27 september 2012

Bewaartermijnen voor zakelijke documenten

Facturen, loonadministratie, jaarrekeningen. Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen, ook voor verenigingen en stichtingen. Hoe lang moet u bepaalde documenten in het archief houden of op de pc laten staan? En wanneer moet u welke gegevens vernietigen?

Wat moet u bewaren en hoe lang?
Elk bedrijf is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van haar werkzaamheden en financiële gegevens (zie het overzicht met de exacte bewaartermijnen). Naast facturen bent u verplicht alle documenten te bewaren met betrekking tot:

  • De rechten en verplichtingen van uw organisatie (oprichtingsstatuten, jaarverslagen, vergaderstukken)
  • De gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn (fiscale bewaarplicht)*;
    De gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zijn.
    Voor andere documenten gelden geen wettelijke bewaartermijnen. Bewaar deze in ieder geval gedurende de looptijd. U doet er goed aan contracten daarna zeker nog vijf jaar achter de hand te houden.

Geen onderscheid tussen papier en digitaal
De bewaartermijn voor zowel papieren als digitale documenten is hetzelfde. Daarnaast gelden nog bijzondere eisen voor het in digitale vorm bewaren van gegevens.
Uitgebreide informatie over beleidsmatige en juridische eisen aan de opslag van (digitale) gegevens kunt u downloaden op de website van het ECP (PDF-document).
 
Facturen
Vooral met (elektronische) facturen moet u zorgvuldig omgaan. Wettelijk is elke ondernemer voor de omzetbelasting verplicht om alle kopieën van de door hemzelf, door zijn afnemer of een ander uitgereikte facturen op te slaan. Dat geldt ook voor de door hem ontvangen facturen.
 
Bijkomende eis is dat de oorspronkelijkheid, integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de rekeningen worden gewaarborgd.
Elektronische handtekening Is een factuur voorzien van een elektronische handtekening, dan mag deze niet zonder die handtekening worden bewaard.
Dat betekent dat de nota in het oorspronkelijke bestandsformaat bewaard moet worden.
Bewaren in een ander bestandsformaat of als papieren document is niet toegestaan. U kunt natuurlijk wel voor eigen doeleinden een kopie maken of de factuur printen, zolang het oorspronkelijke bestand maar blijft bestaan.
Back-up
U mag bestanden met zakelijke documenten op elke door u gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn maar over kan beschikken. Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem. Maakt u bijvoorbeeld gebruik van een back-up service in het buitenland voor uw facturen (en overige documenten), dan vormt dat geen enkel bezwaar.
 
Overigens mag de inspecteur van Belastingen aangeven in welke vorm hij uw factuurgegevens wil ontvangen. Dat kan dus ook een elektronische kopie zijn.
 
E-mail
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereiste als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
Een handig overzicht:
Soort documenten
 Bewaartermijn
 
Ledenadministratie coöperatie of vereniging 10 jaar
 
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
(in welke vorm dan ook opgeslagen) 9 jaar
 
Administratieve gegevens en interne e-mail *
(jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) 7 jaar
 
Personeelsadministratie
(loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden) 5 jaar
 

Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)
 
* Op grond van beleid kan de belastinginspecteur met u afspraken maken over een kortere bewaartermijn en het detailniveau waarop de gegevens moeten worden bewaard.
 
Wanneer moet u welke documenten vernietigen?
Voor documenten waarin persoonsgegevens staan, geldt een verjaringstermijn. Dat betekent dat u ze na een bepaalde periode moet vernietigen. Dit is vastgelegd in de de Wet bescherming persoonsgegevens.
 
Persoonsgegevens
 Termijn
 
Persoonsgegevens in het algemeen uiterlijk na twee jaar
 
Sollicitanten wanneer de sollicitant daarom vraagt, maar uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure
 
Uitzendkrachten uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
 
Personeelsadministratie uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
 
Salarisadministratie uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
 
Debiteuren en crediteuren uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan
 
Klanten en leveranciers uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld
 
Klanten van advocaten en accountants uiterlijk 2 jaar nadat de behandeling van een zaak is stop gezet
 

Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)
 

——————————————————————————–
Dit artikel is tot stand gekomen dankzij de medewerking van mevrouw mr. N. van Dorp van SOLV advocaten te Amsterdam.Auteur: Flip Schultz

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...