27 september 2012

Hoe houdt u de kosten laag?

Om de doelen van uw vereniging of stichting te verwezenlijken moeten vaak kosten worden gemaakt. Maar die wilt u uiteraard zo laag mogelijk houden. Hoe doet u dat?

In uw beleidsplan, het jaarplan en de begroting is te lezen welke plannen uw stichting of vereniging voor het komende jaar heeft. Met die plannen probeert u aan wettelijke eisen te voelden en doelen te verwezenlijken. Zowel het voldoen aan wettelijke eisen als het verwezenlijken van doelen kost (veel) geld.

Er zijn talloze manieren om de kosten binnen de perken te houden. Belangrijk is dat alle bestuursleden dezelfde grondhouding hebben. Wij zijn een non-profit, een maatschappelijke organisatie, een goed doel. En als iemand iets voor het goede doel wil doen, dan is ‘gratis’ de beste manier.

Vanuit die gedachte stelt u een plan op om de kosten zo laag mogelijk te houden:

  • Maak een lijst van alle activiteiten die u wilt ondernemen: oprichtingsactiviteiten, inzamelingsacties, projecten die u wilt realiseren.
  • Noteer per activiteit welke uitgaven er gedaan moeten worden en waarvoor.
  • Stel een lijst op van mensen in het netwerk van uw bestuursleden.
  • Probeer een match te vinden tussen de persoonlijke vaardigheden en/of bedrijfsactiviteiten van mensen in het netwerk en de zaken waarvoor uitgaven gedaan moeten worden.
  • Doe hetzelfde met de vrijwilligers binnen uw stichting: stel vast in hoeverre zij dingen kunnen doen die de kosten beperken.
  • Blader door de lijst met donateurs, leden en sponsors om te bepalen in hoeverre zij de helpende hand kunnen bieden.

Mocht het via deze kanalen niet lukken de kosten tot nul terug te brengen, maak uw behoefte(n) dan in een zo breed mogelijke kring bekend. Praat erover op het schoolplein, op familiefeestjes, op uw werk. Schakel het internet en de media in. Journalisten van lokale huis-aan-huisbladen zijn vaak bereid een gratis oproep te plaatsen. En op diverse websites kunnen stichtingen, verenigingen en vrijwilligers vraag en aanbod aan elkaar koppelen.

Timing
Zorg ook voor een goede timing. Begin niet te vroeg. In een te vroeg stadium is de behoefte wellicht nog niet concreet genoeg. Kan uw behoefte naar verwachting lastig ingevuld worden, begin dan wel op tijd met de voorbereidingen. Hebt u het idee dat een en ander snel geregeld kan zijn, benader mensen dan op het moment dat de behoefte direct ingevuld kan worden. Dit geeft hen een meer voldaan gevoel.

Nogmaals?
Hebt u later nogmaals behoefte aan dezelfde goederen of diensten, dan staat u voor de keuze: benadert u nogmaals degene die uw stichting de eerste keer geholpen heeft? Of kunt u beter iemand anders benaderen? Redeneer dan vanuit de positie van degene die u de eerste keer hielp. Ervaart hij of zij een tweede verzoek als ‘lastig en kostbaar’. Of zou die persoon zich gepasseerd voelen als u hem niet opnieuw zou benaderen?

After-sales
Vergeet ook de after-sales niet. Is de inzamelingsactie afgerond of is het project voltooid, laat dan alle betrokkenen in het succes delen. Een kleine attentie, een vermelding op de website, het noemen van een naam in een krantenartikel. Een bedankbriefje of een welgemeend ‘dank-je-wel’. Dergelijke kleine dingen bezorgen de gulle gever niet alleen een goed gevoel, u vergroot ook de kans dat u in de toekomst nog een keer een beroep op hem of haar kunt doen. Maar verplaats u ook hier in de gedachtewereld van de gulle gever. In het calvinistische Nederland huldigen nog velen het principe: ‘Doe goed en zie niet om’. En een andere, groeiende groep, profileert zich juist graag als ‘maatschappelijk betrokken’.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Lees ook...