Het functionerings- en beoordelingsgesprek

Het functionerings- en beoordelingsgesprek

Het functionerings- en beoordelingsgesprek

Functionerings- en beoordelingsgesprek

Een functioneringsgesprek is een informele manier om te toetsen of de medewerker tevreden is over zijn werk, de arbeidsomstandigheden, begeleiding en collega’s. Ook in een organisatie met vrijwilligers is het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken inmiddels ingeburgerd. 

In een functioneringsgesprek worden zowel sterke als zwakke kanten van jou als van de werknemer besproken en kijk je samen naar de toekomst. Misschien ambieert de werknemer een functieverbreding of cursus. Of wenst hij een verandering van de arbeidsomstandigheden. Samen kan je afspraken maken en doelen stellen. Er zijn geen wettelijke regels voor de frequentie, maar het is aan te raden om minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek te houden en één keer een beoordelingsgesprek.

Het jaarlijkse beoordelingsgesprek is zakelijker van aard en daardoor meer geschikt voor betaalde krachten. Hierbij beoordeel je de manier waarop jouw werknemer zijn functie uitoefent en kijk je naar zijn prestaties in de afgelopen periode. Je doet dit aan de hand van een beoordelingsformulier. Je kijkt of de gestelde doelen zijn gehaald. Ook de beloning in de vorm van een bonus of salarisverhoging komt aan bod. Tussendoor kunnen ook nog voortgangs- of coachingsgesprekken aan bod komen waarin je samen de vorderingen doorneemt.

Het functioneringsgesprek

De belangrijkste reden om functioneringsgesprekken te houden, is om te kijken of jouw werknemer en de werkplek nog bij elkaar passen. Misschien is hij na zoveel jaar uitgekeken op zijn werk, is de samenwerking met collega’s door omstandigheden niet optimaal of presteert hij minder dan voorheen. Je kan zijn functioneren evalueren en samen een plan opstellen om dit te verbeteren. Je kan ook nagaan hoe doorgevoerde veranderingen bevallen en ontdekken wat de werknemer vindt van de onderlinge samenwerking.

Mogelijk heb je zelf ook wel eens behoefte aan feedback. Gebruik het functioneringsgesprek dan om te horen hoe jouw stijl van leidinggeven wordt ervaren en wat jouw werknemers vinden van de organisatiecultuur en de koers van de organisatie. Jouw personeel heeft hier ongetwijfeld een mening over.

De inhoud

Stel vooraf agendapunten op voor een houvast tijdens het gesprek. Bereid de medewerker voor op eventuele kritiek, zodat dit niet als een volslagen verrassing komt. Kom er direct mee aan het begin van het gesprek en wijs ook op positieve dingen die wél goed gaan.

Het is wel zo professioneel om alleen kritiek te uiten op zichtbare zaken op het gebied van kennis, vaardigheden, werkgedrag en resultaten. Iemand uitmaken voor luilak kan dus niet. Vaststellen dat iemand zijn deadlines niet haalt of vaak te laat komt kan wel. Bedenk dat het functioneringsgesprek is bedoeld om werknemers te motiveren en te begeleiden, niet om ze te demotiveren en tegen je in het harnas te jagen.

Checklist voor een functioneringsgesprek

  • Kondig het gesprek op tijd aan, zo geef je de medewerker de kans zich voor te bereiden;
  • Vraag jouw medewerkers expliciet om zelf ook na te denken over aandachtspunten;
  • Verzamel van te voren voorbeelden van het functioneren die je zelf hebt waargenomen;
  • Open het gesprek met het uiten van jouw waardering;
  • Maak verschil tussen werkhouding en resultaat;
  • Creëer een sfeer van openheid waarin alles gezegd kan worden;
  • Wees eerlijk zonder bot te zijn;
  • Luister goed naar jouw medewerker en laat hem uitpraten;
  • Eindig het gesprek altijd positief.

Het beoordelingsgesprek

Eén keer per jaar moet het er van komen: het beoordelingsgesprek. Voor personeel een spannend moment met misschien een beloning in het verschiet. Voor je een manier om jouw medewerkers te laten weten hoe je tevreden je werkelijk over hen bent.

De voorbereiding 

Vooraf verzamel je zoveel mogelijk informatie over jouw medewerkers. Denk daarbij aan verslagen van functioneringsgesprekken, notulen van vergaderingen, opmerkingen van collega’s en klanten, kortom alles wat nodig is om het functioneren te beoordelen. Kijk in hoeverre iemand zichzelf verbeterd heeft en waar het nog aan ontbreekt. Je kan personeel bijvoorbeeld toetsen op gehaalde prestaties, communicatie, samenwerking, initiatief nemen, zelfstandigheid en andere vaardigheden. Maak je in jouw organisatie gebruik van persoonlijke ontwikkelingsplannen? Kijk dan of de genoemde doelstellingen zijn gehaald. Laat jouw medewerkers tijdig weten wanneer je met hen om de tafel wil gaan zitten en wat het doel van het gesprek zal zijn.

Valkuilen in het gesprek

  • Als je een werknemer moet vertellen dat een promotie niet doorgaat, kan het verleidelijk zijn om het gesprek zo te sturen dat hij die conclusie uit zichzelf trekt. Niet doen. Zeg wat je te zeggen hebt, ook al is het slecht nieuws. Dat is altijd beter dan dat jouw werknemer er naar moet gaan raden.
  • Laat je niet verleiden tot welles-nietes-discussies met een medewerker die het niet eens is met jouw beslissing. Daar is dit gesprek niet voor bedoeld. Natuurlijk mag een medewerker zijn teleurstelling laten merken en mag je daar op reageren, maar zorg ervoor dat het gesprek niet vastloopt.
  • Bij slechte beoordelingen zal jouw medewerker precies willen weten waarom hij op bepaalde punten slecht scoort. Zorg er daarom voor dat je actuele voorbeelden paraat hebt om jouw mening mee te onderbouwen.
  • Het is niet de bedoeling dat iemand daarna boos en ongemotiveerd weer aan het werk gaat. Sluit het gesprek altijd positief af met een oprecht compliment.

Dossiervorming

Alles wat in een functionerings- of beoordelingsgesprek ter sprake komt, hoort vertrouwelijk te blijven. Maak een verslag van het gesprek en laat dat door de werknemer ook ondertekenen. Zo legt je van elk personeelslid een dossier aan, waarmee je overzicht houdt op de gemaakte afspraken en gestelde doelen. 

Bij ontslagprocedures kan het dossier bovendien als bewijsmateriaal dienen. Met een goed dossier over gevoerde functionerings- en beoordelingsgesprekken, met concrete verbeterpunten en acties om de match te verbeteren (zoals scholing), sta je sterker als het komt tot een ontslagprocedure. Stel dat je iemand wilt ontslaan, dan kan je bij de kantonrechter of CWI aantonen dat de werknemer al langer slecht functioneerde en dat je jouw best hebt gedaan om afspraken ter verbetering te maken.

0
Je winkelwagen