27 september 2012

Voorkom fraude en fouten door functiescheiding

‘Functiescheiding' is een begrip dat accountants en organisatiespecialisten gebruiken. In het dagelijks leven zult u dit begrip niet vaak tegenkomen, wel de toepassing ervan. Ook in uw stichting of vereniging kan het toepassen van functiescheiding fraudes en administratieve fouten tegengaan.

Functiescheiding in de praktijk
Misschien heeft u zich, zittend op een terrasje in het zuiden van Europa, wel eens verbaasd over het vele personeel dat in die horeca-gelegenheid aanwezig was? De ene medewerker neemt uw bestelling op, een ander serveert uw maaltijd en als u een drankje bijbestelt kan dat niet zomaar bij élk personeelslid. Betalen doet u na afloop bij een mevrouw die binnen alleen maar kassawerk doet. En waarom staat die keurig geklede man toch steeds alles in de gaten te houden?

Deze voor ons Nederlanders soms wat overdreven lijkende organisatie heeft alles te maken met functiescheiding.
In de zeilvereniging waarvan ik lid ben, hebben we in het clubhuis een heel bescheiden ‘horeca’: een koelkast met daarin diverse dranken, een koffiezetapparaat en wat dozen met chips en chocoladerepen. Elk lid kan daarvan gebruiken wat hij of zij wil en iedereen wordt geacht het aankoopbedrag zelf in een geldbakje te stoppen. Eventueel wisselgeld kan iedereen ook zelf uit dat laatje halen.
Voor dit ‘verkoopconcept’, waarbij functiescheiding ver te zoeken is, is heel bewust door het bestuur en de ledenvergadering van de zeilvereniging gekozen. Want het clubhuis is weliswaar zeven dagen per week voor alle leden toegankelijk, maar meestal is er niemand. Het loont dus helemaal niet om een ‘barman’ aan te stellen die de voorraden beheert en erop toeziet dat iedereen netjes afrekent.

U begrijpt dat de zeilvereniging niet veel verdient aan deze verkopen. En dat komt niet alleen door de relatief lage prijzen (een blikje bier kost slechts een euro). En dat komt zeker ook niet alleen (hoewel dat ongetwijfeld ook zal voorkomen) doordat mensen ‘fraude’ plegen en niet of verkeerd afrekenen. Mensen vergeten soms gewoon af te rekenen. En mensen denken dat de zeilgenoot die zo vriendelijk een blikje fris uit de koelkast aanreikt, dat ook wel zal betalen terwijl de vriendelijke zeilgenoot ervan uitgaat dat ieder straks voor zichzelf zal betalen…

Gelukkig is het primaire doel van de zeilvereniging niet om veel winsten op de ‘horeca’ te maken en gelukkig wordt er ook geen verlies gedraaid. Het is een service aan de leden die ook bijdraagt aan de goede sfeer in de vereniging doordat er de mogelijkheid is om voor het zeilen of na afloop ervan gezellig iets te drinken.

Functiescheiding is een keuze
Is er een alternatief? Natuurlijk zou men de inkopen en verkopen vrijwel perfect kunnen bijhouden en controleren als er frisdrank-, snoep- en koffieautomaat worden geplaatst. Maar dergelijke automaten zouden moeten worden gehuurd of gekocht en dat zou zoveel kosten dat de prijzen wel heel veel moeten stijgen. Zo’n rij automaten staat ook minder gezellig dan een huiselijke koelkast. En een vers door een zeilgenoot gezet en ingeschonken kopje koffie geeft meer ‘binding’ in de vereniging dan een koffieautomaat kan bewerkstelligen.

Functiescheiding is een keuze. Het gevolg van functiescheiding is een ingewikkelder organisatie. Voor u als klant zou het veel eenvoudiger zijn als u op het Griekse terrasje meteen ook bij die aardige serveerster zou kunnen bijbestellen en afrekenen. Maar voor de Griekse eigenaar geeft de functiescheiding een grotere zekerheid dat alle opbrengsten in zijn kassa terechtkomen en niet in de zakken van zijn personeel.

Bij voetbalvereniging Strijen was onenigheid over de voor de kantine te treffen maatregelen zelfs reden voor een conflict tussen de ledenvergadering en het bestuur. Het bestuur nam naar de mening van de ledenvergadering onvoldoende maatregelen en trad af.

Of en in welke mate u functiescheiding binnen uw vereniging of stichting toepast, is dus een keuze van het bestuur (en bij een vereniging ook van de ledenvergadering). En die keuze is afhankelijk van de omstandigheden. Als uw tennisvereniging tienduizenden euro’s per jaar kantine-omzet heeft, is de noodzaak van een goede organisatie en dus van functiescheidingen veel groter dan bij mijn zeilvereniging.
Functiescheiding als onderdeel van een goede organisatie gaat niet alleen fraude en fouten tegen, maar kan ook helpen om de omvang van de schade (en de claim op de dader) te bepalen als er fraude wordt ontdekt. Want anders kunnen er wel sterke vermoedens zijn, maar aan vermoedens heeft een rechter geen boodschap, zo blijkt ook uit de vrijspraak voor de beheerster van de kantine van een tennisvereniging in Hank »

Wilt u meer lezen over functiescheiding in kantines? Zie hiervoor het eerdere artikel kantine zeer fraudegevoelig » In een volgend artikel ga ik in op functiescheiding bij het betalen van facturen.

In de media verschijnen regelmatig berichten over fraude bij verenigingen en stichtingen. Drs. Maarten den Ouden, registeraccountant en auteur van De Kascommissiegids, geeft in deze reeks naar aanleiding van fraudegevallen tips om deze tegen te gaan. Kortom, hoe een goede organisatie en een goede controle fraude kan helpen voorkomen.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...