De kas onder controle

De kas onder controle

De kas onder controle

Beheer

Het beheren van de kas vergt discipline, nauwkeurigheid en eerlijkheid:

  • Discipline om werkelijk alle betalingen en ontvangsten over de kas te laten lopen (en niet over de privé-kas omdat er bijvoorbeeld even geen wisselgeld is).
  • Nauwkeurigheid om de juiste bedragen te betalen en te innen (niet te veel betalen of te weinig innen).
  • Eerlijkheid: het bestuur moet volledig op jou kunnen vertrouwen.

Bewijsstukken

Het is raadzaam om bewijsstukken van alle ontvangsten en betalingen te verzamelen. Dat gaat heel eenvoudig:

  • Van de betalingen vraag je de betaler een ontvangstbewijs.
  • Van de ontvangsten schrijf je zelf een bon of kwitantie.
  • Je nummert de bewijzen en bewaart deze in een ordner of plakt ze in een schrift.
  • Je noteert alle uitgaven en ontvangsten in een kasboek.

Kasboek

Het kasboek is een schrift, spreadsheet of register waarin je alle ontvangsten en uitgaven noteert. Links boek je de ontvangsten, rechts de uitgaven. Elke boeking heet in jargon een kasmutatie. Van elke kasmutatie noteer je:

  • De datum;
  • Het bedrag;
  • De verwijzing naar het bijbehorende bewijsstuk, bijvoorbeeld het nummer.

Kas afsluiten

Op bepaalde momenten (bijvoorbeeld bij het afsluiten van een verenigingsjaar) sluit je de kas af. Dat betekent dat je de inkomsten en uitgaven optelt en vervolgens de totale uitgaven van de totale inkomsten aftrekt. Het verschil moet in de kas zitten. Dit zou precies moeten kloppen, maar de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat dit meestal niet het geval is.

Tekenbevoegdheid

De penningmeester heeft tekenbevoegdheid over de rekeningen van de vereniging. Bij afwezigheid kan het betalingsverkeer daardoor stil te komen liggen. Daarom is het handig om de tekenbevoegdheid bij meerdere bestuursleden neer te leggen. Ook bij grote bedragen is het verstandig om ter controle meerdere bestuursleden te laten tekenen. Leg afspraken hierover nauwkeurig vast en stem de tekenbevoegdheid af met de bank.