27 september 2012

Contant geld afschaffen?

De vraag in de fraude-puzzel in de vorige aflevering van deze rubriek was 'Hoe weet een kascommissie hoeveel contant geld er bij de jaarlijkse controle in de kas moet zitten?' De clou was dat een kascommissie er niet voetstoots vanuit mag gaan dat het bedrag dat de penningmeester in zijn balans heeft vermeld, het juiste bedrag is.

Een gratis exemplaar van de nieuwe Kascommissiegids voor Verenigingen van Eigenaars gaat naar R. Franck in Kerkrade en A. den Hoedt in Ridderkerk. Hun oplossing van de fraude-puzzel uit de vorige aflevering van deze frauderubriek bevatte enkele goede elementen:
1. Probeer zo weinig mogelijk geld in kas te hebben
2. Ga uit van de balans van vorig jaar, tel alle inkomsten erbij, trek alle uitgaven eraf en je weet hoeveel er nu in kas zou moeten zijn.

Een kascommissie kan inderdaad proberen om op basis van de balans van vorig jaar zelf uit te rekenen hoeveel er nu in kas zou moeten zijn. Het kan ook eenvoudiger: als immers alle andere posten van balans en resultatenrekening kloppen én de tellingen van balans en resultatenrekening juist zijn, kan het niet anders of ook het vermelde kassaldo is correct. De kascommissie hoeft dus eigenlijk ‘alleen maar’ (maar dat is toch al de taak van de kascommissie natuurlijk) alle andere posten en de tellingen goed te controleren.

Om de tuin geleid
In het kader van deze rubriek is het lastig uit te leggen wat ik u mondeling met schoolbord en krijtje in een halfuur heel duidelijk kan maken: eigenlijk is geen enkele ‘kascontrole’ (in de betekenis van ‘inventarisatie van het aanwezige contante geld’) waterdicht.
En een dergelijke controle moet natuurlijk wél waterdicht zijn; er zijn diverse fraudegevallen bekend waarbij een penningmeester erin slaagde om de kascommissie jarenlang om de tuin te leiden.

De beste oplossing
De beste oplossing is eigenlijk: schaf het contante geld binnen uw organisatie af. Zorg dat alle ontvangsten per bank binnenkomen en doe alle betalingen ook per bank. Als u een kantine heeft: accepteer alleen betalingen met pinpas of chipkaart. Het zal voor velen even wennen zijn, maar bijna iedereen heeft tegenwoordig een bankpas dus mogelijk is het zeker.
Wist u dat op veel MBO- en HBO-scholen het contante geld is afgeschaft? Alle studenten betalen onder meer in de kantine alleen nog met hun bankpas. Dat moet in uw kantine toch ook kunnen? Het grote voordeel van geldverkeer per bank ten opzichte van contant geldverkeer is dat alle betalingen en ontvangsten traceerbaar zijn.

Second-best
Een ‘second-best’ oplossing die u ook op korte termijn nog kunt invoeren is: spreek af dat de penningmeester aan het eind van het jaar al het contante geld bij de bank afstort.
Dan hoeft de kascommissie niet te inventariseren en kan dat ook niet fout gaan. Want heeft u al eens bedacht hoe een kascommissie bijvoorbeeld in maart of april nog kan inventariseren hoeveel er op 31 december in kas zat?
En hoeveel kascommissies zijn er denkt u die een paar dagen ná de inventarisatie de dagafschriften van de bank- en spaarrekeningen van de vereniging gaan bekijken om vast te stellen of de penningmeester niet gewoon op de dag van de (immers: aangekondigde) inventarisatie ‘s morgens even geld van de verenigingsspaarrekening heeft opgenomen om dat geld ‘s avonds aan de kascommissie te laten zien als ‘contant geld’?

Deze ‘second-best’ oplossing is een heel eenvoudige maatregel die elke vereniging nog dit jaar kan nemen. U heeft nog ruim een maand de tijd…!
Als u het niet doet (want we moeten toch nog wel enigszins vertrouwen in de medemens hebben, toch? Bekijkt u dit filmpje maar») speelt u een soort Russische roulette: meestal gaat het goed, soms gaat het fout en dan is het héél vervelend.
In het Leidsch Dagblad heeft een mooi interview gestaan met een bestuurslid van de Leidse muziekvereniging Kunst en Genoegen, waarin goed verwoord staat wat er allemaal gebeurt binnen een vereniging als er fraude wordt gepleegd. Neemt ú het risico? Lees het interview »

In de media verschijnen regelmatig berichten over fraude bij verenigingen en stichtingen. Drs. Maarten den Ouden, registeraccountant en auteur van De Kascommissiegids, geeft in deze reeks naar aanleiding van fraudegevallen tips om deze tegen te gaan. Kortom, hoe een goede organisatie en een goede controle fraude kan helpen voorkomen.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...
No data was found