Corona en de Algemene Vergadering

Corona en de Algemene Vergadering

Corona en de Algemene Vergadering

Het is gebruikelijk dat de Algemene Vergadering minimaal 1 keer per jaar bij elkaar komt om te vergaderen. Door de Corona maatregelen is het niet meer mogelijk om met grote groepen fysiek bij elkaar te komen. Dus ook niet om te vergaderen. Daarom is er een spoedwet opgesteld die het mogelijk maakt om toch te vergaderen.

Wat zijn de mogelijkheden om tijdens corona te vergaderen?

De Algemene Vergadering uitstellen

De eerste mogelijkheid is om de Algemene Vergadering uit te stellen. Het bestuur kan zelf besluiten tot uitstel van het opstellen van de jaarstukken. Het bestuur heeft daarvoor geen toestemming van de leden nodig. Zij mogen het termijn verlengen met maximaal 4 maanden (deze komen bovenop de 6 maanden die in de statuten staan). Dit staat in artikel 7 van de Spoedwet.

Let er wel op dat de lopende besluitvorming van de vereniging niet in de problemen komt.

De Algemene Vergadering voorbereiden en stemmen ophalen

De Spoedwet biedt de mogelijkheid om online te vergaderen. Ook als de statuten dit uitsluiten. Hier zitten wel een aantal voorwaarden aan verbonden. Alle stukken en gevraagde besluiten worden vooraf per mail opgestuurd naar alle leden. Je kan besluiten om vooraf te stemmen en/of vragen in te dienen. De leden moeten minimaal 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om dit te doen.

Geef de leden ook de gelegenheid om in bezwaar te komen tegen de wijze van vergaderen. Indien er bezwaren komen bekijk dan eerst of het meerdere leden betreft of een enkele. Bij enkele bezwaren kan je in gesprek gaan met het betreffende lid / leden. Let wel, de vereniging is op basis van de Spoedwet gerechtigd om op deze wijze te vergaderen. Het is dus niet noodzakelijk dat alle leden instemmen. Maar het is wel zo netjes om dit van te voren te checken bij de leden.

Als bestuur wil je voorkomen dat de online vergadering te ingewikkeld wordt. Daarom is een goede voorbereiding essentieel. Verspreid voorafgaand aan de vergadering zoveel mogelijk informatie. En neem alleen besluiten die echt belangrijk zijn, zodat de vergadering niet te lang duurt.

Het nadeel van online vergaderen is dat er weinig ruimte is voor discussie. Er moet namelijk voldoende tijd zijn om alle stukken door te nemen en de besluiten te nemen. Bij online vergaderen gaat hier meer tijd in zitten.

De online Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering wordt uitgevoerd via Teams, Zoom of een andere tool.

Tijdens de Algemene Vergadering worden de vragen beantwoord. De antwoorden moeten ook op de website van de vereniging komen te staan. Of op een andere manier toegankelijk worden gemaakt voor alle leden.

Achteraf worden de notulen gepubliceerd. In de notulen moet zijn beschreven hoe de vergadering heeft plaatsgevonden, dus langs welke elektronische weg. Bij elk besluit moet ook het aantal stemmen zijn opgenomen. Indien er tijdens de online vergadering een storing heeft voorgedaan, moet dit ook zijn vermeld.

Een goed verloop van de Algemene Vergadering

  • Check voorafgaand aan de vergadering of de elektronische omgeving goed werkt en of iedereen toegang heeft tot de vergadering.
  • Gebruik tijdens de vergadering een koptelefoon of oortje met microfoon. Hierdoor voorkom je dat achtergrondgeluiden storen. Controleer ook of je camera werkt.
  • Maak aan het begin van de vergadering afspraken over hoe de vergadering zal verlopen. Bijvoorbeeld: steek je hand op als je iets wilt zeggen.
  • Gebruik de chatfunctie om te laten weten dat je meedoet. Maar ook om tussendoor opmerkingen te maken of vragen te stellen. Hierdoor voorkom je dat je door elkaar gaat praten.
  • Als de vergadering wordt gehouden met een grote groep heeft alleen de spreker de microfoon aan. Vragen kunnen gesteld worden via de chat. Zorg ervoor dat iemand anders, dus niet de spreker, de chat in de gaten houdt en de vragen doorgeeft aan de spreker. De spreker kan dan de microfoon aanzetten van degene met een vraag.
  • Besluit van tevoren hoe er gestemd gaat worden. Is dat met handen opsteken? Gaat dat via een chat functie? Of kunnen de leden van de voren al hun stem uitbrengen?
  • Zorg ervoor dat de hele vergadering wordt opgenomen. Dus ook het stemproces. Dit kan je dan als rapportage opslaan. Mocht er achteraf discussie over ontstaan dan kan je de vergadering terugkijken.