De juiste kandidaat?

• Het kennismakingsgesprek
• Verloop van het gesprek
• Na het gesprek
• Beknopte checklist kennismakingsgesprek

Het kennismakingsgesprek
Een persoonlijke kennismaking met de aspirant-vrijwilliger is natuurlijk noodzakelijk. Tijdens deze eerste ontmoeting tussen de organisatie en de kandidaat wordt duidelijk of de bekende ‘klik’ er is. Misschien kent u de kandidaat al, omdat het iemand is die al lid is van de organisatie of uit uw kennissenkring komt, maar ook dan is het goed om even stil te staan bij:

• Is de kandidaat volgens u de juiste persoon voor de functie? En past hij in de specifieke werksfeer van de organisatie?
• Meent de kandidaat zelf dat hij de juiste persoon is voor de job? Waarom? En denkt hij te passen in de organisatie?

Gebruik het gesprek om zowel informatie te geven als te krijgen.

Verloop van het gesprek
Slechts een enkeling begint ontspannen aan een kennismakingsgesprek. Ook al gaat het om vrijwilligerswerk, een sollicitatie is toch altijd spannend. Kies om te beginnen voor een rustige locatie zonder veel afleiding en zorg voor een prettige, losse sfeer waarin de kandidaat zich op zijn gemak voelt.

• Begin met iets te vertellen over uw organisatie. Het doel, het aantal mensen dat zich daarvoor inzet, de activiteiten etc. Zorg dat u informatiemateriaal klaar hebt liggen, bijvoorbeeld in de vorm van een vrijwilligerswijzer.
• Bespreek het aangeboden werk: de taken, de uren die het werk vraagt en de kennis en vaardigheden die ervoor nodig zijn. Wees hierin zo realistisch mogelijk: dat voorkomt verkeerde verwachtingen bij de kandidaat en vervelende verrassingen achteraf.
• Geef de kandidaat de gelegenheid om vragen te stellen.
• Laat de kandidaat iets vertellen over zijn achtergronden en zijn motivatie: waarom wil hij vrijwilligerswerk voor uw organisatie verrichten? Heeft hij bepaalde wensen of vaardigheden? Is hij bereid om bepaalde vaardigheden te leren?

Na het gesprek
Laat de indrukken van de kennismaking altijd bezinken. Ook als u bijzonder enthousiast bent over het gesprek, is het beter om niet af te sluiten met de woorden: ‘Wat mij betreft, begint u morgen al!’ Spreek af dat u zo snel mogelijk contact opneemt met de kandidaat en houd u daar ook aan. Gaat u met de kandidaat in zee, dan volgt de fase waarin afspraken moeten worden vastgelegd.
Is de persoon niet geschikt voor uw organisatie: leg dan duidelijk uit waarom uw organisatie (op dit moment) niet de juiste plek is voor de vrijwilliger.

Beknopte checklist kennismakingsgesprek

Voorbereiding

– Zorg voor een rustige gesprekslocatie  
– Zorg dat u alle gegevens bij de hand heeft
– Bereid een aantal (liefst open) vragen voor. Op een open vraag kan niet
  louter met ja of nee worden geantwoord. De kandidaat moet echt een
  antwoord formuleren. Open vragen geven u over het algemeen een
  goed inzicht in wat de kandidaat werkelijk wil.

Open het gesprek

Bedank de kandidaat voor zijn komst en stel hem op zijn gemak. Een vraag als ‘Heeft u het makkelijk kunnen vinden?’ wordt veel gebruikt als ‘ijsbreker’. Voor iemand die al jaren bekend is met uw organisatie en voor het eerst vrijwilligerswerk wil doen, verzint u natuurlijk een andere ijsbreker.

Eerste deel van het gesprek: de informatiefase

– Informeer over (het doel van) de organisatie
– Bespreek de details van het aangeboden werk
– Geef de kandidaat gelegenheid tot het stellen van vragen

Tweede deel van het gesprek: de onderzoeksfase

– Achtergrond van de kandidaat
– Kennis en opleiding
– (Vrijwilligers)werkervaring
– Motivatie van de kandidaat

Afsluiting

– Bedank de kandidaat voor zijn interesse
– Geef aan dat u zo snel mogelijk contact met hem opneemt
– Evalueer uw indrukken van de kandidaat