Deelnemen aan toernooien

Deelnemen aan toernooien

Deelnemen aan toernooien

Veel verenigingen krijgen uitnodigingen om hun krachten te meten met die van andere verenigingen. Kracht in ruime zin: bridgen, schaken, musiceren, (bijna) alles kan in wedstrijdverband beoefend worden. Zo’n uitnodiging komt binnen bij uw vereniging. Iemand van het bestuur leest hem en brengt de vereniging in beweging. U kunt een bestuurslid verantwoordelijk maken voor de toernooideelname of er een speciale organisatiecommissie voor instellen. 

Voor het toernooi

  1. Bekendmaken
    Zodra een uitnodiging voor een toernooi binnenkomt, dient het bestuur dit bekend te maken. Dat kan in het verenigingsblad, in een ledenbrief, door hem op het prikbord in de verenigingsaccommodatie te hangen en op de website van de vereniging te publiceren. Het bestuur geeft aan wanneer de inschrijving sluit, of het bestuur voorwaarden aan deelname stelt en of er kosten aan verbonden zijn.
  2. Selectie
    Soms schrijven er meer mensen in dan de organisator toe zal laten. In dat geval dient het bestuur aan te geven hoe de deelnemers uit de inschrijvers geselecteerd zullen worden.
  3. Intekenen
    De leden die in aanmerking komen (in de juiste klasse spelen, de juiste leeftijd hebben, enzovoort) en die willen deelnemen schrijven zich in. Inschrijven is echter niet vrijblijvend, het betekent ook: gaan als het zover is.
  4. Scheidsrechter(s) regelen
    In sommige takken van sport is het gebruikelijk dat elke deelnemende vereniging een of meer scheidsrechters (of juryleden) levert ten behoeve van het toernooi.
  5. Inschrijven
    Is de intekentermijn verstreken, dan geeft het bestuur bij de organiserende vereniging op hoeveel leden willen deelnemen (en hoeveel scheidsrechters/juryleden er meekomen).
  6. De reis organiseren
    Vaak komt het afreizen naar het toernooi informeel tot stand: degenen die zich hebben ingeschreven bellen elkaar op en spreken af wie met wie meerijdt en waar men elkaar ontmoet. Aan te bevelen is om vanuit het bestuur een van degenen die zich heeft ingeschreven, te vragen de reis te organiseren. Meestal wordt deze persoon de ‘chef de mission’ genoemd. Benoem de chef de mission op dezelfde manier als een commissaris. Afhankelijk van de omstandigheden kan hij een eigen budget krijgen.
    U slaat twee vliegen in één klap: enerzijds bevordert u dat de reis voor iedere deelnemer goed verloopt; anderzijds betrekt u mensen bij het verenigingswerk – en iemand die het goed doet en het leuk vindt, is misschien te interesseren voor een bestuursfunctie.
  7. Betalen
    De vereniging betaalt het verzamelde inschrijfgeld aan de organisator, op de wijze die is overeengekomen. Het komt voor dat ingeschreven spelers niet verschijnen. Bij sommige toernooien is het gebruikelijk de vereniging een rekening te sturen, meestal voor hetzelfde bedrag als het inschrijfgeld. Afhankelijk van de reden waarom hij niet verscheen, kan de vereniging dit bedrag op hem verhalen of de kosten zelf dragen.

Wie gaan er mee naar het toernooi?

  • De deelnemers
    De deelnemers zijn de personen waar het om draait. Zij gaan naar het toernooi om prestaties te leveren en plezier te hebben.
  • De chef de mission
    De chef de mission is de regelneef van de expeditie. Intern zorgt hij bijvoorbeeld dat iedereen een plaats in een auto heeft. Hij vraagt ook of mensen als scheidsrechter mee willen, zeker indien het meebrengen van scheidsrechters een voorwaarde voor deelname is. Hij is de woordvoerder van de vereniging met betrekking tot het toernooi.
  • De aanvoerders
    Indien het toernooi in teamverband wordt gestreden, wijzen de spelers uit hun midden een aanvoerder aan. Deze zorgt ervoor dat zijn team op tijd en volledig aantreedt en is de woordvoerder van het team bij de wedstrijdleiding. Ook houdt hij het moreel van zijn team hoog.
  • Specialisten
    We noemen als specialisten de coach, de technicus en de verzorger. Vaak heeft de coach al deze drie rollen.
  • De supporters
    Supporters zijn letterlijk: ondersteuners. Mensen die het leuk vinden om de deelnemers aan te moedigen. De organiserende vereniging ziet ze graag komen, want: hoe meer zielen, hoe meer omzet in de kantine. Zijn er meer supporters dan deelnemers, dan is het aan te raden om bewust aandacht te besteden aan een programma voor deze supporters. Anders kunnen ze zich wellicht gaan misdragen. In plaats van ondersteuners worden de supporters van uw vereniging dan zorgenkinderen. Neem actie om deze problemen te voorkomen.
  • De scheidsrechters
    De scheidsrechters zijn geen deel van de spelers- of supportersgroep. Zij staan ten dienste van de wedstrijdleiding. Het is gebruikelijk dat de organisatiecommissie hen onder haar hoede neemt. Als bestuur geeft u dit als tip mee aan de chef de mission.