6 november 2013

Kascontrole Deel 1: Factuurcontrole

De taak van de kascommissie is om de jaarrekening te controleren. Maar hoe doet u dat, zo'n controle? In deze serie leggen we dat uit. Deel 1 gaat in op het verschil tussen factuurcontrole en kostencontrole.
Kascontrole, hoe controleer ik de facturen?

Door te controleren of er voor iedere betaling een factuur te vinden is. Dus niet door te controleren of de facturen wel betaald en geboekt zijn.

Factuurcontrole of kostencontrole?

Natuurlijk controleert de kascommissie de kosten die in de resultatenrekening staan. Eén van de controlepunten daarbij is of voor elke betaling een betalingsbewijs aanwezig is. Dat betekent dat het startpunt voor deze controle niet de facturenmoet zijn, maar een specificatie van de kosten.

Want als er een factuur ontbreekt, kom je daar niet achter door van elke factuur die je tegenkomt na te gaan of deze in de administratie is geboekt. Je stuit op (eventueel) ontbrekende facturen door vanuit de administratie na te gaan of er voor elke boeking een factuur aanwezig is.
TIP: Dat is dus net andersom dan hoe veel kascommissies in de praktijk werken!

Kostenspecificatie

Het startpunt voor de kostencontrole is dus een specificatie van de kosten. Zo’n kostenspecificatie is gewoon een lijst waarop alle geboekte kostenbedragen staan. Bij iedere post de datum van betaling en een korte omschrijving. Meestal kan de penningmeester zo’n specificatie leveren door een print te maken van de geboekte kosten, gesorteerd op datum.

TIP: Een goede specificatie heeft ook een totaaltelling. Stel vast dat die totaaltelling overeenkomt met het in de resultatenrekening genoemde kostenbedrag.

Factuurcontrole

Een tweede punt om bij stil te staan is dat een factuur eigenlijk geen bewijs van betaling is. Er zijn immers ook facturen die niet betaald worden. Bijvoorbeeld omdat de geleverde goederen weer teruggestuurd zijn aan de leverancier. Of bijvoorbeeld omdat het een valse factuur is die de penningmeester zelf op zijn pc heeft gefröbeld.

De kascommissie moet dus niet alleen nagaan dat er voor elke kostenboeking op de kostenspecificatie een factuur is. De controle is of óók deze factuur echt betaald is.
Dat kan eenvoudig door de boekingen op de bankrekening te raadplegen.

TIP: Controleer niet alleen óf betaald is. Controleer ook of het rekeningnummer en de naam van de leverancier op het dagafschrift overeenkomen met de gegevens die op de factuur staan.

Valse factuur

Als er sprake is van een valse factuur zullen de rekeningnummers en namen vaak verschillen. (Als bijv. de penningmeester een valse factuur heeft gemaakt om zichzelf te verrijken, zal op het dagafschrift als naam van de begunstigde de naam van de penningmeester staan.) Een consequent uitgevoerde ‘naam-nummercontrole’ is dus belangrijk.

Praktijkvoorbeelden fraude

Denkt u niet dat valse facturen niet voorkomen. Zo werd afgelopen maand nog bij een kostencontrole bij een sportvereniging in Stompwijk ontdekt dat de penningmeester enkele tienduizenden euro’s had verduisterd.
En de fraude van tenminste € 135.000 bij zwemvereniging De Otters is een goede illustratie van hoe belangrijk het is dat de kascommissie een goede ‘naam-nummercontrole’ uitvoert.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...