Identificatieplicht werknemers

Identificatieplicht werknemers

TIP: Identificatieplicht

Identificatieplicht

Identificatieplicht geldt voor iedere werknemer. Als werkgever ben je verplicht de documenten te verifiëren en een kopie van het origineel te bewaren bij jouw loonadministratie. Tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden van de betreffende werknemer zijn beëindigd. Je bent verplicht de identiteit vast te stellen aan de hand van een van de volgende documenten:

  • Nederlands paspoort;
  • Europese identiteitskaart;
  • Paspoort van een land van de EU;
  • Paspoort van een niet-EU-land met verblijfsvergunning;
  • Vreemdelingenpaspoort;
  • Vluchtelingenpaspoort;
  • W-document (voor asielzoekers, degenen die om gezondheidsredenen niet kunnen reizen en degenen aan wie uitstel van vertrek is verleend).

Je bewaart een fotokopie van het identiteitsbewijs bij de loonadministratie en noteert de aard en het nummer van het identiteitsbewijs. Ook moet u het identiteitsbewijs controleren. Bij het controleren moet je letten op:

  • de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor jou staat?
  • kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
  • handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
  • nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
  • geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?