Dit heb je nodig voor de jaarvergadering

Dit heb je nodig voor de jaarvergadering

Checklist: Dit heeft u nodig voor de jaarvergadering

Het aantal stoelen en tafels

Maak een reële voorstelling van het aantal leden dat op de vergadering aanwezig zal zijn. Controleer vervolgens of er op de locatie waar de vergadering zal worden gehouden, voldoende stoelen zijn. Mogelijk moet je stoelen bijzetten. Zijn die in hetzelfde gebouw aanwezig? En kunnen die makkelijk naar de bewuste zaal worden overgebracht?

Eventuele verhoging voor de bestuurstafel

Hoe het bestuur tijdens de vergadering plaatsneemt, is afhankelijk van de cultuur. Wil het bestuur op een verhoging zitten? Zo ja, is die verhoging in de zaal aanwezig? Zo nee, is het dan mogelijk met aanwezig materiaal een verhoging te maken?  

Katheder (spreekstoel)

Is er een katheder nodig (voor een gast die komt spreken of de toespraak van de voorzitter)? Zo ja, is dat in de zaal aanwezig? Zo niet, dan kan je deze huren via een verhuurbedrijf.

Labels en badges bestuursleden

Bij grote vergaderingen (meer dan 50 leden aanwezig) is het niet ongebruikelijk dat de bestuursleden herkenbaar zijn aan badges met hun naam erop. Ook op de bestuurstafel horen naambordjes te staan, zodat het voor de aanwezigen duidelijk is wie wie is.

Vergaderhamer

Uiteraard hoort een vergaderhamer niet te ontbreken. Ook vergaderhamers kan je eventueel huren.

Airconditioning

Zeker wanneer je een vergadering in de lente of de late zomer gaat houden, moet je er rekening mee houden dat de temperatuur in een zaal aardig kan oplopen. Het klimaat in een zaal is van meerdere factoren afhankelijk: ligging van de zaal, grootte van de ruimte, aantal aanwezigen, wel of geen airconditioning. Laat deze overwegingen meespelen bij de keuze van een zaal.

Beamer

Ben je van plan een presentatie te geven, dan ligt het gebruik van een beamer voor de hand. De presentatie wordt meestal verzorgd met Microsoft PowerPoint op een laptop. Zorg ervoor dat de juiste kabels aanwezig zijn voor de koppeling van de beamer met de laptop. Let vooral op de aanwezigheid én plaats van stopcontacten. Is de afstand van de laptop en beamer naar het stopcontact niet te groot? Zo ja, is er dan een verlengsnoer aanwezig?

Geluidsinstallatie

Gaat het om een grote zaal? Houd dan rekening met de akoestiek. Zijn de mensen achter de bestuurstafel ook achterin de zaal te verstaan? Zo niet, is er dan een geluidsinstallatie aanwezig waarmee je het probleem kan oplossen? Ook een geluidsinstallatie kan je huren. Zorg ervoor dat de installatie getest is voorafgaand aan de vergadering, zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan tijdens de vergadering zelf.

Kopieën van vergaderstukken + agenda

Afhankelijk van wat gebruikelijk is binnen jouw vereniging, moeten er voldoende kopieën van de vergaderstukken verspreid zijn voorafgaand aan de vergadering, dan wel verkrijgbaar zijn tijdens de vergadering. Dat geldt niet alleen voor de agenda, maar ook voor de notulen van de laatste (jaar)vergadering en overige vergaderstukken.

Microfoons

Gebruiken de bestuursleden microfoons om zichzelf verstaanbaar te maken? Zorg er dan voor dat er voldoende aanwezig zijn. Draadloze microfoons hebben de voorkeur, omdat de dradenwirwar achter de tafel anders te groot kan zijn. Test het gebruik van de microfoons ruimschoots voorafgaand aan de vergadering.

Controle lidmaatschap

Verwacht je een groot gezelschap en houd je een vergadering die strikt voor leden toegankelijk is? Dan zal je bij de ingang van de zaal op lidmaatschap moeten controleren. Wijs daar van te voren één of meerdere personen voor aan en maak die perso(o)n(en) duidelijk wat het beleid is, mocht iemand geen lid zijn.

Cadeaus

Wanneer je gasten hebt uitgenodigd voor jouw vergadering, is het wel zo aardig als zij een attentie krijgen voor de moeite. Een bloemetje of een cadeaubon is altijd een veilige keuze. Jubilerende of vertrekkende bestuursleden horen op zijn minst een fraai boeket te krijgen voor de bewezen diensten. Draag deze taak aan één persoon op.