Het opzetten van een loonadministratie

Het opzetten van een loonadministratie

Het opzetten van een loonadministratie

Loonbelasting

Je moet je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst en aangeven dat je loonadministratie gaat doen. In het Handleiding voor loonheffing staat een stappenplan beschreven. Alles over het aanleggen van een eigen loonadministratie staat hierin. Zoals:

  • Informatie van de Belastingdienst die je nodig hebt voor jouw administratie;
  • Algemene administratieve verplichtingen;
  • Bijzondere administratieve verplichtingen;
  • Gegevens van de inkomstenverhouding;
  • Bewaarplaats, bewaartermijn en controle.

De Belastingdienst stuurt regelmatig informatie voor het uitvoeren van de loonadministratie. Geef bij de Belastingdienst aan dat je de loonadministratie zelf gaat doen.

Loonheffing

Als je een medewerker in dienst neemt, moet deze zelf voor een schriftelijke verklaring zorgen waarin hij zijn gegevens overlegt en vermeldt dat hij voor jou gaat werken. Op basis hiervan past de Belastingdienst in de meeste gevallen loonheffing toe. Dat is de verzamelnaam voor loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Deze loonheffing is een voorheffing op de inkomstenbelasting. Jouw medewerker kan voor de schriftelijke verklaring bij de Belastingdienst een model ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ downloaden.

Personeelsadministratie

Werkgevers dienen informatie over hun werknemer te verzamelen: de volledige naam -en adresgegevens, geboortedatum en burgerservicenummer (sofi-nummer). Maak een kopie van paspoort of identiteitskaart (het rijbewijs telt in dit geval niet als legitimatie) van elke nieuwe werknemer en bewaar deze in het personeelsdossier. Bewaar hier verder het arbeidscontract in en/of alle correspondentie die met het dienstverband of salaris te maken heeft. 

Naast deze algemene gegevens houd je bij hoeveel jouw medewerker (over)werkt, op welke toeslagen hij/zij recht heeft, het aantal opgenomen vakantiedagen, de onkostenvergoedingen en extraatjes die je hem uitbetaalt. Leg dit vast op een salariskaart, zodat je bij het berekenen van het loon alle gegevens bij elkaar hebt en precies kunt nagaan welke bedragen aan loonbelasting en premies je moet inhouden en afdragen. Van iedere werknemer moeten de loonstaten minimaal vijf jaar worden bewaard. Een model loonstaat kan je downloaden van de website van de Belastingdienst. 

Administratie voor de Belastingdienst

Voor de Belastingdienst moet een loonadministratie voldoen aan de volgende eisen: alles wat de dienstbetrekking oplevert moet erin zijn verwerkt, ook aanspraken op uitkeringen in de toekomst (bijvoorbeeld pensioen). Doe daarom voor iedere werknemer vierwekelijks of maandelijks elektronisch een melding bij de Belastingdienst. Op deze loonaangifte geef je aan:

  • De persoonlijke gegevens uit de werknemersverklaring;
  • Of er beschikkingen van de inspecteur loonbelasting zijn afgegeven;
  • Of er een auto van de zaak ter beschikking is gesteld of dat er op andere wijze vervoer voor de werknemer is geregeld (inclusief vergoedingen voor woon-werkverkeer).

Geef verder bij iedere betaling aan:

  • Hoeveel loon de werknemer over welke periode ontvangt;
  • De grondslagen voor de loonheffing;
  • De hoogte van de verschillende inhoudingen;
  • Vaste onkostenvergoedingen;
  • Eventuele uitkeringen voor speciale gelegenheden.

Loonstrook

De werknemer heeft een wettelijk recht op informatie over de inhoudingen op zijn salaris. Elke keer als er iets verandert in zijn loon of in de inhoudingen hoort hij een papieren loonstrookje te krijgen waarop in ieder geval staat:

  • het brutoloon;
  • de samenstelling van het brutoloon (afgesproken loon, provisie, prestatieloon, overwerk, toeslagen);
  • de inhoudingen, zoals loonbelasting, sociale premies, verrekende arbeidskorting en de loonheffingskorting;  
  • het voor de werknemer geldende wettelijk minimumloon en de minimumvakantiebijslag;
  • de namen van de werkgever en werknemer;
  • de overeengekomen werktijd;
  • de termijn waarop de betaling betrekking heeft;
  • opgebouwd vakantiegeld;
  • andere vergoedingen (woon-werkverkeer etc.).

Jaaropgave

Aan het eind van het jaar, in ieder geval voor 1 april van het volgende jaar (in verband met de aangifte inkomstenbelasting van de werknemer) verstrekt de werkgever een jaaropgave waarop het genoten loon en de ingehouden loonbelasting en premies staan vermeld. Bij beëindiging van het dienstverband gebeurt dit binnen veertien dagen na de beëindiging. In deze jaaropgave kunnen ook eventuele bedrijfspensioenaanspraken en dergelijke worden meegenomen.