27 september 2012

Contributie en financiële administratie

Het opzetten en onderhouden van een ledenadministratie is een belangrijk onderdeel van een vereniging. Om de gegevens goed in te voeren en up-to-date te houden zijn er diverse softwarepakketten. Waar moet u op letten en wat zijn de mogelijkheden? In dit artikel gaan we in op het registreren van de financiële gegevens met betrekking tot de contributie en financiële administratie.

Hoe kies je de juiste software voor jouw vereniging?

Maak een goede inventarisatie van jullie wensen. Gebruik deze lijst met punten om die inventarisatie op te zetten.

De financiële administratie

De automatsering van jullie vereniging bestaat uit twee delen. Het ene deel is de ledenadministratie, het andere deel betreft de financiële administratie. Bij een vereniging is het eenvoudig als deze twee onderdelen goed samenwerken.

Dit artikel bestaat uit twee delen, een inventarisatie van de ledenadministratie en dit deel, de financiële administratie.

Verschillende soorten bijdragen
De indeling naar verschillende soorten bijdragen zoals contributie en eenmalig inschrijfgeld, moet goed geregistreerd kunnen worden.

Facturen, nota’s en acceptgiro’s
De betaalwijze van de leden bepaalt veelal of er nota’s, facturen, acceptgiro’s of automatische incasso’s gehanteerd worden.
De facturen moeten met eigen logo en lay-out aangemaakt kunnen worden.

Automatische incasso

  • Het voordeel van automatische incasso is de snelle en gecontroleerde afwikkeling.
  • Nadat de incasso aangemaakt en verwerkt is moet er eenvoudig bij de leden kenbaar gemaakt worden dat de posten betaald zijn.

Storneringen en weigeringen
Automatisch geïnde bedragen kunnen door de bank geweigerd of binnen 8 weken ingetrokken worden. Bij grotere administraties is dan geautomatiseerde verwerking nodig om dit bij te houden. In andere gevallen moet het mogelijk zijn om deze posten eenvoudig handmatig te verwerken.

Betalingen automatisch invoeren
De betalingen moeten bij voorkeur automatisch via het inlezen van een betaalbestand  gerealiseerd kunnen worden. Tijdens dit inlezen dient er automatisch ‘afgeletterd’ te worden als een betaling gekoppeld kan worden aan het juiste lid en openstaande post.
De overige betalingen moeten eenvoudig handmatig gematched of ingevoerd kunnen worden.

Bundelen van inningen en betalingen
Verschillende gezinsleden kunnen betalen via hetzelfde bankrekeningnummer. Indien de software dit ondersteunt, dan kan er besparing op de bankkosten gerealiseerd worden.

Meerdere herkomstbankrekeningen
Het komt voor dat leden op verschillende bankrekeningen geld kunnen overmaken. In dat geval moeten er meerdere bestanden of ‘batches’ ingelezen kunnen worden.

Meerdere termijnen
Bij hogere tarieven / contributies is een verdeling over meerdere termijnen (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal) wenselijk.

Financiële administratie
Bij de keuze van het financiële pakket moet gelet worden op:

  • Eenvoudig inkomsten en uitgaven kunnen toewijzen aan verschillende afdelingen
  • Snel en gemakkelijk betalingen verwerken of inlezen van de ledenadministratie
  • Is er naast debiteuren- ook crediteurenbeheer?
  • Is het mogelijk om afschrijvingen in te voeren en bij te houden?
  • Is het afsluiten van het boekjaar overzichtelijk?
  • Is een BTW-aangifte eenvoudig uit te voeren?

Rapportages

  • De software moet beschikken over een aantal standaard rapportages zoals openstaande posten, balans en winst- en verliesrekening.
  • Daarnaast moet er een mogelijkheid zijn om zelf rapporten samen te stellen met een rapportsjabloon.
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...