wat je hem/haar zojuist verteld hebt. Dit vergroot het risico dat je iemand aanneemt die wel heel graag een baan wil hebben, maar niet werkelijk geschikt is.

Informeer naar de toekomstplannen van de kandidaat

  • Wat zijn de ideeën voor verdere carrière e.d. Probeer uit te vinden of hij/zij naar verwachting een redelijke tijd zal blijven.
  • Komen zijn ambities overeen met wat u te bieden hebt, bijvoorbeeld op het gebied van doorgroei- of promotiemogelijkheden?
  • Bespreek eventuele loopbaanmogelijkheden.

Geef de kandidaat gelegenheid tot het stellen van vragen

Ga nog niet in op arbeidsvoorwaarden als een auto, salaris of pensioen. Je kan kort aangeven hoe je bepaalde arbeidsvoorwaarden in jouw vereniging regelt, maar laat het daarbij.

Afsluiting

  • Maak duidelijke voortgangsafspraken;
  • Maak duidelijk of je de reiskosten van de kandidaat vergoedt;
  • Vraag desgewenst toestemming voor het vragen van referenties;
  • Vraag naar eventuele opzegtermijn bij huidige werkgever;
  • Bedank de sollicitant voor zijn komst.

Voor het vragen van informatie bij derden is altijd expliciet toestemming nodig. Ook als de kandidaat bepaalde referenties zelf heeft aangedragen. Werk je aantekeningen uit voordat het volgende gesprek begint. Geef daarbij vooral aan hoe goed de kandidaat ‘scoort’ op de vooraf opgestelde criteria. Na een paar gesprekken ben je absoluut details vergeten van de voorgaande gesprekken. Schrijf daarom na afloop van het gesprek niet alleen de belangrijkste zakelijke punten op, maar ook een paar steekwoorden aan de hand waarvan je de kandidaat weer voor de geest kan halen.